Une organisation bien gérée reconnaît l’importance de l’efficacité. L’efficacité est en effet clé pour renforcer la satisfaction des employés, améliorer le chiffre d’affaires et accélérer les résultats. L’automatisation des flux de travail est un excellent moyen d’accélérer l’optimisation des processus au sein de votre entreprise. En effet, elle vous aide à réduire les erreurs humaines et améliorer le processus d’intégration, tout en réduisant les tensions et les redondances.

Nous allons vous apprendre à identifier les processus de votre organisation qui peuvent être automatisés et à mettre en place cette automatisation. L’objectif de cette démarche est de permettre aux employés et à la direction de se concentrer sur la croissance de l’entreprise en travaillant de manière intelligente.

Qu’est-ce que l’automatisation des flux de travail ?

L’automatisation des workflows ou flux de travail consiste à automatiser certaines parties de votre activité pour qu’elles se déroulent de manière autonome. C’est la version concrète des règles de type « Si... alors... ».

Par exemple, si vous enregistrez un nouveau prospect, vous pouvez automatiser l’envoi d’un e-mail de bienvenue plutôt que de le rédiger et de le transmettre manuellement. Vous pouvez ensuite mettre en place un flux de travail automatisé pour envoyer un e-mail de suivi trois jours après le premier. Tout ceci se fait sans intervention humaine, ce qui libère vos employés et leur permet de se consacrer aux tâches qu’ils préfèrent, comme réfléchir de manière créative, résoudre des problèmes et commander des pizzas.

Comment automatiser vos flux de travail

Vous ne pouvez pas automatiser sans analyse préalable. En effet, si vous ne connaissez pas les détails des processus actuels de votre organisation, l’automatisation ne servira qu’à renforcer leur inefficacité. Suivez les étapes ci-dessous pour créer un workflow automatisé qui améliore réellement vos processus métier.

Vous avez besoin d’un petit rappel ? Consultez la définition d’un flux de travail et les avantages des processus reproductibles.

1. Identifier les domaines qui doivent être améliorés

Vous ne serez pas en mesure d’automatiser vos processus tant que vous ne connaîtrez pas ceux qui sont déjà en place. Par conséquent, vous devez commencer par les modéliser et par analyser vos flux de travail. Cette étape peut paraître complexe, mais rassurez-vous : nous sommes là pour vous accompagner !

Si vous êtes novice en modélisation de processus, consultez cette page. Lucidchart dispose d’une bibliothèque complète de modèles gratuits que vous pouvez utiliser pour trouver un exemple adapté à chaque poste de votre organisation. Ces diagrammes peuvent être actualisés en temps réel et partagés facilement afin de recueillir à tout moment les commentaires de vos collaborateurs et de vos dirigeants. Notre plateforme se veut d’une simplicité extrême : vous pourrez documenter vos flux de travail sans perdre de temps à vous familiariser avec une nouvelle interface.

À cette étape, la visualisation est essentielle. Il n’est pas judicieux de vous contenter de supposer quels éléments de votre flux de travail sont inefficaces et de tenter de les automatiser. Armé d’une représentation visuelle de vos flux de travail, vous pouvez facilement justifier ces inefficacités et obtenir ainsi l’adhésion de la direction et des employés.

2. Définir ce que vous allez retirer de l’automatisation du workflow

Formulez par écrit ce que vous cherchez à obtenir en automatisant votre flux de travail. Commencez par expliquer ce qui manque dans votre processus actuel ou ce qui le rend inefficace. En ayant une idée claire du problème, vous pouvez illustrer les avantages de sa résolution pour l’entreprise. Cet objectif doit être le principe directeur de chaque étape du processus d’automatisation des flux de travail, de l’idéation à la mise en œuvre.

Voici un exemple concret de ce que pourrait être ce processus : imaginons que vous ayez créé des modèles de flux de travail pour les ventes et que vous ayez constaté que le processus de collecte et de qualification des prospects est d’une inefficacité rare. Vous disposez peut-être de nombreux clients potentiels, mais vos vendeurs perdent beaucoup de temps à identifier lesquels sont pertinents et intéressants.

Vous avez décidé de déployer un logiciel plus performant pour résoudre ce problème et aider vos vendeurs à renforcer leurs échanges avec les prospects prometteurs. Dans ce cas, votre objectif final est d’augmenter les recettes et d’améliorer le taux de conclusion des ventes (car votre équipe commerciale se concentre sur des prospects intéressants). En l’absence d’objectif défini, vous n’auriez aucun moyen de mesurer l’efficacité de votre processus.

Voici un autre exemple : imaginons que vous dirigiez une entreprise dont une grande partie des interactions avec les clients provient de Facebook. Vos clients envoient régulièrement des messages à l’entreprise via sa page Facebook et votre responsable réseaux sociaux passe une grande partie de ses journées à y répondre sur Messenger. Dans ce contexte, optimiser le processus pourrait consister à libérer votre collaborateur pour qu’il puisse produire davantage de contenu. Vous pouvez par exemple déployer un bot pour répondre aux messages Facebook, permettre à votre agent d’avoir plus de temps libre et mesurer l’augmentation du contenu produit.

Le fait est que, sans définir l’objectif, vous ne pouvez pas déterminer si vous l’avez atteint.

3. Commencer par le plus simple

Il est important de savoir que les flux de travail que vous avez définis comporteront de nombreuses lacunes. Si ces faiblesses vous paraissent trop nombreuses et que vous ne savez pas par quel bout prendre l’automatisation d’un processus métier, classez vos flux dans Lucidchart à l’aide de couleurs. Par exemple :

• Vert = facile à automatiser, rentabilité élevée
• Jaune = facile à automatiser, rentabilité faible
• Rose = difficile à automatiser, rentabilité élevée
• Rouge = difficile à automatiser, rentabilité faible

Une fois que vous avez mis en place ce système de classement par couleur, il ne vous reste plus qu’à commencer par automatiser les éléments verts. Une fois que ces parties de votre flux de travail auront été correctement mises en œuvre et optimisées, vous pourrez passer aux flux jaunes ou roses.

Ce système vous aide à reconnaître les aspects de votre flux de travail qui doivent être automatisés en premier et ceux qui n’ont pas besoin de l’être (ou dont l’automatisation serait une corvée inutile). L’automatisation ne se fait pas du jour au lendemain : il est préférable de l’approcher comme un processus d’amélioration plutôt qu’une transformation brutale.

Notez également qu’il existe de nombreuses solutions d’automatisation destinées à vous faciliter la tâche, par exemple Zapier, HubSpot, Wrike et KiSSFLOW. Choisissez un logiciel qui fonctionne parfaitement avec les applications que vous utilisez déjà : par exemple, Lucidchart est intégré à Zapier, ce qui vous permet de recueillir les données de plus de 1 000 applications et de suivre précisément vos processus avec des visuels.

4. Obtenir l’adhésion de toutes les parties

Vous avez réussi les étapes 1 et 2 en détaillant vos flux de travail actuels et en repérant les inefficacités que vous pouvez facilement automatiser. Il est maintenant temps d’annoncer la nouvelle à vos collaborateurs.

Ici encore, Lucidchart s’avère très utile : il est beaucoup plus facile de schématiser aux employés l’automatisation d’un processus métier que de leur expliquer. De plus, si vous utilisez Lucidchart pour représenter vos flux de travail, vous pouvez facilement basculer entre différents calques grâce aux zones cliquables pour présenter à vos interlocuteurs le flux de travail actuel et sa version automatisée. Une fois que vos collaborateurs auront compris que les choses vont s’améliorer, ils seront beaucoup plus susceptibles d’être enthousiasmés à l’idée de ces changements et de participer à leur mise en œuvre.

Il y a de fortes chances que les changements que vous mettrez en œuvre nécessitent un logiciel d’automatisation des flux de travail, et c’est là que la formation devient indispensable. Au lieu de présumer que cette formation aura lieu lors d’une réunion, vous pouvez envoyer un questionnaire pour demander à vos employés le type de formation qu’ils préfèrent. Des styles d’apprentissages différents requièrent des styles d’enseignement différents. Ainsi, si dans certains cas une formation pratique est préférable, d’autres employés bénéficieront d’une documentation écrite à laquelle ils pourront se référer en temps utile.

Et voilà ! Le cadrage et la mise en œuvre de l’automatisation des flux de travail demandent quelques efforts, mais ses résultats sont extraordinaires. Grâce à elle, vos collaborateurs pourront se concentrer sur les tâches importantes et non les corvées redondantes telles que l’envoi d’e-mails de suivi et de relance de panier. Avec la contribution de chacun, la totalité de votre entreprise peut adopter ces processus et se libérer des flux de travail laborieux et inefficaces.