一定の時間内にプロジェクトを完了させることを目指すチームで働いたことのある方なら、効果的なプロジェクト管理の重要性はよくご存知でしょう。プロジェクトを成功に導くためには、必要なツールやリソースすべてが揃っている必要があります。

住宅の建設、ロケットの設計、卒業パーティーの企画、映画の制作など、規模や複雑さの程度にかかわらず、あらゆる種類のプロジェクトには似たようなステップが存在します。これまで、この分野のプロジェクトマネージャーやソートリーダーたちは、経時的に重複する主なステップを特定してきました。これらのステップが、標準、ベストプラクティス、手順に分類されまとめられたものが「プロジェクトマネジメント知識体系」、いわゆる「PMBOK」です。

PMBOK は1996年にPMIによって発行され、現在では第6版を数え、プロジェクトマネージャーが成功を収めるための指針となっています。以下では、PMBOK第6版のガイドとしてPMBOK プロジェクトマネジメントの詳細やプロセス郡、知識エリアをご紹介します。

PMBOK マトリックスを詳しく確認してみましょう。

PMBOK とは？

事実上、どんな業界でもある程度のプロジェクト管理は必要です。しかし、大規模な産業、技術、商業と、それらを支える主要なインフラの登場に伴い、プロジェクト管理の職業は大きく発展し、プロジェクト管理への統合的なアプローチとして PMBOK が開発されました。PMBOK とは、プロジェクトマネジメント協会 (PMI) が作成・更新しているマニュアルで、プロジェクト管理プロセスで反復的に見られる特徴を明らかにものです。

PMI の PMBOK は、科学的手法に例えると理解しやすくなります。さまざまな分野の科学者が、観察し、仮説を立て、実験を計画・実行し、仮説を承認・修正して結論を出し、それを法則や理論に発展させる科学的手法に基づいて実験を行うのと同様に、プロジェクトマネージャーは、PMBOK を使って現行のプロジェクトが過去に成功したプロジェクト管理のプロセスに準拠していることを確認したり、自身のプロジェクト管理プロセスを改善することができます。

PMBOK のプロセス群

PMBOK の最新版では、プロジェクト管理のための49のプロセスを特定し、それらを以下の5つの PMBOK プロセス群に分類しています。

1. 開始
2. プランニング
3. 実行
4. 監視・コントロール
5. 終結

1. 立上げ

このプロセスで、プロジェクトマネージャーはプロジェクトで達成したい内容を明確にすることでプロジェクトのスコープと目標を定義すると、信頼を得やすくなります。

この段階では、フィージビリティスタディでプロジェクトの実現可能性と潜在的な ROI を検証することができ、最終的にはステークホルダーの認可を得ることが目標となります。プロジェクト計画におけるこの段階は、完成した結果が関係組織の目標を確実に満たすように、ステークホルダーはプロジェクト憲章を承認する必要があるため重要です。

また、この時点ではプロジェクトマネージャーを任命するほか、プロジェクトの途中でプロジェクトマネージャーが交代する場合の後継者育成計画も作成します。

2. 計画

計画段階では、プロジェクトマネージャーはプロジェクト管理計画を作成し、チームがプロジェクト完了のための重要なベンチマークを確実に達成できるようにします。チームはより詳細なプロジェクトのスコープを確立し、プロジェクトの資材の測定と配分、リスク、タイムライン、マイルストーンや予算の設定を行います。

計画段階では、立上げ段階での検討内容に加え、プロジェクトの完成に必要な内容、コストや人員などの変数を明確にしていきます。プロジェクトマネージャーはこの時点で作業分解構造 (WBS) を作成し、タイムラインや PERT 図を使ってすべてのアクティビティと依存関係を考慮し、スケジュールを作成します。

3. 実行

実行段階は最も重要であると思われがちですが、実行以前に適切な計画がなければ、時間とエネルギーを大幅に浪費することになりかねません。この前の段階で策定したプロジェクト計画がプロジェクトを完了するための指針となります。

実行段階では、チームを管理し、スケジュールを監視し、予算と時間の範囲内でプロジェクトを遂行します。優れたプロジェクトマネージャーは、ステークホルダーの関与についてもバランスをとり、開始段階で定めた成果に向けてプロジェクトの各ステップを確実に進めます。

4. 監視・コントロール

プロジェクトが動き出したら、プロジェクトマネージャーは進捗状況を把握し、発生した課題に対処しつつ、プロジェクトを想定通りに完成させていきます。この段階は、プロジェクトの実行状況をプロジェクト計画とプロジェクト成果に照らし合わせて鋭く分析する指標を中心に展開していきます。予算の検討やコストの見直し、従属プロセスがスケジュール通りに進んでいるかを確認するのはすべてこの段階での重要な要素です。

プロジェクトのプロセス評価は KPI (重要業績評価指標) で行います。プロジェクトの成果物、時間、資金、エネルギーの使用に関する意思決定のための重要な情報となり、ワークフローの更新の必要性を判断する上で役立ちます。

5. 終結

大きなプロジェクトの終了時には、プロジェクトが予算内、期限内に収まったかどうかが最優先の考慮事項になります。また、プロジェクトを成功裏に終えるには、プロジェクトマネージャーがデューデリジェンスを行い、すべてのプロセスが完了し、余材の配送のキャンセルやレンタル機器の返却など、追加のリソースを無駄にしていないかどうかを確認する必要があります。

PMBOK に記載されておりプロジェクトの終結におけるもう1つの重要なポイントは、プロジェクトの強みと弱みを評価することです。どのプロセスがうまくいったか？どの部分に改善が必要で、今後どのように最適化するかなどを検討します。

こうした評価から得られる情報があってこそ、ワークフローの効果を高めることができます。優秀なプロジェクトマネージャーはさらに一歩進み、重要なチームメンバーを特定し、業績に応じて表彰することもあります。一見ささいなことに思えますが、大きな成果をもたらします。誰もが自分の努力や貢献を評価されることを望んでおり、彼らを公の場で表彰するということは、今後のチームのモチベーションアップにもつながります。

一般的な PMBOK プロジェクトの段階の詳細を確認し、チームがより効率的にプロジェクトを完了する方法を学びましょう。

PMBOK の知識エリア

5つのプロセス群に加え、PMBOK 第6版ではプロセスを以下の10の知識エリアに整理しています。

1. プロジェクト統合マネジメント - プロジェクト全体をまとめるタスクが含まれ、プロジェクトを成功させるための手順や要件が分解されています。

2. プロジェクト スコープ マネジメント - プロジェクトマネージャーがプロジェクト完了に必要な作業と成果物を定義するのに役立ちます。

3. プロジェクト スケジュール マネジメント - リソースの効率化が含まれます。プロジェクトマネージャーは、プロジェクト全体を計画通りに進めるため、チームメンバーが従属タスクを時間通りに完了するのを確保する必要があります。

4. プロジェクト コスト マネジメント - プロジェクトの各ステップのコストの予測から始まり、問題に対応するための予算や予測しうる障害の補償も含まれます。しかし、最も重要な目的は既定の予算内に収めることです。

5. プロジェクト品質マネジメント - プロジェクトの各ステップで品質基準を確立し、成果物の質の低下を防ぎます。

6. プロジェクト資源マネジメント - 適切なチームメンバーの起用や適切なチームメンバーの配置、場合によっては、新しいタスクを実行するためのメンバーのトレーニングが含まれます。

7. プロジェクト コミュニケーション マネジメント - コミュニケーション計画を設定し、必要なコミュニケーションラインを維持することが含まれます。

8. プロジェクト リスク マネジメント - 潜在的なリスクを評価して準備し、プロジェクトの途中で計画が変更された場合も含め、プロジェクトのすべての段階で実施する必要があります。

9. プロジェクト調達マネジメント - 人員の採用、資材の購入、請負業者との作業明細書の作成などすべての計画と実行を管理することを意味します。

10. プロジェクト ステークホルダー マネジメント - ステークホルダーの特定から、プロジェクトでの役割と望ましい成果を評価し、ステークホルダーと関係者全員の間に明確な期待を設定することまですべてが含まれます。

概要は以下の画像をご覧ください。

ギザの大ピラミッドの建設から新しいアプリのリリースまで、プロジェクト管理を成功させるためには、概念段階から完成に至るまでの目的とフレームワークが必要です。PMBOK はまさにそのフレームワークを提供するものであり、経験豊富なプロジェクトマネージャーはもちろん、これからプロジェクトマネージャーを目指す人にとっても貴重なツールとなります。