En tant que chef de projet, vous avez le rare privilège de devoir assumer une centaine de responsabilités à la fois, notamment déléguer les tâches, éliminer les obstacles éventuels et veiller à ce que tous les intervenants poursuivent le même objectif.

Mais si une gestion de projet efficace implique la décomposition d’objectifs généraux en missions plus modestes de manière à respecter une échéance fixe, un chef de projet vraiment compétent sait qu’aucune initiative, quelle que soit son envergure, ne réussira sans un plan de communication projet.

Qu’est-ce qu’un plan de communication projet ?

Un plan de communication en gestion de projet définit la manière dont les informations importantes seront communiquées aux parties prenantes tout au long du projet. Il détermine également les destinataires de ces communications, leur nature, ainsi que le moment et la fréquence auxquels ils doivent s’attendre à les recevoir.

Par exemple, si vous êtes un chef de projet chargé du lancement d’un nouveau site Web, vous avez probablement déjà segmenté votre projet en tâches telles que la modélisation du site, la rédaction de son contenu et son codage. Mais avez-vous déterminé les informations que vous allez transmettre à vos parties prenantes à chaque étape du projet ? Probablement pas.

Lorsque vous rédigez votre plan de communication projet, assurez-vous qu’il comprend les éléments suivants :

• Le but ou les objectifs du plan de communication
• Des informations sur les parties prenantes et leurs rôles
• Les types d’informations qui doivent être partagées avec les parties prenantes
• Les méthodes utilisées pour communiquer
• La fréquence à laquelle chaque partie prenante souhaite recevoir des informations

Pour en revenir à notre exemple de plan de communication de projet informatique, après la modélisation du site, votre plan de communication pourrait prévoir que vous fassiez le point avec votre directeur technique par e-mail, en y joignant vos wireframes au format PDF.

En quoi un plan de communication dans un projet est-il important ?

Une communication insuffisante risque de mener à l’échec du projet et donc générer des pertes financières considérables pour l’entreprise. Inversement, les entreprises les plus performantes communiquent plus fréquemment et plus efficacement que les autres.

Un plan de communication projet vous permettra de maintenir votre initiative sur de bons rails, car il :

• constitue une documentation écrite que l’équipe peut consulter ;
• définit les modalités de communication avec les parties prenantes ;
• renforce la visibilité des parties prenantes sur le projet et son avancement ;
• offre aux parties prenantes la possibilité de formuler des commentaires, ce qui peut aider l’équipe à détecter rapidement les problèmes et à réduire les pertes de temps ;
• augmente la productivité des réunions ou les remplace complètement.

Ainsi, si vous tenez à ce que votre projet soit mené à bien et dans les délais, apprenez à créer un plan de communication efficace.

Comment créer le plan de communication d'un projet

Après avoir découvert les avantages expliqués ci-dessus, vous êtes certainement impatient de créer votre propre plan de communication projet. Suivez les étapes ci-dessous pour vous lancer :

1. Choisir un format

Choisissez une plateforme qui vous permettra de recueillir facilement des commentaires sur votre plan de communication et de le partager ou de le stocker pour que votre équipe et les parties prenantes puissent le consulter.

De nombreux chefs de projet créent leur plan de communication en tableau dans un document Word ou une feuille de calcul à partir d’un modèle, mais vous pouvez aussi envisager une solution plus visuelle, comme une frise chronologique ou un logigramme, pour illustrer clairement la fréquence des communications ou la meilleure méthode à adopter selon la partie prenante.

2. Fixer un objectif de communication

Quel que soit l’objectif que vous souhaitez atteindre, la première étape de l’élaboration d’un plan de communication pour un projet réussi consiste à le mettre par écrit. Comme nous l’avons vu dans la section sur l’importance d’un plan de communication, votre objectif sera probablement de tenir les parties prenantes informées de l’état d’avancement du projet, voire de les sensibiliser à ses avantages afin qu’elles continuent à le soutenir.

3. Identifier les parties prenantes

La plupart des projets comptent plusieurs parties prenantes, dont la majorité a des niveaux d’intérêt et d’influence différents. Vous devez recenser les parties prenantes avec lesquelles vous allez communiquer tout au long du projet et en dresser la liste.

4. Préciser les méthodes de communication

Votre directeur technique ne lit jamais ses e-mails, mais passe ses journées sur Slack. À l’opposé, votre designer principal n’a jamais installé l’application, mais ne quitte pas des yeux sa boîte mail. Quant à votre directeur artistique, il vous faudra tracer des messages dans le ciel pour communiquer avec lui.

L’un des objectifs de votre plan de communication est d’attirer l’attention des bonnes personnes sur les informations appropriées. Ainsi, en plus de préciser qui sont vos parties prenantes, votre plan de communication doit également indiquer comment vous comptez communiquer avec elles.

Envisagez les méthodes suivantes en fonction de ce qui conviendra le mieux à vos parties prenantes :

• Suivis hebdomadaires
• Réunions, que ce soit en personne, par téléphone ou par vidéoconférence
• Résumés de réunion
• Rapports d’avancement
• Présentations formelles
• Questionnaires
• Listes de tâches
• Tableaux de bord de projet
• Applications de collaboration, telles que Slack ou Google Hangouts

La méthode de communication que vous choisissez peut également dépendre des informations que vous devez transmettre. Vous n’avez probablement pas besoin d’organiser une réunion formelle en personne chaque semaine pour faire le point sur votre projet ; vous pouvez envoyer un e-mail hebdomadaire avec les derniers développements et organiser des réunions lorsque l’équipe franchit un jalon important.

5. Déterminer la fréquence des communications

Indiquez la fréquence à laquelle vous enverrez chaque type de communication (par exemple, envoyer un e-mail hebdomadaire le lundi avec l’avancement du projet, des liens vers les livrables achevés, l’état du budget, etc.) ou la fréquence à laquelle vous devez informer chaque partie prenante (par exemple, chaque membre de l’équipe doit envoyer un e-mail quotidien pour informer le chef de projet, mais seulement inclure la partie prenante de la direction lors de la visioconférence qui suit chaque jalon important).

En plus d’inclure ces informations dans votre plan de communication projet, pensez à programmer les communications sur votre calendrier ou dans votre logiciel de gestion des tâches.

6. Définir les collaborateurs responsables des communications

Le plus souvent, cette tâche incombe au chef de projet, mais si ce n’est pas le cas, le responsable d’une communication spécifique doit être clairement identifié dans votre plan.

Que faire si votre projet évolue ?

Aucune entreprise n’est à l’abri de la dérive des projets. Même les mieux organisées d’entre elles seront confrontées à des changements d’objectifs et le plan de communication devra évoluer en conséquence. Si des changements s’avèrent nécessaires, reprenez la vue d’ensemble de votre projet et adaptez votre plan de communication à sa nouvelle version. Il vous servira de boussole en cas de difficultés.

Comment communiquer des informations sensibles ?

Il peut arriver que l’identification de la personne à contacter et des informations à communiquer constitue un risque de sécurité. Prévoyez cette éventualité lorsque vous élaborez votre plan de communication. Nous vous recommandons de créer un logigramme indiquant comment partager des données sensibles.

Comment utiliser un plan de communication projet

Une fois que votre plan de communication est en place, vous devez en faire bon usage, notamment en le partageant avec tous les membres de votre équipe et toutes les parties prenantes concernées.

Et c’est là que la magie de cet outil opère : en plus de tenir tout le monde au courant de l’état d’avancement du projet, il évitera aux membres de votre équipe et parties prenantes de vous importuner pour obtenir des informations.

Si votre directeur technique sait, grâce au plan de communication projet, qu’il recevra un message Slack contenant un lien vers le compte rendu après chaque réunion de suivi hebdomadaire, il ne vérifiera pas ses e-mails ou ne se rendra pas à votre bureau pour faire le point. Plutôt que de laisser les membres de votre équipe travailler de manière tristement cloisonnée, vous leur donnerez le sentiment que les choses avancent et les motiverez en leur montrant qu’ils ne sont pas seuls sur le projet.

En outre, il est encourageant de recevoir régulièrement l’actualité du projet : cela renforce sa dynamique et permet à votre équipe de ne pas perdre l’échéance de vue.

Ne vous laissez pas submerger par les détails

Un plan de communication est certes indispensable à la réussite de votre projet, mais ne vous sentez pas obligé de communiquer chaque détail en cours de route. Clarté et exhaustivité ne font pas toujours bon ménage. Si vous communiquez trop et trop souvent, vos informations risquent d’être ignorées.

Optez pour des e-mails précis et ciblés. Vous pouvez également rédiger un modèle de message qui définit clairement les aspects les plus importants du projet. Ainsi, si la tentation vous vient de digresser, votre plan vous permettra de vous concentrer sur les points importants.

Standardisez le processus

Si c’est la première fois que vous intégrez un plan de communication dans votre projet, il peut être difficile de faire comprendre son importance à tous les intervenants. Cette première fois ne se passe pas aussi bien que vous l’aviez espéré ? Apprenez de vos erreurs et réessayez. Avec un peu de pratique, vous constaterez que vos communications facilitent le déroulement des projets, réduisent le stress et contribuent à améliorer le respect des échéances. Ces avantages justifient à eux seuls l’effort consacré à élaborer un plan de communication.

Tenez votre plan à jour

Aucune entreprise n’est à l’abri de la dérive des projets. Même les mieux organisées d’entre elles seront confrontées à des changements d’objectifs et le plan de communication devra évoluer en conséquence. Si des changements s’avèrent nécessaires, reprenez la vue d’ensemble de votre projet et adaptez votre plan de communication à sa nouvelle version. Il vous servira de boussole en cas de difficultés.

Protégez les informations sensibles

Il peut arriver que l’identification de la personne à contacter et des informations à communiquer constitue un risque de sécurité. Prévoyez cette éventualité lorsque vous élaborez votre plan de communication. Nous vous recommandons d’élaborer un logigramme indiquant comment partager des données sensibles.

En résumé, un plan de communication projet permet de visualiser les attentes du projet pour tous les membres concernés de l’équipe et rend votre initiative plus facile à suivre. Mais ne vous arrêtez pas en si bon chemin ! Il existe de nombreux autres supports visuels pour vous aider à gérer l’ensemble du cycle de vie de vos projets. Essayez un diagramme de Gantt ou un tableau de bord de plan de communication pour suivre votre avancement et responsabiliser les membres de l’équipe.