Imaginez que votre équipe soit chargée d’un gros projet et que vous entendiez ces deux mots redoutés : délai serré. Bien qu’il soit tentant de se mettre au travail immédiatement dans ces conditions, ou dans n’importe quel autre contexte d’ailleurs, vous risqueriez de perdre encore plus de temps sur le long terme.

Un plan projet peut - et doit - être utilisée pour toute nouvelle initiative. Que vous gériez des projets d’ingénierie technique ou de développement et de conception d’applications, un plan de projet peut vous aider à optimiser votre temps de travail afin d’avancer plus rapidement.

Qu’est-ce qu'un plan projet ?

Un plan projet est plus que l’établissement d’un calendrier. Il s’agit d’un processus de gestion de projet au cours duquel vous définissez la portée, les objectifs, les dépendances et les tâches nécessaires pour répondre aux besoins de vos collaborateurs tout en soutenant efficacement votre équipe tout au long du processus.

Un plan projet est la deuxième phase du cycle de vie de la gestion de projet telle que définie par le Project Management Body of Knowledge (PMBOK). 

Le PMBOK définit cinq étapes : 

• Lancement
• Planification
• Exécution
• Surveillance et contrôle
• Clôture

Un plan de projet est une approche prospective et globale qui permet de régler les détails avant le début du projet, afin que votre équipe puisse se consacrer davantage sur leurs travail et passer moins de temps à trier les informations et à déterminer les responsabilités par la suite. Un plan projet est souvent méticuleux, mais à juste titre. Il permet de clarifier l’idée du projet avec son contexte et de préciser qui fait quoi, ce qui sera fait et quand, et comment vous aborderez chaque tâche.

Que vous mettiez à jour votre infrastructure informatique ou que vous lanciez une version mobile de votre site Web, votre plan de projet fera office de schéma directeur et peut devenir l’un des moyens les plus importants pour guider le processus de gestion de votre projet du début à la fin.

Identifier les ressources nécessaires

Les ressources peuvent être à la fois humaines et non humaines (temps, argent, personnel, connaissances ou encore compétences). Identifiez la capacité et la demande pour chaque ressource et comment ces données affecteront l’attribution des rôles et des tâches. Par exemple, vous devrez peut-être prendre en compte l’accès à des licences logicielles particulières et le temps dont dispose votre personnel par rapport à d’autres projets en cours. Faire cela dès le départ vous aidera à gérer efficacement vos ressources tout au long du projet.  

Délimiter les rôles de chacun

Évitez les questions d’affectation et de responsabilités en délimitant les rôles dès le début et en clarifiant qui fera quoi et quand. Vous pouvez mieux gérer les livrables lorsque vous visualisez et suivez les dépendances et les transferts. Utilisez un diagramme swimlane pour décrire le processus à suivre dans le cas de responsabilités partagées entre différentes équipes, depuis vos équipes de conception et d’ingénierie logicielle jusqu’aux services d’assurance qualité et UX.

Fixer une chronologie et le planning

La chronologie de votre projet doit comprendre plus que les dates de début et de fin. Vous devez planifier chaque partie du projet, des phases de développement aux phases de déploiement. Cela vous aidera à communiquer les progrès à vos partenaires tout en permettant à votre équipe de surveiller son avancement et ses échéances. Pour examiner de plus près chaque sprint ou période du projet, vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt, qui vous aidera à voir plus clairement les jalons à chaque étape du projet afin de garder votre équipe sur la bonne voie.

Utilisez un work breakdown structure pour reconstituer clairement tout le travail nécessaire à la réalisation du projet. Cela vous aidera à identifier les tâches qui doivent être attribuées, à estimer les coûts, à identifier les dépendances et à définir un calendrier précis.

Gardez à l’esprit une vue d’ensemble du projet sans perdre le contrôle des nombreuses tâches nécessaires pour l’accomplir. La gestion de projet seul peut s’avérer délicate, mais un plan de projet détaillé associé aux modèles Lucidchart appropriés vous aide à anticiper et à atténuer les risques tout en utilisant efficacement les ressources de votre équipe. Lorsque vous planifiez tôt et restez organisé et collaboratif du début à la fin, vous pouvez être plus stratégique et rendre les projets aussi parfaits que possible du premier coup.

Pourquoi faire un plan de projet ?

Un plan de projet bien conçu peut faciliter la prise de décision et atténuer la part d’incertitude inhérente à la gestion de projet. Votre plan de projet constitue en quelque sorte votre roadmap vers votre succès. Il permet à vos collaborateurs de mieux comprendre toutes les étapes du projet et d’éviter les incertitudes et les confusions au cours de la phase d’exécution.

Un plan projet vous aide aussi à :

• identifier les acteurs clés ;
• s’assurer que les projets sont conformes aux objectifs de l’entreprise ;
• établir très tôt les coûts, le calendrier, la liste des livrables et les échéances ;
• identifier les ressources ;
• communiquer et collaborer avec les parties prenantes.

Un plan de projet doit être un document vivant qui comprend toutes les informations relatives au processus et qui est mis à jour à mesure que le projet évolue. Idéalement, votre plan doit être accessible à l’équipe et aux parties prenantes pour qu’elles puissent s’y référer à n’importe quel moment, afin d’assurer une collaboration et une communication sans faille. En utilisant une plateforme de collaboration visuelle basée sur le cloud comme Lucidchart, vous pouvez communiquer et visualiser tous les éléments, de la chronologie du projet aux dépendances, en passant par les transferts de responsabilités.

Comment faire un plan de projet

Le niveau de détail requis dans votre plan variera en fonction de la complexité du projet et de l’entreprise. Cependant, avant de démarrer, vous devez identifier et rencontrer les parties prenantes lors d’une réunion de lancement. À partir de là, vous saurez comment créer un plan de projet parfaitement adapté pour guider votre équipe du début à la fin.

Suivez ce modèle de plan de projet pour déterminer ce qui est nécessaire et comment étoffer au mieux chaque élément :

• Définir la portée
• Définir les objectifs
• Identifier les livrables
• Identifier les ressources
• Délimiter les rôles
• Fixer une chronologie et un calendrier

Définir la portée

La portée du projet est le stade où la partie prenante et l’équipe de projet se mettent d’accord sur l’énoncé et sur la qualité du travail. Votre portée doit être une brève description des principales caractéristiques ou fonctions, des inclusions/exclusions et des contraintes éventuelles, telles qu’un budget ou une chronologie stricte.

Parce qu’il y a tellement d’éléments évolutifs à définir dans la portée d’un projet, la visualiser peut vous aider à clarifier les détails et à mettre les parties prenantes au courant plus rapidement. Le tableau blanc virtuel et la bibliothèque de modèles de planification de projet de Lucid vous aideront à vous lancer. Par exemple, utilisez un modèle de roadmap projet ou un modèle de graphique PERT pour visualiser votre projet et cartographier les principales dépendances, contraintes et estimations de durée pour chaque tâche.

Définir vos objectifs

Fixez vos objectifs en fonction de la portée de votre projet. Vous pouvez avoir plus d’un objectif, mais chacun doit respecter les critères SMART : spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporel. En d’autres termes, vos objectifs doivent se concentrer sur ce qui est nécessaire pour atteindre le résultat final souhaité dans les délais et dans les limites du budget. Découvrez comment définir efficacement des objectifs ici.

Identifier vos livrables

Les livrables sont les résultats tangibles générés afin d’atteindre les objectifs de votre projet. Certains livrables dépendent par nature d’autres livrables. Par exemple, si votre objectif est de développer un nouveau site Web, vous devrez créer une maquette qui dépend elle-même d’un wireframe.

Vous pouvez visualiser toutes vos tâches et dépendances à l’aide d’un diagramme de Gantt pour faire avancer les projets interfonctionnels sans perdre de temps. Tracez les étapes clés de votre projet (ou toutes les étapes importantes nécessaires à la réalisation du projet en cours de route) qui vous permettront de contrôler votre progression.

Les équipes peuvent commenter directement et en temps réel votre diagramme Lucidchart pour documenter les progrès et communiquer les modifications ou les retards de certaines tâches, ou qu’elles se trouvent et à tout moment.