Wenn Sie schon einmal in einem Team gearbeitet haben, das die Aufgabe hatte, ein Projekt innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abzuschließen, wissen Sie, wie wichtig effektives Projektmanagement ist. Um Ihr Projekt erfolgreich abzuschließen, benötigen Sie alle Tools und Ressourcen, die Sie bekommen,  können, um das Projektmanagement zu verbessern.

Da verschiedene Arten von Projekten, unabhängig von ihrem Umfang oder ihrer Komplexität – der Bau eines Hauses, die Konstruktion eines Raumschiffs, die Organisation eines Abschlussballs, die Produktion eines Films usw. – alle ähnliche Schritte aufweisen, haben Projektmanager und Vordenker in diesem Bereich im Laufe der Zeit wichtige sich überschneidende Schritte ermittelt. Diese Schritte wurden in einer Sammlung von Standards, Best Practices und Verfahren zusammengefasst, die als Project Management Body of Knowledge oder kurz „PMBOK“ bezeichnet werden.

Der PMBOK Guide wurde ursprünglich 1996 vom PMI veröffentlicht und liegt nun in der 6. Edition vor. Es dient Projektmanagern nach wie vor als Leitfaden für den Erfolg ihrer Projekte. Erfahren Sie mehr über das Projektmanagement nach dem PMBOK in unserer Zusammenfassung.

Werfen Sie einen genaueren Blick auf unsere PMBOK Matrix.

Was ist PMBOK?

In nahezu allen Branchen ist ein gewisses Maß an Projektmanagement erforderlich. Da sich der Projektmanagementberuf jedoch mit dem Aufkommen von Großindustrie, Technologie, Handel und den großen Infrastrukturen, die sie unterstützen, weiterentwickelt hat, entwickelte sich das PMBOK zu einer konsolidierten Methodik für die Vorgehensweise im Projektmanagement. Der vom Project Management Institute erstellte und aktualisierte PMBOK Guide ist ein Handbuch, in dem die wiederkehrenden Merkmale des Projektmanagementprozesses beschrieben werden.

Eine gute Möglichkeit, den PMBOK Guide des PMI zu verstehen, besteht darin, es mit der wissenschaftlichen Methode zu vergleichen. Genauso wie Wissenschaftler nicht verwandter Disziplinen Experimente nach der wissenschaftlichen Methode durchführen können – Beobachtungen machen, eine Hypothese aufstellen, Experimente planen und durchführen, die Hypothese annehmen oder abändern, eine Schlussfolgerung ziehen und sie zu einem Gesetz oder einer Theorie weiterentwickeln – können Projektmanager das PMBOK verwenden, um sicherzustellen, dass sie auf den Prozessen des erfolgreichen bisherigen Projektmanagements aufbauen, oder es sogar als Mittel zur Verfeinerung ihrer eigenen Projektmanagementprozesse nutzen.

Prozessgruppen nach dem PMBOK

In der neuesten Version des PMBOK werden 49 Prozesse für das Projektmanagement genannt, die in fünf Prozessgruppen unterteilt sind:

1. Start
2. Planung
3. Ausführung
4. Überwachung und Steuerung
5. Abschluss

1. Initiierung

In diesem Teil des Prozesses legen die Projektmanager den Umfang und die Ziele des Projekts fest. Durch die Festlegung der Ziele, die mit dem Projekt erreicht werden sollen, können sie leichter die Zustimmung der Beteiligten gewinnen.

In dieser Phase können die Durchführbarkeit und der potenzielle ROI eines Projekts im Rahmen einer Machbarkeitsstudie geprüft werden. Das Hauptziel ist die Bewilligung durch die Stakeholder. Dieser Schritt in der Projektplanung ist von entscheidender Bedeutung, da die Stakeholder ihre Zustimmung zur Projektcharta erteilen müssen, um sicherzustellen, dass das Endergebnis den Zielen des betreffenden Unternehmens entspricht.

Dies ist auch der Punkt im Prozess, an dem ein Projektmanager ernannt wird, sowie ein Nachfolgeplan für den Fall eines Wechsels im Projektmanagement während des Projekts aufgestellt wird.

2. Planung

In der Planungsphase entwickeln die Projektmanager einen Projektmanagementplan, um sicherzustellen, dass die Teams die für den Projektabschluss wichtigen Benchmarks erreichen. Sie legen den Projektumfang auf einer detaillierteren Ebene fest, messen die Projektmaterialien und teilen sie zu, und definieren Risiken, Zeitstrahlen, Meilensteine und Budget.

Die Planungsphase stellt eine Erweiterung der Initiierungsphase dar, in der genau festgelegt wird, was für die Fertigstellung des Projekts erforderlich ist, wobei Variablen wie Kosten und Arbeitskräfte ermittelt werden. In dieser Phase erstellen die Projektmanager einen Projektstrukturplan und nutzen möglicherweise Zeitstrahlen oder PERT Diagramme, um alle Aktivitäten und Abhängigkeiten zu berücksichtigen und einen Zeitplan zu entwickeln.

3. Ausführung

Viele halten die Ausführungsphase für die wichtigste Phase. In Wahrheit ist die Ausführung zwar wichtig, erfordert aber ohne die richtige Planung einen erheblichen Zeit- und Energieaufwand. Der Projektplan, den Sie in der letzten Phase erstellt haben, wird Sie zum Projektabschluss führen.

Zur Ausführung gehören das Teammanagement, die Überwachung von Zeitplänen und die Einhaltung von Budget und Zeitrahmen. Die besten Projektmanager achten zudem auf eine angemessene Einbeziehung der Stakeholder und stellen sicher, dass jeder Schritt des Projekts zu den in der Initiierungsphase festgelegten Ergebnissen führt.

4. Überwachung und Steuerung

Sobald das Projekt angelaufen ist, müssen die Projektmanager laut PMBOK Guide die Fortschritte verfolgen und alle auftretenden Probleme in Angriff nehmen, um das Projekt entsprechend den Erwartungen abzuschließen. In dieser Phase dreht sich alles um Kennzahlen – die präzise Analyse der Projektdurchführung, gemessen an der Projektplanung und den Projektergebnissen, steht im Mittelpunkt. Die Berücksichtigung des Budgets, die erneute Bewertung der Kosten und die Sicherstellung, dass die voneinander abhängigen Prozesse im Zeitplan liegen, sind allesamt wichtige Bestandteile dieser Phase.

Die Projektprozesse werden anhand von KPIs (Key Performance Indicators) gemessen, die den Projektmanagern wichtige Informationen über die zu erbringenden Projektleistungen sowie den Zeit-, Geld- und Energieaufwand liefern. So können sie fundierte Entscheidungen treffen und feststellen, ob Workflows aktualisiert werden müssen.

5. Abschluss

Beim Abschluss eines großen Projekts zählt vor allem, ob das Projekt unter Einhaltung des Budgets und fristgerecht abgeschlossen wurde. Zu einem erfolgreichen Projektabschluss gehört auch, dass die Projektleitung sorgfältig prüft, ob alle Prozesse abgeschlossen wurden und keine zusätzlichen Ressourcen verschwendet werden, beispielsweise durch die Stornierung von Lieferungen überschüssigen Materials oder die Rückgabe von gemieteten Geräten.

Ein weiterer wichtiger Teil des Projektabschlusses, der im PMBOK Guide erwähnt wird, ist die Bewertung der Stärken und Schwächen des Projekts: Welche Prozesse haben gut funktioniert? In welchen Bereichen gab es Verbesserungsbedarf und wie werden sie in Zukunft optimiert?

Die Antworten auf diese Fragen sind für die Gestaltung effektiverer Workflows unerlässlich. Die besten Projektmanager gehen noch einen Schritt weiter, indem sie die wichtigsten Teammitglieder ermitteln und sogar Auszeichnungen für herausragende Leistungen vergeben. Dieser scheinbar kleine Schritt bringt große Vorteile mit sich: Jeder möchte Wertschätzung für die eigene harte Arbeit und den eigenen Beitrag erfahren und öffentliche Anerkennung kann ein wertvoller Motivationsschub für zukünftige Teams sein.

Erfahren Sie mehr über die allgemeinen Projektphasen nach dem PMBOK und entdecken Sie, wie Ihr Team Projekte effizienter durchführen kann.

Wissensgebiete nach dem PMBOK Guide

Zusätzlich zu den fünf Prozessgruppen werden in der PMBOK 6th Edition die Prozesse in zehn Wissensgebiete unterteilt:

1. Das Integrationsmanagement in Projekten umfasst Aufgaben, die das gesamte Projekt zusammenhalten und die Schritte und Anforderungen eines erfolgreichen Projektabschlusses aufschlüsseln.

2. Das Inhalts- und Umfangsmanagement in Projekten hilft den Projektmanagern bei der Definition der Arbeit und der zu erbringenden Leistungen, die für den Abschluss des Projekts erforderlich sind.

3. Das Terminplanungsmanagement in Projekten umfasst die Ressourceneffizienz. Die Projektmanager müssen sicherstellen, dass die Teammitglieder voneinander abhängige Aufgaben fristgerecht erledigen, damit das gesamte Projekt auf Kurs bleibt.

4. Das Kostenmanagement in Projekten beginnt mit der Prognose der Kosten für jeden Schritt eines Projekts und umfasst auch die Berücksichtigung von Pannen oder die Entschädigung für vorhersehbare Hindernisse bei der Budgetplanung. Das wichtigste Ziel ist jedoch die Einhaltung des vorgegebenen Budgets.

5. Das Qualitätsmanagement in Projekten dient als Schutz vor minderwertigen Leistungen, indem in jeder Projektphase Qualitätsstandards festgelegt werden.

6. Das Ressourcenmanagement in Projekten kann die Einstellung und Zuweisung der richtigen Teammitglieder und in manchen Fällen auch die Schulung von Teammitgliedern für neue Aufgaben umfassen.

7. Das Kommunikationsmanagement in Projekten umfasst die Aufstellung eines Kommunikationsplans und die Aufrechterhaltung der notwendigen Kommunikationswege.

8. Das Risikomanagement in Projekten umfasst die Bewertung potenzieller Risiken und die Vorbereitung darauf und muss in jeder Phase des Projekts durchgeführt werden, auch bei etwaigen Planänderungen während des Projekts.

9. Das Beschaffungsmanagement in Projekten bedeutet die Verwaltung der gesamten Planung und Durchführung der Einstellung von Arbeitskräften, des Materialeinkaufs, der Erstellung von Leistungsbeschreibungen für Auftragnehmer usw.

10. Das Management der Projektstakeholder umfasst alles von der Bestimmung der Stakeholder über die Bewertung der Rolle und des gewünschten Ergebnisses des Projekts bis hin zur Festlegung klarer Erwartungen zwischen den Stakeholdern und allen beteiligten Arbeitskräften.

Eine vollständige Übersicht finden Sie in der nachstehenden Abbildung.

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