Se você já trabalhou em uma equipe com a tarefa de concluir um projeto em um prazo definido, você já vivenciou a importância de uma gestão de projetos eficaz. Você precisa de todas as ferramentas e recursos ao seu alcance para ajudar você a levar seu projeto à linha de chegada.

Como diferentes tipos de projetos, independentemente da escala ou complexidade — construir uma casa, projetar um foguete, organizar uma formatura, produzir um filme etc. — compartilham etapas semelhantes, ao longo do tempo, os gestores de projeto e líderes de pensamento desta área identificaram as principais etapas que se sobrepõem. Essas etapas foram categorizadas em uma coleção de padrões, melhores práticas e procedimentos conhecidos como Project Management Body of Knowledge (corpo de conhecimento em gestão de projetos) ou “PMBOK” na forma abreviada.

Originalmente publicado pelo PMI em 1996 e agora em sua 6.ª edição, o PMBOK ainda orienta gestores de projeto para resultados bem-sucedidos. Saiba mais sobre a gestão de projetos PMBOK.

Conheça melhor nossa matriz PMBOK.

O que é PMBOK? 

Praticamente todos os setores exigem algum nível de gestão de projetos. Mas à medida que a profissão de gestão de projetos se desenvolveu com o advento da grande indústria, da tecnologia, do comércio e das principais infraestruturas que os apoiam, o PMBOK se desenvolveu como uma metodologia consolidada sobre como abordar a gestão de projetos. Criado e atualizado pelo Project Management Institute, o PMBOK é um manual que identifica as características repetidas do processo de gestão de projetos.

Uma boa maneira de entender o PMBOK do PMI é compará-lo com o método científico. Da mesma forma que cientistas de disciplinas não relacionadas podem realizar experimentos de acordo com o método científico — fazer observações, formar uma hipótese, delinear e realizar experimentos, aceitar ou modificar hipóteses, chegar a uma conclusão e desenvolvê-la em uma lei ou teoria —, os gerentes de projeto podem usar o PMBOK para garantir que estejam construindo em cima de processos de gestão de projetos anteriores bem-sucedidos, ou até mesmo usá-lo como uma maneira de refinar seus próprios processos de gestão de projetos.

Grupos de processos PMBOK

A versão mais recente do PMBOK identifica 49 processos para gestão de projetos, que são divididos em cinco grupos de processos PMBOK:

1. Iniciação
2. Planejamento
3. Execução
4. Monitoramento e controle
5. Fechamento

1. Iniciação

Nesta parte do processo, os gestores de projeto definem o escopo e as metas do projeto: ao estabelecer o que esperam que o projeto realize, podem obter adesão com maior facilidade.

Durante essa fase, a viabilidade e o ROI potencial de um projeto podem ser testados por meio de um estudo de viabilidade, e a aprovação das partes interessadas é o objetivo final. Essa etapa no planejamento do projeto é crucial, pois as partes interessadas devem aprovar a carta do projeto, garantindo que o resultado final atenda aos objetivos da organização envolvida. 

Esse também é o ponto no processo em que um gestor de projeto é nomeado e um plano de sucessão é adotado no caso de a gestão do projeto precisar mudar no meio do caminho.

2. Planejamento

Durante a fase de planejamento, os gestores de projeto desenvolvem um plano de gestão de projetos para garantir que as equipes atendam aos padrões vitais para a conclusão do projeto. Eles estabelecem o escopo do projeto em um nível mais granular, medindo e alocando materiais do projeto e estabelecendo riscos, cronogramas, marcos e o orçamento.

A fase de planejamento expande a fase de iniciação, definindo exatamente o que é necessário para alcançar a conclusão do projeto — com variáveis como custo e pessoal identificadas. Nesse ponto, os gestores de projeto criariam uma estrutura analítica de trabalho (work breakdown structure, WBS) e podem usar cronogramas ou diagramas de PERT para considerar todas as atividades e dependências para desenvolver um cronograma.

3. Execução

A maioria pensa na fase de execução como a mais vital, quando a verdade é que a execução, embora importante, é um grande dreno de tempo e energia sem o planejamento correto. O plano de projeto que você estabeleceu na última fase guiará você até a conclusão do projeto.

A execução envolve a gestão de equipes, o monitoramento de cronogramas e a permanência dentro do orçamento e do prazo. Os melhores gerentes de projeto também equilibram o envolvimento das partes interessadas, garantindo que cada etapa do projeto esteja levando, desde a fase inicial, aos resultados estipulados.

4. Monitoramento e controle

Depois que o projeto está em andamento, os gestores de projeto precisam acompanhar o progresso e enfrentar quaisquer desafios que surjam para concluir o projeto de acordo com as expectativas. Essa fase gira em torno de métricas — a análise apurada da execução do projeto, medida em relação ao planejamento e aos resultados do projeto, é o foco orientador. Considerar o orçamento, reavaliar os custos e garantir que os processos dependentes estejam dentro do cronograma são partes cruciais dessa fase.

Os processos do projeto são medidos por KPIs (Key Performance Indicators, ou indicadores chave de desempenho), fornecendo aos gestores de projeto as principais informações de tomada de decisão sobre os resultados do projeto e o tempo, o dinheiro e o gasto de energia e ajudando-os a determinar se algum fluxo de trabalho precisa ser atualizado. 

5. Fechamento

No final de um grande projeto, as maiores considerações são se o projeto foi concluído dentro do orçamento e respeitando o prazo. Um fechamento de projeto bem-sucedido também implica na realização de due diligence por um gestor de projeto para garantir que todos os processos tenham cessado e não estejam desperdiçando recursos adicionais, como pelo cancelamento de remessas de material em excesso ou pela devolução de qualquer equipamento alugado. 

Outra parte vital do fechamento do projeto mencionada no PMBOK é avaliar os pontos fortes e fracos do projeto: quais processos funcionaram bem? Quais áreas precisavam de melhorias e como elas serão otimizadas no futuro? 

As respostas a essas perguntas são essenciais para a criação de fluxos de trabalho mais eficazes. Os melhores gestores de projeto irão um passo além, identificando membros de equipe chave e até distribuindo prêmios por desempenho. Esse passo aparentemente pequeno traz grandes recompensas: todos querem se sentir valorizados pelo trabalho árduo e pelas contribuições, e o reconhecimento público pode ser um motivador valioso para futuras equipes. 

Saiba mais sobre as fases comuns do projeto PMBOK e veja como sua equipe pode concluir projetos com mais eficiência.

Áreas de conhecimento do PMBOK

Além dos cinco grupos de processos, a 6.ª edição do PMBOK organiza processos em dez áreas de conhecimento:

1. O gerenciamento da integração do projeto inclui tarefas que mantêm todo o projeto unido, descompartimentando as etapas e os requisitos da conclusão bem-sucedida do projeto.

2. O gerenciamento de escopo do projeto ajuda os gestores de projeto a definir o trabalho e os resultados que serão necessários para concluir o projeto.

3. O gerenciamento do tempo do projeto envolve a eficiência de recursos. Os gestores de projeto devem garantir que os membros da equipe estejam concluindo as tarefas dependentes a tempo para manter todo o projeto dentro do prazo.

4. O gerenciamento de custos do projeto começa prevendo o custo de cada etapa de um projeto e até mesmo incluindo o orçamento para contratempos ou compensando quaisquer obstáculos previsíveis. Mas o objetivo mais importante é ficar dentro de um orçamento estipulado.

5. O gerenciamento da qualidade do projeto protege contra resultados abaixo da média, estabelecendo padrões de qualidade em cada etapa do projeto.

6. O gerenciamento de recursos do projeto pode incluir a contratação dos membros certos para a equipe, a designação dos membros certos e, em alguns casos, o treinamento de membros da equipe para a realização de novas tarefas. 

7. O gerenciamento de comunicações do projeto envolve a criação de um plano de comunicação e a manutenção das linhas de comunicação necessárias. 

8. O gerenciamento de riscos do projeto envolve a avaliação e a preparação para riscos potenciais e deve ser realizado em todas as etapas do projeto, até mesmo quando/se os planos mudarem no meio do projeto.

9. Gerenciamento de compras de projetos significa administrar todo o planejamento e a execução da contratação de pessoal, compra de materiais, criação de declarações de trabalho com contratados etc. 

10. O gerenciamento das partes interessadas do projeto envolve tudo, desde determinar as partes interessadas a avaliar a função e o resultado desejado no projeto e definir expectativas claras entre as partes interessadas e todo o pessoal envolvido. 

Confira a imagem abaixo para uma visão completa.

Desde a construção das Grandes Pirâmides de Gizé até o lançamento de um novo aplicativo, todo o gerenciamento de projetos bem-sucedido requer intenção e uma estrutura para ir do conceito à conclusão. O Project Management Book of Knowledge fornece exatamente essa estrutura e é uma ferramenta inestimável para gestores de projeto experientes e em ascensão.