Si vous travaillez dans le domaine des opérations ou de la gestion de projet, vous recherchez sans relâche les moyens les plus efficaces d’accomplir les tâches tout en préservant la qualité. Toutefois, avant de mettre en place un nouveau processus ou d’apporter des modifications importantes à un processus existant, vous devez obtenir l’approbation des parties prenantes et rallier tout le monde à votre vision. Pour y parvenir, vous avez besoin d’une charte de projet.

Au moment de rédiger votre charte de projet, vous vous poserez probablement de nombreuses questions, en particulier si votre entreprise ne prévoit pas de formulaire ou de modèle standard. Parcourez cet article pour découvrir les réponses aux questions les plus fréquentes et savoir comment créer une charte de projet qui impressionnera vos parties prenantes.

Qu’est-ce que la charte de projet : définition

Une charte de gestion de projet indique le périmètre et les objectifs d’un projet, ainsi que les collaborateurs qui y participeront. Certains parlent également de rapport de définition de projet ou d’énoncé de projet. Les chefs de projet doivent utiliser ce document pour :

• faire approuver le projet ;
• servir de référence tout au long du projet et assurer une compréhension commune ;
• faire office de contrat, en veillant à ce que tous les participants assument leurs fonctions et leurs responsabilités.

Votre charte est la source absolue des informations relatives au projet. Elle reste généralement concise, mais peut renvoyer à des documents plus détaillés.

Comment rédiger une charte de projet

Si votre organisation ne dispose pas d’un modèle de charte de projet, vous êtes libre d’inclure les informations qui vous semblent les plus utiles. Plus votre charte sera complète, plus elle sera convaincante et formera une source de référence convaincante. Veillez à inclure plus ou moins les catégories suivantes :

Nom du projet

Donnez un titre aussi précis que possible à votre projet. Un projet intitulé « Initiative RH » ou « Mise à jour logicielle » ne décrit pas pourquoi vous souhaitez le mettre en œuvre et ne permet pas de différencier votre charte des autres. En revanche, des titres tels que « Nouveau programme de bien-être au travail » ou « Mise à jour logicielle pour améliorer l’expérience utilisateur lors des paiements mobiles » définissent votre objectif dès le départ.

Finalité, objectif (but) et spécification du projet

Ces sections doivent présenter votre cas d’utilisation et expliquer :

• pourquoi le projet a été proposé, quels problèmes il permettra de résoudre et quel impact il aura sur l’organisation ;
• ce que le projet implique ;
• ce que vous prévoyez d’accomplir avec ce projet et la manière dont il s’inscrit dans les objectifs généraux de l’organisation ;
• ce qui doit se passer pour que le système fonctionne et les performances attendues

Budget

Si vous ne l’avez pas déjà fait, précisez combien le projet coûtera et comment il sera financé. Cette section peut également mentionner les éventuelles ressources supplémentaires nécessaires à l’exécution de votre plan.

Livrables

Quel produit, service ou résultat livrerez-vous lorsque vous aurez terminé le projet ? Compte tenu de la souplesse des chartes de projet, vous pouvez inclure dans cette section des informations sur les critères de réussite du projet. Comment allez-vous déterminer si vous avez atteint votre objectif ? Quels indicateurs utiliserez-vous ?

Périmètre et risques

Réduisez votre périmètre et limitez les risques dès le début de votre projet. La charte du projet doit faire état des risques connus, des contraintes et des différents dispositifs d’analyse et de gestion des risques prévus.

Calendrier ou jalons

Indiquez le moment auquel vous prévoyez d’accomplir les différentes étapes du projet. Les dates de début et de fin prévues sont les informations les plus importantes de cette section, mais une chronologie complète permettra de mieux cerner la situation.

Découvrez comment intégrer des jalons dans votre stratégie de gestion de projet. Lire

Principaux intervenants

Bien que les chartes de projet soient des documents internes, vous serez probablement amené à collaborer et à communiquer avec des parties prenantes externes, telles que des clients ou d’autres chefs de projet ou équipes de votre entreprise. En effectuant une analyse des parties prenantes et en mentionnant ces personnes dans la charte du projet, vous et votre équipe resterez attentifs à tous ces intervenants.

Rôles et responsabilités de l’équipe

Dressez la liste des collaborateurs de ce projet et indiquez leur rôle. De nombreux exemples de chartes de projet se contentent d’énumérer le poste ou l’équipe de chaque personne concernée, mais si ces informations ne suffisent pas à clarifier les responsabilités, vous pouvez renvoyer à un document plus spécifique détaillant les différentes attributions.

Comment élaborer la charte de projet

Maintenant que vous savez en quoi consiste une charte de projet et que vous avez une meilleure idée de son contenu, vous souhaitez probablement découvrir comment créer la vôtre facilement pour pouvoir convaincre et informer plus efficacement vos parties prenantes. Voici nos recommandations.

Adopter une approche visuelle

Vos parties prenantes liront votre document au moins une fois, même s’il s’agit d’un simple bloc de texte. Cependant, des images ou des éléments graphiques mettront votre argumentaire en valeur et permettront aux intéressés de se référer plus facilement aux parties importantes des documents par la suite.

Séparez les différentes sections de votre charte par des encadrés ou des en-têtes accentués pour améliorer la lisibilité. Ensuite, déterminez les parties de votre document qui seraient plus faciles à consulter ou à assimiler sous forme visuelle. Dans la plupart des chartes de projet, la section des jalons est celle qui se prête le mieux à cette adaptation.

Créez une frise chronologique ou un diagramme de Gantt dans Lucidchart pour présenter les étapes de votre projet. Penchez-vous également sur nos alternatives aux diagrammes de Gantt.

Comme mentionné précédemment, votre charte de projet peut également renvoyer à d’autres documents. Si vous jugez que l’inclusion dans votre charte de votre flux de processus ou de la répartition des responsabilités de l’équipe ne présente aucun intérêt, élaborez ces diagrammes séparément et ajoutez une note ou un lien.

Privilégier la collaboration

Vous aurez peut-être besoin d’imprimer votre charte pour la présenter, mais en attendant, conservez ce document dans Google Drive ou un autre programme permettant à différentes personnes de la consulter et de la modifier. Ensuite, les équipes qui seront les plus concernées par ce projet pourront donner leur avis avant que vous ne le présentiez aux autres parties prenantes.

Quel que soit le format que vous choisissez, assurez-vous de partager votre charte avec toutes les parties qui jouent un rôle important une fois celle-ci finalisée et le projet lancé.

Si vous décidez d’ajouter des éléments visuels à l’aide de Lucidchart, vous pouvez profiter de nos intégrations avec Google, Atlassian et Microsoft 365. Téléchargez un module complémentaire pour insérer vos diagrammes en toute simplicité dans vos documents.

Si vous rédigez fréquemment des chartes de projet, créez votre propre modèle en vous appuyant sur tous ces conseils !