優れた組織は、効率の価値を理解しています。効率的な組織では、従業員の満足度が高まり、収益が改善し、アウトプットが速くなるためです。ワークフローの自動化(オートメーション)は、全社的な最適化を加速させるための方法の一つで、人的ミスを削減し、オンボーディングプロセスを改善し、ストレスや重複を低減する上でも有効です。

この記事では、組織内で自動化できるプロセスを見つけ、実際にワークフローを自動化する方法を紹介します。最終的には、従業員と経営陣がビジネスの成長と創意工夫の活用に集中できる企業となることを目指します。

ワークフローの自動化とは？

ワークフローの自動化(オートメーション)とは、ビジネスの一部が人手を加えずに自律的に完了するよう自動化することを指します。IF-THEN 条件式を実世界に取り入れたものと言えます。

例えば、新規のリードが獲得できた場合、そのリードに送るウェルカムメールを手入力して送信する作業を自動化し、最初のメールから3日後にフォローアップメールを送るよう自動化されたワークフローを設定することができます。人手を介さずにすべてが完了するので、従業員は、創造的な思考や問題解決、ランチの注文など、本当にやりたいことに自由に取り組めるようになります。

ワークフローを自動化する方法

ワークフローを精査せずに自動化はできません。組織が現在採用しているプロセスの詳細を知らずに自動化を行っても、さらに非効率になるだけです。以下では、ビジネスプロセスを真の意味で改善できる自動化ワークフローの作成手順を紹介します。

ワークフローについておさらいするには、ワークフローの定義と反復可能なプロセスのメリットを確認してみましょう。

1. 改善すべき点を特定する

既存のプロセスを知らずにプロセスを自動化することはできません。まず、現在のプロセスをマッピングし、ワークフロー分析を行うことで、ワークフロープロセス自動化の導入効果を高められます。面倒そうな作業に思えますが、ステップ別に解説しますのでご安心ください。

ワークフロープロセスの作成が始めての場合は、ここからスタートしましょう。Lucidchart では充実の無料テンプレートライブラリを完備。組織のあらゆる役職に合ったテンプレートが見つかります。リアルタイムで更新され、簡単に共有できる図で、同僚や経営陣の意見を集めるのも手軽です。直感的に使えるプラットフォームで、ワークフロー記録に使うソフトウェアの習得にかかりがちな時間も不要です。

この段階で大切なのは「見える化」で、ワークフローの非効率な部分を想像するだけで自動化を進めようとするのは賢い方法ではありません。ワークフローを見える化することで非効率性を視覚的に実証でき、経営陣と従業員の両方からの賛同が得やすくなります。

2. ワークフローの自動化によって得られるものを明確にする

ワークフローの自動化で達成したいことを紙に書き出します。現在のプロセスにないものや非効率な点を明確にすることから始めましょう。問題の内容をはっきり示すことで、その問題の解決により会社にもたらされる利益も明確になります。最終的には、アイデア出しから実装まで、ワークフロー自動化プロセスの各段階の指針を確立することを目指します。

このプロセスは、実際には次のようになります。例えば、営業ワークフローのテンプレートを作成したところ、リードの収集と絞り込みのプロセスが非常に非効率的であることがわかったとします。リードの数自体は多いものの、営業担当者が条件に合った価値のあるリードを判定するのに時間がかかり過ぎているようです。

こうした非効率性を改善し、営業担当者をよりよいリードとつなげられるよう、より質の高いリード精査ソフトウェアを実装することを決めました。この場合、最終的な目標は、(確度の高いリードに絞り込むことで) 売上高を増やし、成約率を上げることとなります。こうして目標を定めてこそ、プロセスの効率を測定できるようになるのです。

もう一つ例を挙げてみましょう。Facebook で多数のエンゲージメントを得ているビジネスを運営しているとします。顧客から日常的に Facebook ページ経由でメッセージが送られてくるため、ソーシャルメディアマネージャーは1日の大半を Facebook Messenger のメッセージ対応に費やしています。この場合、コンテンツ作成に向けられる時間を増やせるよう、ソーシャルメディアマネージャーの手を空けることが成功となります。Facebook からのメッセージに回答するボットを導入することでマネージャーの手が空き、成功度はコンテンツの生成数で測定できるようになるのです。

つまり、目標を明確にしなければ、目標に到達したかどうかは判断できないのです。

3. 一番簡単そうなプロセスから始める

ここでは、定義したワークフローに多数の非効率性が潜んでいることを指摘することが大切です。あまりに非効率な点が多く、どこから手をつけるべきか分からない場合は、Lucidchart を使用して、以下のように必要性に合わせてフローチャート内で色分けをしてみましょう。

• 緑 ＝ 自動化しやすくリターンが大きい
• 黄 ＝ 自動化しやすくリターンが小さい
• ピンク＝自動化が難しくリターンが大きい
• 赤 ＝自動化が難しくリターンが小さい

色分けできたら、あとは上の図を参考にプロセスの緑の部分の自動化を始めます。ワークフローのこの部分の実装と最適化が完了したら、黄色やピンクの部分に移行できます。

こうした仕組みを使うことで、ワークフローの中で最初に自動化すべき部分、自動化が不要 (または自動化に非常に手間がかかり、それだけの価値がない) 部分を確認できます。自動化は一朝一夕に完了するものではありません。ワークフローの自動化を上から押し付けるのではなく、改善のプロセスと捉えて進めましょう。

また、Zapier、HubSpot、Wrike、KiSSFLOW など、このプロセスを簡単にしてくれる自動化ソフトウェアソリューションも多数あります。すでに導入しているソリューションとシームレスに連携するものを選ぶと便利です。例えば、Lucidchart は Zapier と連携しているので、1,000点以上のアプリのデータを Lucidchart に送信してビジュアルでプロセスを細かくモニタリングすることができます。

4. 全員に参加してもらう

ステップ1と2では、現在のワークフローを詳細に分析し、自動化しやすい非効率性を発見しました。次に、自動化の計画を従業員に伝えていきます。

ここでも Lucidchart が便利です。プロセスの自動化予定を言葉で説明するよりも、ビジュアルで見せた方がはるかに伝わりやすく、Lucidchart でワークフローをビジュアル化すれば、レイヤーやホットスポットを簡単に切り替えて現在のワークフローと自動化後のワークフローを比較して表すこともできます。従業員が業務の改善予定を視覚的に理解できれば、ワークフローの変更に関心を持ち、導入を支持してくれる可能性も高くなります。

自動化の実装に際して自動化ワークフローソフトウェアを導入することもあるでしょう。この場合、トレーニングが必要となります。トレーニングは必ずしも集合形式で行う必要はありません。従業員にアンケートを送付して希望するトレーニング方法を聞いてみることもできます。学びのスタイルによって、教え方も調整した方が効果的です。実践的なトレーニングが適した従業員もいれば、プロセスの実行時に参照できる文章主体のマニュアルを好む従業員もいるでしょう。

これで完了です！ワークフローの自動化の定義と導入には多少手間がかかりますが、非常に大きな成果が期待できます。従業員がフォローアップのメールやカートの決済リマインダーなどの定型作業から解放されて有意義な仕事に集中できるようになり、会社全体が非効率的なワークフローに妨げられることなく自社の市場での存在感の強化に取り組めるようになります。