Als je ooit in een team hebt gewerkt dat een project binnen een bepaalde tijd moest afronden, heb je gemerkt hoe belangrijk effectief projectmanagement is. Je hebt alle tools en middelen nodig om je project tot een goed einde te brengen.

Omdat verschillende soorten projecten, ongeacht hun omvang of complexiteit — zoals het bouwen van een huis, het ontwerpen van een raket, het organiseren van een bal, het produceren van een film enz. — allemaal gelijkaardige stappen doorlopen, hebben projectmanagers en visionaire leiders in de loop van de tijd de belangrijkste overlappende stappen kunnen identificeren. Deze stappen zijn gecategoriseerd in een verzameling normen, best practices en procedures die bekendstaat als de Project Management Body of Knowledge, of kortweg 'PMBOK'.

De PMBOK, oorspronkelijk gepubliceerd door het PMI in 1996 en inmiddels toe aan zijn 6e editie, leidt projectmanagers nog steeds naar succesvolle resultaten. Meer informatie over PMBOK-projectmanagement.

Bekijk onze PMBOK-matrix eens van dichterbij.

Wat is het PMBOK model? 

Bijna alle sectoren vereisen een zekere mate van projectmanagement. Door de komst van de grote industrie, technologie, handel en grote infrastructuren die deze ondersteunen, ontwikkelde ook de PMBOK zich als een vaste methode om projectmanagement te benaderen. PMBOK, die door het Project Management Institute is opgesteld en bijgewerkt, is een handleiding waarin de herhaalde kenmerken van het projectmanagementproces zijn vastgelegd.

Een goede manier om de PMBOK van het PMI te begrijpen is door deze te vergelijken met de wetenschappelijke methode. Wetenschappers van verschillende disciplines kunnen allemaal experimenten uitvoeren volgens de wetenschappelijke methode: observeren, een hypothese formuleren, experimenteren, de hypothese aanvaarden of wijzigen, een conclusie trekken en deze uitwerken tot een wet of theorie. Projectmanagers kunnen de PMBOK gebruiken om te verzekeren dat zij voortbouwen op vroegere, succesvolle projectmanagementprocessen, of zelfs gebruiken als een manier om hun eigen projectmanagementprocessen te verfijnen.

BMBOK process groups

De meest recente versie van het PMBOK onderscheidt 49 projectmanagementprocessen, die zijn onderverdeeld in vijf PMBOK-procesgroepen:

1. Initiëren
2. Planning
3. Uitvoeren
4. Monitoren en beheren
5. Afsluiten

1. Initiëren

In dit deel van het proces definiëren projectmanagers het bereik en de doelen van het project. Door te bepalen wat ze willen bereiken met het project, kunnen ze gemakkelijker steun krijgen.

Tijdens deze fase kunnen de haalbaarheid en de potentiële ROI van een project worden getest door middel van een haalbaarheidsstudie; het uiteindelijke doel is de goedkeuring van de stakeholders. Deze stap van de projectplanning is cruciaal, omdat de stakeholders hun goedkeuring moeten geven aan het projectcontract, zodat het eindresultaat voldoet aan de doelstellingen van de betrokken organisatie. 

Op dit moment wordt ook een projectmanager aangesteld en een opvolgingsplan opgesteld voor het geval dat het projectmanagement halverwege het project moet veranderen.

2. Planning

Tijdens de planningsfase ontwikkelen projectmanagers een projectmanagementplan om ervoor te zorgen dat de teams voldoen aan essentiële benchmarks om het project te voltooien. Zij bepalen de projectomvang op een gedetailleerder niveau, meten en verdelen projectmateriaal en bepalen risico's, tijdlijnen, mijlpalen en budget.

De planningsfase bouwt verder op de initiatiefase en bepaalt precies wat er nodig is om het project af te ronden, waarbij variabelen zoals kosten en personeel worden aangegeven. In deze fase creëren projectmanagers een work breakdown structure (WBS), en kunnen zij tijdlijnen of PERT-diagrammen gebruiken om alle activiteiten en afhankelijkheden in een planning op te nemen.

3. Uitvoeren

De meeste mensen beschouwen de uitvoeringsfase als de belangrijkste, terwijl de uitvoering eigenlijk veel tijd en energie kost zonder een goede planning. Het projectplan dat je in de voorgaande fase hebt opgesteld, helpt je om het project te voltooien.

De uitvoering bestaat uit het aansturen van teams, het monitoren van tijdlijnen en binnen het budget en het tijdsbestek blijven. De beste projectmanagers zorgen ook voor een evenwichtige betrokkenheid van de stakeholders, door ervoor te zorgen dat elke stap van het project bijdraagt tot de beoogde resultaten van de initiatiefase.

4. Monitoren en beheren

Zodra het project van start is gegaan, moeten projectmanagers de voortgang bijhouden en alle uitdagingen die zich voordoen oplossen om het project volgens plan te voltooien. In deze fase staan de statistieken centraal: een nauwkeurige analyse van de projectuitvoering ten opzichte van de projectplanning en de projectresultaten is de leidraad. Het is in deze fase ook belangrijk om rekening te houden met het budget, de kosten opnieuw te evalueren en ervoor te zorgen dat de afhankelijke processen op schema liggen.

Projectprocessen worden gemeten aan de hand van KPI's (Key Performance Indicators), die projectmanagers belangrijke informatie bieden over de projectresultaten en de besteding van tijd, geld en energie, en hen helpen te bepalen of workflows moeten worden aangepast. 

5. Afsluiten

Bij de afsluiting van een groot project zijn de belangrijkste overwegingen of het project binnen het budget en op tijd is afgerond. Een succesvolle projectafsluiting houdt ook in dat de projectmanager de nodige zorgvuldigheid in acht neemt om ervoor te zorgen dat alle processen beëindigd zijn en er geen extra middelen verspild worden, zoals zendingen van overtollig materiaal annuleren of gehuurde apparatuur terugbrengen. 

Een ander essentieel onderdeel van projectafsluiting volgens het PMBOK, is het beoordelen van de sterke en zwakke punten van het project: welke processen werkten goed? Welke punten kunnen beter, en hoe zullen deze in de toekomst worden geoptimaliseerd? 

De antwoorden op deze vragen zijn essentieel om efficiëntere workflows te creëren. De beste projectmanagers gaan nog een stap verder door de belangrijkste teamleden te identificeren en zelfs prijzen uit te reiken voor hun prestaties. Deze kleine stap heeft veel voordelen: iedereen wil zich gewaardeerd voelen voor zijn of haar harde werk en bijdrage, en publieke erkenning kan een waardevolle motivatie zijn voor toekomstige teams. 

Meer informatie over de algemene PMBOK-projectfasen en hoe je team projecten efficiënter kan afronden.

PMBOK knowledge areas

Naast de vijf procesgroepen, verdeelt de zesde editie van de PMBOK de processen in tien kennisgebieden:

1. Integratiemanagement omvat taken die het hele project bij elkaar houden, waarbij de stappen en vereisten voor een succesvolle voltooiing van het project worden onderverdeeld.

2. Scopemanagement helpt projectmanagers het werk en de te leveren resultaten te definiëren die nodig zullen zijn om het project te voltooien.

3. Tijdmanagement impliceert een efficiënt gebruik van middelen. Projectmanagers moeten ervoor zorgen dat teamleden hun afhankelijke taken op tijd afronden, zodat het hele project op schema blijft.

4. Kostenmanagement begint met een kostenraming voor elke stap van een project en zelfs met budgettering voor ongelukken of compensaties voor voorspelbare obstakels. Maar de belangrijkste doelstelling is binnen een bepaald budget te blijven.

5. Kwaliteitsmanagement beschermt tegen ondermaatse resultaten door kwaliteitsnormen vast te stellen bij elke stap van het project.

6. Resource management kan bestaan uit het in dienst nemen van de juiste teamleden, het toewijzen van de juiste teamleden en soms ook uit het trainen van teamleden zodat ze nieuwe taken kunnen uitvoeren. 

7. Communicatiemanagement gaat over het opstellen van een communicatieplan en het onderhouden van de nodige communicatiekanalen. 

8. Risicomanagement omvat de beoordeling van en voorbereiding op potentiële risico's en moet in elke fase van het project worden uitgevoerd, ook wanneer/als de plannen halverwege het project veranderen.

9. Inkoopmanagement betekent het beheren van alle plannen en de uitvoering van het in dienst nemen van medewerkers, het aankopen van materialen, het opstellen van werkomschrijvingen met aannemers enz. 

10. Stakeholdermanagement heeft betrekking op alles: van het bepalen van de stakeholders tot het beoordelen van de functie en het gewenste resultaat van het project, en het stellen van duidelijke verwachtingen tussen de stakeholders en al het betrokken personeel. 

Bekijk de onderstaande afbeelding voor een volledig overzicht.

Van het bouwen van de grote piramides van Gizeh tot het lanceren van een nieuwe app: voor succesvol projectmanagement heb je een intentie en een structuur nodig om van concept naar voltooiing te gaan. Het Project Management Book of Knowledge biedt precies deze structuur en is een tool van onschatbare waarde voor zowel ervaren als beginnende projectmanagers.