Que vous travailliez sur un petit projet avec des objectifs modérés pour l'entreprise, ou sur un projet de plus grande envergure qui implique des initiatives de plusieurs services et qui a de vastes implications pour l’entreprise, il est essentiel de comprendre le cycle de vie de la gestion de projet. 

Découvrez les quatre phases du cycle de vie de la gestion de projet afin de garder votre projet organisé et sur la bonne voie, de son lancement à sa clôture.

Présentation du cycle de vie de la gestion de projet

Le cycle de vie de la gestion de projet décrit les processus de haut niveau nécessaires pour mener à bien un projet.

Il est possible d’éviter de gaspiller de l’argent et des ressources en adoptant une gestion de projet efficace, plus de la moitié des projets infructueux étant dus à des lacunes en matière de communication. Les différentes phases du cycle de vie de la gestion de projet consiste à avoir l’idée du projet, à définir ses objectifs, à planifier son exécution et à le mener à bien.

Les 4 phases du cycle de vie de la gestion de projet

Le cycle de vie de la gestion de projet est généralement décomposé en quatre phases : lancement, planification, exécution et clôture. Ces étapes représentent le parcours de votre projet du début à la fin.

Remarque : certaines approches comprennent également une cinquième phase (le contrôle ou le suivi), mais pour nos besoins, ces éléments sont couverts lors des phases d’exécution et de clôture.

1. Lancement

Pour commencer, vous devez identifier un besoin de l'entreprise, un problème ou une opportunité et réfléchir à la manière dont votre équipe peut y répondre, résoudre ce problème ou saisir cette opportunité. Au cours de cette étape, vous définissez un objectif pour votre projet, vous déterminez si le projet est réalisable et vous identifiez les principaux résultats attendus du projet.

Étapes de gestion de projet pour la phase de lancement

Les étapes de la phase de lancement du projet peuvent inclure les éléments suivants :

• Réaliser une étude de faisabilité : identifiez les problèmes principaux que votre projet va résoudre et déterminez si votre projet apportera la solution à ces problèmes.
• Identifier la portée : définissez l'ampleur et l'étendue du projet.
• Identifier les résultats : définissez le produit ou le service à fournir.
• Identifier les intervenants sur le projet : déterminez qui est concerné par le projet et quels peuvent être leurs besoins.
• Rédiger une étude d’opportunité : utilisez les critères ci-dessus pour comparer les coûts et les avantages potentiels du projet afin de déterminer s'il doit être mis en œuvre.
• Élaborer un énoncé des tâches : documentez les objectifs, la portée et les résultats que vous avez identifiés précédemment sous forme d’un accord de travail entre le responsable du projet et les collaborateurs impliqués dans le projet.

 

2. Planification

Une fois que le projet a été approuvé sur la base de votre étude d’opportunité, de l’énoncé des tâches ou du document de lancement du projet, vous entrez dans la phase de planification.

Cette phase du cycle de vie de la gestion de projet consiste à décomposer le projet en plus petites tâches, à constituer votre équipe et à planifier la réalisation des missions. Créez des objectifs plus modestes au sein de votre projet global, en veillant à ce que chacun d’entre eux soit réalisable dans les délais impartis. De plus petits objectifs permettent d’obtenir un fort potentiel de réussite.

Étapes de gestion de projet pour la phase de planification

Les étapes de la phase de planification du projet peuvent inclure les éléments suivants :

• Créer un plan de projet : identifiez le calendrier du projet, incluant les différentes phases, les tâches à accomplir et les contraintes éventuelles.
• Créer des diagrammes de workflow : représentez vos processus à l’aide de couloirs sur votre diagramme swimlane pour vous assurer que vos collaborateurs comprennent clairement leur rôle dans votre projet.
• Estimer le budget et créer un plan financier : estimez les coûts pour déterminer le montant à consacrer au projet afin d’obtenir un retour sur investissement maximal.
• Rassemblez les ressources : constituez votre équipe fonctionnelle à partir de viviers de talents internes et externes tout en veillant à ce que chacun dispose des outils nécessaires (logiciels, matériel, etc.) pour accomplir ses tâches.
• Anticiper les risques et les obstacles potentiels à la qualité : identifiez les problèmes susceptibles de bloquer votre projet tout en planifiant de limiter ces risques et de maintenir la qualité et les délais du projet.
• Tenir une réunion de lancement : intégrez votre équipe et présentez le projet dans ses grandes lignes afin que vos collaborateurs puissent se mettre rapidement au travail.

Commencez par décrire les différentes étapes et les responsabilités du processus en utilisant ce modèle de diagramme de flux de travail.

3. Exécution

Vous avez reçu l’approbation de l'entreprise, élaboré un plan et constitué votre équipe. Maintenant, il est temps de se mettre au travail. La phase d’exécution consiste à transformer votre plan en action. Le travail du chef de projet dans cette phase de cycle de vie de gestion de projet est de faire en sorte que les tâches se déroulent comme prévu, d’organiser les tâches des membres de l’équipe, de surveiller les délais et de s'assurer que le travail est accompli conformément au plan initial.

Étapes de la gestion de projet pour la phase d’exécution

Les étapes de la phase d’exécution du projet peuvent inclure les éléments suivants :

• Créez des tâches et organiser des flux de travail : affectez des aspects difficile du projet aux membres de l'équipe concernés, en veillant à ne pas les surcharger de travail.
• Informez les membres de l’équipe sur les tâches à accomplir : expliquez les tâches aux membres de l'équipe en leur fournissant les indications nécessaires pour les accomplir et en donnant une formation sur les processus, si nécessaire.
• Communiquez avec les membres de l’équipe, les clients et la direction : faites régulièrement le point avec toutes les parties prenantes du projet et à tous les niveaux.
• Contrôlez la qualité du travail : assurez-vous que les membres de l’équipe respectent leurs objectifs de temps et de qualité pour chaque tâche.
• Gérez le budget : surveillez les dépenses et respectez les engagements du projet en termes d’actifs et de ressources.

Si vous avez déjà mis en place un processus correctement documenté, l’exécution du projet sera beaucoup plus facile.

En fonction de la méthodologie de gestion de projet que vous utilisez, il existe plusieurs outils visuels que vous pouvez utiliser pour vous permettre de voir les résultats atteints et de vous assurer que votre projet reste sur la bonne voie. Cliquez sur les modèles de tableau Kanban et de diagramme de Gantt ci-dessous pour en savoir plus.

4. Clôture

Une fois que votre équipe a terminé de travailler sur un projet, vous entrez dans la phase de clôture. À cette étape, vous fournissez les résultats finaux, libérez les ressources du projet et déterminez la réussite du projet. Le fait que le travail principal effectué sur le projet soit terminé ne signifie pas que le travail du chef de projet soit terminé : il reste des choses importantes à faire, notamment évaluer ce qui a fonctionné ou non dans le cadre du projet.

Étapes de gestion de projet pour la phase de clôture

Les étapes de la phase de clôture du projet peuvent inclure les éléments suivants :

• Analysez la performance du projet : déterminez à l’aide d’une liste de contrôle préparée à l'avance si les objectifs du projet ont été atteints (tâches achevées, dans le respect des délais et du budget) et si le problème initial a été résolu.
• Analysez les performances de l’équipe : évaluez les performances des membres de l’équipe, notamment s’ils ont atteint leurs objectifs, ainsi que la rapidité et la qualité de leur travail.
• Documentez la clôture du projet : vérifiez que tous les volets du projet sont achevés et qu’il ne reste aucun détail à régler, et présentez un rapport aux membres les plus important.
• Réalisez un bilan post-réalisation : effectuez une évaluation finale du projet, en prenant en compte les enseignements appris pour des projets similaires à l’avenir.
• Comptabiliser le budget utilisé et non utilisé : attribuez les ressources restantes pour vos prochains projets.

En continuant à travailler sur le projet même lorsque celui-ci est terminé, vous pourrez assimiler tout ce que vous avez appris et l’appliquer à votre prochain projet.