Si vous avez déjà travaillé au sein d’une équipe chargée de mener à bien un projet dans les délais impartis, vous avez pu constater l’importance d’une gestion de projet efficace. Vous avez besoin de tous les outils et ressources possibles pour réussir.

Compte tenu des similarités qui existent entre différents types de projets, quelle que soit leur ampleur ou leur complexité (construction d’une maison, conception d’une fusée, organisation d’un bal de fin d’année, production d’un film, etc.), les chefs de projet et les experts ont identifié au fil du temps des étapes clés communes. Ces dernières ont été regroupées dans un ensemble de normes, de bonnes pratiques et de procédures appelé Project Management Body of Knowledge ou PMBOK.

Publié par le Project Management Institute (PMI) en 1996, et maintenant disponible dans sa 6^ème édition, le référentiel PMBOK continue de guider les chefs de projet vers la réussite. Lisez cet article pour tout savoir sur ce cadre.

Découvrez en détail notre matrice PMBOK.

Qu’est-ce que le PMBOK ?

La gestion de projet est nécessaire dans pratiquement tous les domaines d’activité. Avec le développement des secteurs industriel, technologique et commercial ainsi que des grandes infrastructures qui les soutiennent, la profession a pris de l'ampleur et donné naissance à la méthode PMBOK d’approche de la gestion de projet. Créé et actualisé par le Project Management Institute, le référentiel PMBOK est un manuel qui répertorie les éléments récurrents de ce processus.

La meilleure manière d’appréhender le PMBOK est de le comparer à la méthode scientifique. De la même façon que des scientifiques de disciplines différentes peuvent tous mener des expériences selon la méthode scientifique (faire des observations, formuler une hypothèse, concevoir et réaliser des expériences, accepter ou modifier l’hypothèse, tirer une conclusion et la développer en une loi ou une théorie), les gestionnaires de projet peuvent utiliser la méthode PMBOK pour s’appuyer sur des processus de gestion qui ont fait leurs preuves ou pour améliorer leurs propres processus.

Groupes de processus PMBOK

La version la plus récente de la charte de projet PMBOK identifie 49 processus pour la gestion de projet, qui sont répartis en cinq groupes distincts :

1. Démarrage
2. Planification
3. Exécution
4. Suivi et maîtrise
5. conclusion

1. Démarrage

Dans cette partie du processus, les chefs de projet définissent le périmètre et les objectifs du projet : énoncer les résultats escomptés leur permet d’obtenir plus facilement l’adhésion des participants.

Pendant cette phase, la viabilité et le retour sur investissement potentiel d’un projet peuvent être testés par le biais d’une étude de faisabilité, avec pour objectif principal l’adhésion des parties prenantes. Cette étape de planification est cruciale, car les parties prenantes doivent approuver la charte du projet pour confirmer que le résultat final répond aux objectifs de l’organisation impliquée.

C’est également à ce stade du processus qu’un chef de projet est nommé, ainsi que ses remplaçants éventuels au cas où la direction du projet devrait changer en cours de route.

2. Planification

Au cours de la phase de planification, les chefs de projet élaborent un plan de projet afin de s’assurer que les équipes respectent les critères essentiels à sa réalisation. Ils définissent le périmètre du projet à un niveau plus détaillé, en mesurant ainsi qu’en répartissant les ressources, et en identifiant les risques, les échéances, les jalons et le budget.

La phase de planification s’appuie sur la phase de démarrage, en établissant précisément les exigences nécessaires à la réalisation du projet et en identifiant les variables telles que le coût et la main-d’œuvre. À cette étape, les chefs de projet peuvent créer un work breakdown structure (WBS), et utiliser des frises chronologiques ou des diagrammes PERT pour représenter toutes les activités et dépendances ainsi qu’élaborer un calendrier.

3. Exécution

La plupart des gens imaginent que la phase d’exécution est la plus importante. En réalité, bien qu’elle soit centrale, elle nécessite une planification adéquate pour éviter les pertes de temps et d’énergie. Le plan que vous avez établi lors de la phase précédente vous guidera jusqu’à l’achèvement du projet.

L’exécution implique de gérer des équipes, de contrôler les délais et de respecter le budget et le calendrier. Les chefs de projet les plus efficaces veillent également à impliquer les parties prenantes pour s’assurer que chaque étape du projet mène aux résultats annoncés lors de la phase de démarrage.

4. Suivi et maîtrise

Une fois que le projet est en marche, les responsables doivent suivre son avancement et résoudre toutes les difficultés qui se présentent pour le mener à bien conformément aux attentes. Cette phase s’articule autour d’indicateurs : son objectif central est d’analyser en détail l’exécution du projet par rapport à sa planification et à ses résultats. Elle doit notamment prendre en compte le budget, réévaluer les coûts et veiller à ce que les processus qui dépendent d’autres tâches respectent le calendrier.

Les processus du projet sont mesurés par des indicateurs clés de performance (KPI), ce qui donne aux chefs de projet des informations clés pour prendre des décisions concernant les résultats attendus et les dépenses en matière de temps, d’argent et d’énergie. Ces données les aident également à déterminer si des flux de travail doivent être revus.

5. Clôture

Lorsqu’un projet d’envergure arrive à son terme, le plus important est de savoir s’il a été réalisé dans le respect du budget et des délais. Une clôture réussie implique également que le chef de projet s’assure que tous les processus ont cessé et qu’ils ne gaspillent pas de ressources supplémentaires, par exemple en annulant les livraisons inutiles de marchandises ou en retournant les équipements loués.

Une autre partie essentielle de la clôture du projet mentionnée dans le PMBOK est l’évaluation des forces et des faiblesses du projet : quels processus ont bien fonctionné ? Quels sont les domaines à améliorer, et comment y parvenir ?

Les réponses à ces questions sont indispensables pour renforcer l’efficacité des flux de travail. Les chefs de projet les plus compétents iront encore plus loin en identifiant les collaborateurs clés et en les récompensant pour leurs performances. Ce geste apparemment anodin a un impact considérable : chacun désire être valorisé pour son travail et sa contribution, et la reconnaissance publique peut être un facteur de motivation précieux lors des projets à venir.

Découvrez plus en détail les phases du PMBOK et la manière dont votre équipe peut mener à bien ses projets de manière plus efficace.

Domaines de connaissance PMBOK

En complément des cinq groupes de processus, le PMBOK 6^ème édition propose dix domaines de connaissances :

1. La gestion de l’intégration du projet comprend les tâches qui cimentent l’ensemble du projet et décompose les étapes et les exigences nécessaires à sa réussite.

2. La gestion du périmètre du projet aide les chefs de projet à définir le travail et les livrables indispensables pour mener à bien le projet.

3. La gestion de l’échéancier du projet concerne la répartition efficace des ressources. Les chefs de projet doivent s’assurer que les collaborateurs accomplissent les tâches dépendantes dans les délais impartis afin que le projet reste sur les rails.

4. La gestion des coûts du projet commence par la prévision du coût de chaque étape et peut également inclure la budgétisation des contretemps ou la compensation des obstacles prévisibles. Mais son objectif le plus important est de respecter le budget fixé.

5. La gestion de la qualité du projet permet de se prémunir contre des livrables de qualité insuffisante en établissant des normes de qualité à chaque étape du projet.

6. La gestion des ressources du projet peut inclure le recrutement et l’affectation des collaborateurs appropriés, ainsi que, dans certains cas, leur formation à de nouvelles tâches.

7. La gestion des communications du projet implique la mise en place d’un plan de communication et le maintien des lignes de communication nécessaires.

8. La gestion des risques du projet implique l’évaluation et la préparation aux risques et doit être appliquée à chaque étape du projet, notamment lorsque les plans changent en cours de route.

9. La gestion des approvisionnements du projet consiste à gérer toute la planification et l’exécution du recrutement du personnel, de l’achat de fournitures, de la création de cahiers des charges avec les sous-traitants, etc.

10. La gestion des parties prenantes du projet implique l’ensemble des processus qui s’étendent de la détermination des parties prenantes à l’évaluation du rôle et du résultat souhaité sur le projet, en passant par la définition d’attentes claires entre ces dernières et le reste des intervenants.

Reportez-vous à l’image ci-dessous pour avoir une vue d’ensemble complète.

Qu’il s’agisse de bâtir les grandes pyramides de Gizeh ou de lancer une nouvelle application, toute gestion de projet réussie requiert de la détermination ainsi que de la structure pour passer du concept à la concrétisation. Le Project Management Book of Knowledge fournit précisément ce cadre et constitue un outil précieux pour les chefs de projet tant expérimentés que débutants.