Tentativas de melhorar seus negócios podem seguir esse mesmo padrão: você apresenta uma ótima ideia que irá realmente melhorar seus negócios e processos. Você comunica o plano ao seu supervisor, obtém aprovação e, em seguida, faz a mudança. Avance algumas semanas, e você descobrirá que as coisas voltaram a ser como eram antes.

Não importa se a ideia é muito boa, sem a implementação de um bom plano de melhoria de processos, a mudança não durará. Aprenda as etapas essenciais envolvidas em cada plano de melhoria de processos.

O que é melhoria de processos?

A definição de melhoria de processos é bastante simples. Significa o processo de identificar, analisar e melhorar os processos de negócios existentes. Colocado de forma mais simples, é dar uma olhada na sua organização e descobrir como você pode fazer melhor as coisas.

A melhoria de processos visa eliminar pontos fracos ou gargalos nas operações de negócios. Ao identificar esses pontos fracos, você ajuda sua empresa a:

• Reduzir o tempo de conclusão do processo.
• Melhorar a eficiência e a qualidade do processo.
• Eliminar esforços desperdiçados.
• Reduzir o atrito nos processos de negócios.
• Cumprir com à conformidade regulamentar.

Em última análise, a melhoria de processos é uma forma de sua empresa se tornar a melhor possível. Sem isso, a inovação se tornaria quase impossível.

7 etapas da melhoria de processos

Se você tem uma ideia para melhorar um processo de negócios, você deve colocá-la em prática. Para garantir que sua ideia se torne realidade, você precisa de um plano de melhoria de processos que utilize metodologias de melhoria de processos. Siga as sete etapas abaixo para começar (ou veja nossa postagem anterior no blog para conhecer metodologias específicas de melhoria de processos).

1. Mapeie o processo

Depois de selecionar um processo para ser melhorado, mapeie visualmente as etapas atuais para visualizar o processo como um todo e ajudar você a encontrar áreas para melhoramento. Considere mapear seu processo usando modelos de fluxograma de processo do Lucidchart.

2. Analise o processo

Após mapear o processo, analise cada etapa mais de perto. Use o mesmo diagrama da primeira etapa para identificar onde os problemas ocorrem. Observe as áreas em que ocorrem atrasos, onde você utiliza muitos recursos ou gasta muito dinheiro.

Um dos aspectos mais importantes dessa etapa é rastrear o problema até sua origem. Você precisa descobrir exatamente qual parte do processo está causando problemas para entender como corrigir o problema. Para uma camada adicional de investigação, use o método de análise de causa raiz ou o mapeamento de processos do Six Sigma.

3. Reprojete o processo

Agora reprojete o processo para eliminar os problemas que você identificou. É melhor concluir essa etapa junto com sua equipe. Eles garantirão que você tenha uma compreensão correta do processo antigo e que não se esqueça de nada. Fale com sua equipe sobre os problemas que você identificou e como pode resolver o problema. Você pode até fazer um brainstorming para ter ideias e acompanhar possíveis soluções. (Fica a dica: você pode abrir um mapa mental no Lucidchart para permitir que toda a equipe contribua com ideias em tempo real.)

Quando terminar o brainstorming, analise cada ideia para determinar se é a melhor solução. Pense em como sua equipe implementaria cada ideia, quanto tempo levaria e quais os possíveis riscos envolvidos.

4. Atribua recursos

Quem você precisa incluir para que a mudança aconteça? Pense nas equipes que serão afetadas por essa mudança. Talvez seja necessário conversar com gerentes ou colegas de outros departamentos se precisar de ajuda extra para implementar os novos processos.

Depois que você descobriu quem incluir, diga a eles o que está acontecendo e no que eles trabalharão. Explique o novo processo e como a mudança beneficiará a organização. Os mapas de processos que você desenvolveu anteriormente esclarecerão o processo e atuarão como uma referência para a equipe. Você pode até adicionar raias para delinear funções e responsabilidades.

5. Desenvolva um plano de melhoria de processos a ser implementado

Com os recursos atribuídos e uma solução escolhida, é hora de criar um plano de implementação. Seu plano, ou projeto de melhoria de processos, deve ser o mais detalhado possível. Você vai querer incluir os membros da equipe que você identificou da etapa anterior em seu plano. Liste as tarefas específicas nas quais cada um dos seus recursos trabalhará.

Em seguida, crie uma linha do tempo que mostre o começo e o término de cada tarefa. A criação de um plano detalhado de implementação do processo garante que seu plano seja executado até o fim.

6. Comunique e execute

Agora você está pronto para colocar seu plano em ação. Antes de passar para a fase de execução, comunique o plano à sua equipe. Mesmo que você já tenha discutido o novo processo, comunique seu plano para executar o trabalho. Manter sua equipe informada reduz a chance dela resistir ao novo processo.

Após comunicar o novo processo e plano para sua equipe, é hora de executar. Siga o plano que você criou e comece a fazer melhorias em seu processo.

7. Monitore e otimize

A melhoria de processos não é um evento que você realiza uma única vez. É um esforço contínuo.

Mesmo depois de ter feito melhorias em um processo, você precisa garantir que os funcionários sigam o novo processo monitorando de perto o novo processo e seus resultados. Caso surjam gargalos ou problemas, trabalhe com sua equipe para descobrir como superá-los. O melhoramento contínuo do seu processo garante que as mudanças feitas no seu processo durem.  

Qual metodologia de melhoria de processos usar?

Um plano de melhoria de processos é tão eficaz quanto as metodologias usadas para implementá-lo. O segredo para escolher uma metodologia de melhoria de processo é reconhecer o ponto forte de cada método e escolher aquele que pode ajudar você a melhorar seu processo.

Saiba mais sobre as metodologias de melhoria de processos e decida qual funciona melhor para a sua empresa.

Comece a melhorar seus processos

No mundo dos negócios, você deve sempre procurar por melhores maneiras de trabalhar. Ao seguir as etapas descritas acima, você garante que as melhorias feitas em seus processos se tornem uma parte permanente da sua empresa.

Qualquer que seja o processo que você deseja melhorar, o Lucidchart pode ajudar você a criar um plano de melhoria de processos detalhado e organizado. Crie uma conta gratuita hoje mesmo!