Uma organização bem administrada conhece o valor da eficiência. Isso porque ela tem funcionários mais felizes, melhores resultados e produção mais rápida. A automação de fluxo de trabalho é uma forma de acelerar a otimização em toda a empresa. Reduzem-se os erros humanos e melhora-se o processo de integração, ao mesmo tempo que diminuem o estresse e a redundância.

Mostraremos como localizar os processos que podem ser automatizados na sua organização; em seguida, ensinaremos a automatizar esses processos. O resultado final é uma empresa cujos funcionários e gerência podem se dedicar à expansão dos negócios e à capitalização da engenhosidade.

O que é automação de fluxo de trabalho?

Automação de fluxo de trabalho é o processo de automatizar partes da empresa para fazerem tudo por conta própria. É a versão da vida real de “Se isso…, então isso…”

Se aparece um novo lead, por exemplo, você automatiza um e-mail de boas-vindas em vez de digitar e enviar manualmente o e-mail. Em seguida, você cria um fluxo de trabalho automatizado para enviar um e-mail de acompanhamento três dias após o e-mail inicial. Como tudo é feito sem intervenção humana, seus funcionários ficam livres para fazer o que preferirem, como pensar criativamente, resolver problemas ou pedir um pão de queijo.

Como automatizar o fluxo de trabalho?

Você só pode automatizar após investigar. Aliás, se você desconhecer os detalhes dos atuais processos na organização, a automação só aumentará a ineficiência. Siga as etapas a seguir para criar um fluxo de trabalho de automação que melhore, de verdade, os processos na sua empresa.

Precisa recuar um pouco? Confira a definição de fluxo de trabalho e os benefícios dos processos reproduzíveis.

1. Identifique as áreas a serem melhoradas

Só é possível automatizar um processo após saber quais processos já estão em vigor. Comece mapeando os processos atuais e execute a análise do fluxo de trabalho para, então, implementar melhor a automação no processo do fluxo de trabalho. Parece complicado, mas não se preocupe: ajudaremos você em cada etapa.

Se criar um processo de fluxo de trabalho é novidade para você, comece aqui. O Lucidchart tem uma biblioteca completa de modelos gratuitos para você encontrar, com facilidade, um modelo para cada função na sua organização. Os diagramas podem ser atualizados em tempo real e compartilhados para você receber comentários e auxílio dos colegas de trabalho e da gerência. Como nossa plataforma é incrivelmente intuitiva, você investe seu tempo documentando os fluxos de trabalho em vez de gastar tempo aprendendo um novo software.

Neste estágio, a visualização é fundamental. Antes de implementar a automação, não basta apenas imaginar quais partes do fluxo de trabalho são ineficientes. Todo fluxo de trabalho visual tem evidências de ineficiência, e isso é importante na hora de convencer a gerência e os funcionários.

2. Defina o que você ganhará com a automação

Coloque no papel o que você quer ganhar com a automação de fluxo de trabalho. Comece articulando o que falta ao processo atual ou como ele é ineficiente. Ao ter um esboço claro do problema, é possível mostrar como a solução beneficiará a empresa. Esse deve ser o princípio orientador em cada etapa do processo de automação de fluxo de trabalho, da concepção à implementação.

A seguir, damos um exemplo desse processo na vida real: digamos que você criou modelos de fluxo de trabalho para vendas e descobriu que o processo de coleta e qualificação de leads é incrivelmente ineficiente. Talvez você tenha muitos leads chegando, mas os vendedores passam tempo demais tentando determinar quais desses leads são qualificados e valiosos.

Você decidiu trocar o software de qualificação de leads para diminuir essa ineficiência e para os vendedores terem um contato melhor com leads melhores. Nesse caso, o objetivo final é aumentar a receita e a porcentagem de vendas efetuadas (pois a equipe de vendas trabalha apenas com leads promissores). Sem definir um objetivo, não tem como medir a eficiência do processo.

Outro exemplo: você administra uma empresa que tem muito envolvimento pelo Facebook. Os clientes costumam usar a página do Facebook para enviar mensagens para a empresa; assim, seu gerente de mídias sociais passa grande parte do dia respondendo às mensagens no Facebook Messenger. Nesse caso, sucesso pode ser liberar o gerente de mídias sociais para criar mais conteúdo. Você pode implementar um bot para responder às mensagens no Facebook, dar ao gerente de mídias sociais mais tempo livre e medir quanto conteúdo a mais foi gerado.

A questão é: sem definir a meta, é impossível determinar se você a atingiu.

3. Comece com o mais fácil

É importante ressaltar que haverá muitas ineficiências nos fluxos de trabalho definidos. Se você sofre com muitas ineficiências e não sabe por onde começar, recomendamos o Lucidchart para você criar, no fluxograma, cores que reflitam a prioridade. Por exemplo:

• Verde = fácil de automatizar, muito retorno
• Amarelo = fácil de automatizar, pouco retorno
• Rosa = difícil de automatizar, muito retorno
• Vermelho = difícil de automatizar, pouco retorno

Após criar um sistema de codificação por cores, basta usar o gráfico acima para começar a automatizar as seções verdes dos processos. Após essas seções do fluxo de trabalho serem implementadas e otimizadas, você já pode passar para o amarelo ou rosa.

Com esse sistema, você reconhece quais partes do fluxo de trabalho devem ser automatizadas primeiro e quais não precisam (ou não valem a pena) ser automatizadas. Como a automação não precisa ocorrer da noite para o dia, pense nisso mais como um processo de melhoria em vez de uma implementação tirânica do fluxo de trabalho.

Também vale a pena ressaltar as várias soluções de software de automação que facilitam o processo, como Zapier, HubSpot, Wrike e Kissflow. Recomendamos uma solução totalmente compatível com os aplicativos que você já usa: o Lucidchart, por exemplo, é integrado ao Zapier, que envia dados de mais de mil aplicativos para o Lucidchart e usa recursos visuais para você monitorar os processos em detalhes.

4. Convença os envolvidos

Você já dominou as etapas um e dois - detalhou os atuais fluxos de trabalho e identificou as ineficiências que podem ser facilmente automatizadas. Agora é hora de avisar os funcionários.

Esse é outro exemplo no qual o Lucidchart é útil: é muito mais fácil mostrar aos funcionários como o processo será automatizado do que dizer a eles. Além disso, ao usar o Lucidchart para mostrar os fluxos de trabalho, é possível alternar camadas e hotspots para mostrar ao público tanto o fluxo de trabalho atual como o fluxo de trabalho com as automações incorporadas. Ao verem as melhorias, os colaboradores ficam muito mais propensos a aceitar a mudança no fluxo de trabalho e a promover a implementação.

Há uma boa chance de a automação a ser implementada exigir um software de fluxo de trabalho de automação - é aí que entra o treinamento. Em vez de supor que o treinamento deva ocorrer durante a reunião, você pode enviar um questionário aos funcionários para opinarem como preferem ser treinados. Cada estilo de aprendizagem exige um estilo de ensino: em alguns casos, o treinamento prático é melhor, mas outros funcionários podem se beneficiar da documentação em texto para consulta durante o processo.

E é isso! A automação de fluxo de trabalho exige algum esforço para você definir e implementar, mas o retorno pode ser extraordinário. Os funcionários podem se dedicar ao trabalho relevante em vez das redundâncias, como e-mails de acompanhamento e lembretes sobre o carrinho de compra. E toda a empresa pode se dedicar a se estabelecer no espaço, em vez de ser prejudicada por fluxos de trabalho ineficientes.