Si alguna vez formaste parte de un equipo cuya tarea era completar un proyecto en determinado periodo, ya sabes la importancia de una dirección de proyectos eficiente. Se necesitan todas las herramientas y los recursos que estén disponibles para lograr cumplir con los requisitos del proyecto.

Al margen de su complejidad, varios tipos de proyectos, como construir una casa, diseñar un cohete, organizar una fiesta de graduación o producir una película, comparten pasos similares. Por eso, a lo largo del tiempo, los directores de proyecto y los líderes intelectuales pertinentes identificaron aquellos pasos clave coincidentes. Estos pasos se categorizaron en una guía o colección de estándares, prácticas recomendadas y procedimientos a los que se conoce como “Fundamentos para la Dirección de Proyectos“ o “PMBOK”, por sus siglas en inglés.

Publicada por primera vez en 1996 por el Project Management Institute (PMI) y actualmente disponible en su sexta edición, esta guía ayuda a los directores de proyecto a obtener los resultados adecuados. Obtén más información sobre la dirección de proyectos según la Guía del PMBOK.

Echa un vistazo más detallado a nuestra matriz del PMBOK.

¿Qué es la Guía PMBOK? 

En casi todas las industrias se requiere cierto nivel de dirección de proyectos. Sin embargo, como la profesión de director de proyectos se desarrolló con la aparición de las grandes industrias, la tecnología y el comercio, y las principales infraestructuras que los respaldan, la Guía del PMBOK se creó como una metodología consolidada sobre cómo abordar la dirección de proyectos. Creada y actualizada por PMI, la Guía del PMBOK es un manual en el que se identifican las características frecuentes de un proceso de dirección de proyectos.

Una buena manera de entender de qué se trata la Guía del PMBOK del PMI es mediante su comparación con el método científico. De la misma forma en que los científicos de disciplinas no relacionadas pueden llevar a cabo los mismos experimentos por medio del método científico —hacen observaciones, forman una hipótesis, diseñan y realizan experimentos, aceptan o modifican la hipótesis, establecen una conclusión, y desarrollan una norma o teoría—, los directores de proyecto pueden utilizar la Guía del PMBOK para garantizar el seguimiento de procesos de dirección que hayan resultado exitosos en el pasado o, incluso, como una manera de perfeccionar sus propios procesos de dirección de proyectos.

5 Grupos de procesos según la Guía del PMBOK

En la versión más reciente de la Guía del PMBOK, se identifican 49 procesos de dirección de proyectos que, a su vez, se desglosan en cinco grupos de procesos:

1. Inicio
2. Planeación
3. Ejecución
4. Supervisión y control
5. Cierre

1. Inicio

En esta parte del proceso, los directores de proyecto definen el alcance y los objetivos. Para ello, establecen sus expectativas con respecto a los resultados y, así, pueden lograr una aceptación más rápida.

Durante esta fase, pueden probarse la factibilidad y el posible rendimiento de la inversión de un proyecto por medio de un estudio de factibilidad. El objetivo final es la aprobación de las partes interesadas. Este paso en la planificación de un proyecto es fundamental, ya que las partes interesadas deben aprobar el acta de constitución del proyecto y garantizar que el resultado final cumpla con los objetivos de la organización involucrada. 

Este también es el momento en el que se designa un director de proyecto y un plan de sucesión por si el director original debe reemplazarse en la mitad del proyecto.

2. Planificación

Durante la fase de planificación, los directores de proyecto desarrollan el plan de dirección del proyecto y se aseguran de que los equipos cumplan con las metas fundamentales para completarlo. Determinan el alcance pormenorizado del proyecto, hacen estimaciones sobre los materiales necesarios y los asignan, prevén los riesgos, y fijan el cronograma, las metas y el presupuesto.

En la fase de planificación, se amplía lo determinado en la fase de inicio. Se analiza exactamente lo que se necesita para completar el proyecto y se tienen en cuenta variables, como el costo y el personal identificado. En esta instancia, los directores de proyecto crean una estructura de desglose del trabajo (EDT) y pueden utilizar cronogramas o cuadros de la Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT) para justificar todas las actividades y dependencias y, así, desarrollar un plan.

3. Ejecución

En su mayoría, se considera que la fase de ejecución es la más importante. Sin embargo, si bien es importante, esta fase también puede resultar una pérdida de tiempo y energía sin una correcta planificación. La planificación del proyecto establecida en la fase anterior servirá de guía para completarlo.

Durante la ejecución, se debe dirigir a los equipos, supervisar el cumplimiento del cronograma y cumplir con el presupuesto y los tiempos establecidos. Los mejores directores de proyecto también logran un equilibrio con respecto a la participación de las partes interesadas y garantizan que cada paso se dirija hacia los resultados dispuestos en la fase de inicio.

4. Supervisión y control

Cuando el proyecto ya está en marcha, los directores de proyecto deben hacer un seguimiento de su progreso y abordar cualquier desafío que pueda presentarse para completar el proyecto de acuerdo con las expectativas. En esta fase, aparecen las métricas: se realiza un análisis detallado de la ejecución del proyecto en comparación con su planificación y sus resultados para obtener una guía. Algunas tareas clave de esta fase son la revisión del presupuesto, la reevaluación de los costos y la confirmación de que los procesos dependientes se ajustan al cronograma.

Los procesos de los proyectos se miden en función de indicadores de rendimiento claves (KPI), lo que brinda a los directores de proyecto información clave para la toma de decisiones sobre la entrega del proyecto y el gasto de tiempo, dinero y energía. Asimismo, los ayuda a determinar si los flujos de trabajo deben actualizarse. 

5. Cierre

En el momento del cierre de un gran proyecto, lo más importante para tener en cuenta es determinar si el proyecto se completó de conformidad con el presupuesto y el tiempo establecidos. En un cierre adecuado, el director de proyecto debe actuar con debida diligencia para garantizar que todos los procesos finalicen y no se desperdicien más recursos. Es decir, debe cancelar envíos de materiales restantes o devolver el equipo alquilado. 

Otra parte fundamental del cierre de un proyecto que se menciona en la Guía del PMBOK es la evaluación de las virtudes y las falencias del proyecto: ¿qué procesos resultaron exitosos? ¿En qué áreas debe mejorarse y cómo pueden optimizarse en el futuro? 

Responder estas preguntas es esencial para crear flujos de trabajo más eficientes. Los mejores directores de proyecto irán un paso más allá e identificarán a los miembros de equipo clave. Incluso, otorgarán premios por rendimiento. Aunque parezca insignificante, esto trae enormes beneficios: a todas las personas les gusta sentirse valoradas por su arduo trabajo y su contribución, y el reconocimiento público puede ser una valiosa motivación para futuros equipos. 

Obtén más información sobre las fases de proyectos establecidas en la Guía del PMBOK más comunes y aprende cómo tu equipo puede completar proyectos de forma más eficiente.

Áreas de conocimiento de la Guía PMBOK del PMI

Además de los cinco grupos de procesos, en la sexta edición de la Guía del PMBOK se presenta una organización de los procesos en diez áreas de conocimiento:

1. En la gestión de la integración del proyecto, se incluyen tareas de unificación que implican catalogar los pasos y los requisitos para completar el proyecto de forma adecuada.

2. En la gestión del alcance del proyecto, los directores de proyecto pueden determinar las tareas y los materiales de entrega que se requerirán para completar el proyecto.

3. En la gestión del tiempo del proyecto, se trabaja con la eficiencia de los recursos. Los directores de proyecto deben asegurarse de que los miembros de los equipos completen las tareas dependientes a tiempo para que todo el proyecto se desarrolle según lo planeado.

4. La gestión del costo del proyecto comienza con una predicción del costo de cada paso e, incluso, la elaboración de un presupuesto por si se presentan contratiempos o para compensar por cualquier obstáculo predecible. Sin embargo, el objetivo más importante es ajustarse al presupuesto establecido.

5. Con la gestión de la calidad del proyecto, se puede evitar la entrega del proyecto en condiciones inferiores a las esperadas. Para ello, se disponen estándares de calidad en cada paso.

6. En la gestión de los recursos humanos del proyecto, se puede incluir la contratación de los miembros de equipos adecuados, la designación de los equipos correctos y, en algunos casos, la capacitación de los equipos para que puedan realizar nuevas tareas. 

7. La gestión de las comunicaciones del proyecto implica crear un plan de comunicación y mantener las líneas de comunicación necesarias. 

8. La gestión de los riesgos del proyecto implica evaluar los riesgos potenciales y prepararse para ellos. Esto debe hacerse en cada paso, incluso cuando los planes cambian en la mitad del proyecto si fuera el caso.

9. La gestión de las adquisiciones del proyecto implica administrar la planificación y la ejecución de las contrataciones de personal, la compra de materiales, la elaboración de declaraciones de trabajo con contratistas, etc. 

10. La gestión de las partes interesadas del proyecto abarca la identificación de las partes interesadas para evaluar su rol y resultado deseado en el proyecto, y también el establecimiento de expectativas claras entre las partes interesadas y todo el personal involucrado. 

Para obtener una descripción general, consulta la siguiente imagen.

Desde la construcción de la Gran Pirámide de Guiza hasta el lanzamiento de una nueva aplicación, para que se logre una dirección de proyectos exitosa, debe haber una intención y un marco establecidos. De esa forma, se podrá convertir un concepto en una realidad. El marco necesario para tal fin se puede encontrar en la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos. Esta es una herramienta invaluable para directos de proyecto experimentados y en crecimiento.