Vous avez fait le tour des chiffres. Vous avez élaboré votre argumentaire pour un nouveau projet ou un nouvel investissement technologique. Vous disposez de toutes les ressources nécessaires pour le réaliser.

Mais il vous manque encore une étape, sans doute la plus importante : l’approbation et l’adhésion des parties prenantes.

Dans toutes les organisations, les parties prenantes interviennent pour s’assurer que les informations sont exactes et que le projet avance comme prévu, ou que les nouvelles initiatives sont cohérentes avec les objectifs métier communs. Bien que leurs intentions soient bonnes, les parties prenantes sont souvent perçues comme un obstacle au bon déroulement du projet.

C’est la raison pour laquelle il est si important de comprendre le processus d’analyse des parties prenantes et de veiller à ce que vos objectifs obtiennent réellement leur soutien. Nous allons maintenant nous pencher sur la manière d’identifier et d’obtenir le soutien des parties prenantes clés de votre organisation.

Qui est une partie prenante dans un projet et quelle est son influence ?

La hausse du nombre de personnes concernées par vos actions et vos décisions est le signe d’une carrière en pleine expansion. À mesure que votre popularité, votre responsabilité ou votre influence augmente, davantage de personnes seront touchées par votre travail. Ces acteurs apparaissent à différents niveaux : certains d’entre eux peuvent être vos pairs ou vos collègues de travail, d’autres vos supérieurs et d’autres encore vos subordonnés. Vos amis et votre famille peuvent également être affectés par vos décisions professionnelles, fêtant vos victoires avec vous ou compatissant en cas d’échecs.

Pour maintenir une trajectoire ascendante durable, il est judicieux de réfléchir soigneusement aux types de relations qui affectent votre vie et vos projets professionnels, car c’est sur leur gestion efficace que repose une grande partie de la réussite professionnelle. Toute personne affectée par le résultat de votre travail est appelée une partie prenante.

Qu’est-ce qu’une analyse des parties prenantes ?

L’adhésion et l’approbation des parties prenantes d’un projet sont tout autant une question de communication, de formation et de visibilité qu’une question d’alignement stratégique. Les parties prenantes doivent être capables de comprendre rapidement et facilement comment un nouveau projet ou un nouvel investissement s’inscrit dans le contexte général de l’entreprise.

Une analyse des parties prenantes vous permet de modéliser et d’établir le niveau de communication approprié avec vos parties prenantes en fonction de leur influence et de leur intérêt pour votre projet. Bien conçue, elle vous permettra d’obtenir le soutien dont vous avez besoin ou de vous préparer à l’opposition que vous anticipez.

Un des meilleurs outils d’analyse des parties prenantes, également appelée matrice pouvoir-intérêt, peut vous aider de quatre manières principales :

• Recueillir des informations cruciales : ce que vous ne connaissez pas vous échappe. Souvent, les parties prenantes clés apportent des informations précieuses qui peuvent vous aider à assurer le bon déroulement et la réussite de votre projet.
• Obtenir plus de ressources : si votre partie prenante comprend parfaitement ce qu’il faut pour lancer votre projet, elle peut vous aider à mobiliser les collaborateurs, les outils et les ressources dont vous avez besoin pour réussir.
• Renforcer la confiance : en sollicitant et en impliquant systématiquement les parties prenantes dans votre processus, vous établissez une relation de confiance qui peut les inciter à adhérer rapidement aux projets à venir.
• Planifier plus efficacement : un retour d’information régulier de la part des parties prenantes clés vous permet d’anticiper leurs réactions et leurs besoins lors des prochains projets, et ainsi obtenir plus rapidement leur adhésion.  

Comment réaliser une matrice des parties prenantes

Suivez ces trois étapes pour effectuer une cartographie des parties prenantes :

Étape 1 : Identifier vos parties prenantes

Organisez un brainstorming pour identifier vos parties prenantes. Pour ce faire, dressez la liste de toutes les personnes qui sont concernées par votre travail ou qui ont un intérêt direct dans sa réussite ou son échec. Il peut s’agir d’investisseurs, de conseillers, de collègues ou même de membres de votre famille.

Étape 2 : Classer les parties prenantes d’un projet

Ensuite, classez vos parties prenantes par degré de priorité en évaluant leur niveau d’influence et leur niveau d’intérêt. La matrice pouvoir-intérêt est le principal outil permettant d’évaluer visuellement les parties prenantes clés.

La position que vous attribuez à une partie prenante sur la matrice vous indique les actions que vous devez entreprendre avec cette personne :

• Personnes avec un pouvoir important et très intéressées : impliquez entièrement ces acteurs, et mettez tout en œuvre pour les satisfaire.
• Personnes avec un pouvoir important, mais peu intéressées : veillez à satisfaire ces parties prenantes, mais sans les impliquer de manière excessive, pour éviter qu’elles se lassent de votre message.
• Personnes avec un pouvoir faible, mais très intéressées : informez ces acteurs de manière adéquate et communiquez avec eux pour vous assurer qu’aucun problème majeur ne se présente. Les personnes de cette catégorie sont souvent très utiles dans un rôle de conseil pour préciser les détails de votre projet.
• Personnes avec un pouvoir faible et peu intéressées : là encore, gardez un œil sur ces acteurs, mais ne les importunez pas avec un excès de communication.

Étape 3 : Comprendre vos parties prenantes clés

Maintenant que les parties prenantes ont été identifiées et classées par degré de priorité, vous devez déterminer ce qu’elles pensent de votre projet. Voici quelques questions pertinentes à se poser :

• Ont-elles un intérêt financier ou émotionnel dans le résultat de votre travail ? Est-il positif ou négatif ?
• Qu’est-ce qui les motive le plus ?
• Quelles informations concernant votre projet les concernent, et quelle est la meilleure façon de les communiquer ?
• Quelle opinion ont-elles actuellement de votre travail ? Cette opinion est-elle justifiée par des faits précis ?
• Qui influence leur opinion, et ces influenceurs sont-ils également vos parties prenantes ?
• S’il est peu probable que ces personnes soutiennent votre projet, que pouvez-vous faire pour gagner leur adhésion ?
• Si vous ne parvenez pas à gagner leur appui, que pouvez-vous faire pour gérer leur résistance ?

Une fois que vous avez classé vos parties prenantes par degré de priorité et que vous avez étudié leur attitude à l’égard de votre projet, vous devez envisager de créer un plan de communication de gestion de projet. Une matrice de communication permettra à toutes les personnes impliquées de savoir à quelle fréquence elles doivent informer les parties prenantes.

Les parties prenantes les plus courantes

Vous trouverez ci-dessous une liste de parties prenantes courantes et quelques exemples de stratégies de communication efficaces à leur intention.

Votre responsable/superviseur direct

Pouvoir important, intérêt élevé

La notoriété de votre supérieur est fonction de la productivité des collaborateurs qu’il dirige. Il a également la capacité d’approuver ou de suspendre votre ou vos projets. Cela signifie que vous devez gérer cette relation attentivement, en communiquant fréquemment et en sollicitant des commentaires que vous mettrez en pratique.

Actionnaires/investisseurs

Pouvoir important, intérêt modéré

Les actionnaires et les investisseurs détiennent généralement des parts dans plusieurs entités, ce qui entraîne une dilution de leur intérêt particulier pour votre projet/initiative. Ainsi, pour obtenir un plus grand investissement de leur part dans votre travail, vous devez communiquer fréquemment avec eux, les consulter et les impliquer, dans le but d’accroître leur intérêt sur la durée. Cette stratégie dépend évidemment de la nature de leur investissement et du fait que votre projet soit un investissement isolé ou fasse partie d’un portefeuille d’investissements.

Administration

Pouvoir important, intérêt probablement faible

Le gouvernement contrôle les lois et les règlements qui pourraient mettre un terme à votre activité ou à votre projet. Il peut s’agir, par exemple, d’inspecteurs d’hygiène pour les restaurants, d’inspecteurs des impôts pour les entreprises ordinaires, etc. Étant donné que les organismes gouvernementaux surveillent tout et tout le monde, leur intérêt pour votre entreprise/initiative spécifique est probablement faible. À ce titre, votre objectif doit être de les satisfaire, en communiquant régulièrement, en les consultant et en les impliquant afin d’éviter qu’ils ne constituent un risque pour votre projet.

Cadres supérieurs

Pouvoir important, intérêt faible

Les cadres supérieurs de votre entreprise décident de tout, ce qui leur donne une influence déterminante, mais une capacité limitée à se concentrer sur les résultats de votre projet. Votre stratégie doit consister à les satisfaire en communiquant aussi régulièrement que nécessaire, en les consultant et en sollicitant leur avis, dans le but d’accroître leur intérêt pour vous et votre travail.

Vos collaborateurs

Pouvoir modéré, intérêt modéré

Vos collaborateurs ont une influence variable, mais celle-ci réside essentiellement dans leur capacité à mobiliser des ressources supplémentaires pour votre projet, notamment le soutien d’autres collègues et de vos supérieurs. Cela signifie que vous devez les satisfaire et les tenir informés. Tenez-les au courant des avancées de votre projet et profitez de leur intérêt pour obtenir leur soutien si nécessaire.

Les outils indispensables pour tenir les parties prenantes informées

Quelle que soit la complexité technique de votre projet, des éléments visuels tels qu’une cartographie des parties prenantes constituent un excellent moyen de communiquer votre projet aux principaux intéressés et d’obtenir leur adhésion. En outre, il est utile de savoir non seulement ce qu’il faut communiquer, mais aussi à quelle fréquence le faire.

Lucidchart propose de nombreux modèles et matrices pour vous aider à tenir les parties prenantes informées tout au long du cycle de vie de vos projets.

Essayer Lucidchart gratuitement