Optimiser son activité n’est pas toujours facile. En réalité, cela ressemble beaucoup aux régimes.

Vous commencez avec des menus soigneusement élaborés pour vous éviter la malbouffe, et tout se passe plutôt bien au début. Vous avez plus d’énergie, vous perdez du poids et, globalement, vous vous sentez plutôt bien. Et puis, c’est le drame. Vous ne planifiez plus vos repas et les aliments interdits reprennent petit à petit du terrain. En moins de temps qu’il n’en faut pour le dire, votre équilibre nutritionnel n’est plus qu’un lointain souvenir.

Tenter d’améliorer les processus de votre entreprise peut suivre le même schéma : vous lancez une idée géniale qui va vraiment améliorer votre activité. Vous présentez votre plan à votre supérieur, vous obtenez son approbation, puis vous mettez en œuvre le changement. Quelques semaines plus tard, vous constatez que les choses sont revenues à la case départ.

Quelle que soit la qualité d’une idée, sans un plan d’amélioration des processus bien défini, les changements apportés ne dureront pas. Continuez votre lecture pour découvrir les étapes fondamentales de cette démarche.

Qu’est-ce que l’amélioration des processus ?

La définition de l’amélioration de processus est plutôt simple. Il s’agit de la démarche consistant à identifier, analyser et améliorer des processus métier existants. Autrement dit, il s’agit d’examiner le fonctionnement de votre organisation et de déterminer comment vous pouvez l’optimiser.

L’amélioration d’un processus vise à éliminer les lacunes ou les goulots d’étranglement dans les opérations métier. En identifiant ces points faibles, vous aidez votre entreprise à :

• réduire le temps d’achèvement des processus
• améliorer l’efficacité et la qualité des processus
• éliminer le gaspillage
• réduire les frictions dans les processus métier
• respecter la conformité réglementaire

Au final, l’amélioration des processus est un moyen pour votre entreprise de devenir la meilleure possible. Sans elle, l’innovation serait presque impossible.

Comment améliorer un processus en 7 étapes

Si vous avez une solution pour améliorer un processus métier, vous devez la mettre en œuvre. Pour vous assurer que votre idée se concrétise, vous avez besoin d’un plan d’amélioration des processus qui s’appuie sur des méthodes adaptées. Suivez les sept étapes ci-dessous pour vous lancer (ou consultez notre article précédent pour connaître les différentes méthodes d’amélioration des processus).

1. Cartographier le processus

Une fois que vous avez choisi un processus à améliorer, représentez visuellement ses étapes actuelles afin de l’appréhender dans son ensemble et d’identifier les points à améliorer. Songez à cartographier votre processus à l’aide des modèles de logigramme de processus.

2. Analyser le processus

Une fois que vous avez modélisé le processus, examinez de plus près chacune de ses étapes. Utilisez le même diagramme que celui de la première étape pour localiser les problèmes. Notez les domaines où des retards se produisent, ceux pour lesquels vous utilisez un trop grand nombre de ressources et ceux qui vous font dépenser beaucoup d’argent.

L’un des aspects les plus importants de cette étape consiste à remonter à l’origine du problème. Vous devez déterminer exactement quelle partie du processus pose problème pour comprendre comment y remédier. Pour pousser l’investigation plus loin, utilisez la méthode d’analyse des causes profondes ou la cartographie de processus Six Sigma.

3. Redéfinir le processus

À présent, redéfinissez le processus pour éliminer les problèmes que vous avez identifiés. Il est préférable de réaliser cette étape avec votre équipe. Vos collaborateurs s’assureront que vous comprenez correctement l’ancien processus et que vous ne passez pas à côté de quelque chose. Communiquez avec eux au sujet des problèmes que vous avez découverts et de la façon dont vous pouvez les résoudre. Vous pouvez également faire un brainstorming pour dégager des idées et répertorier les solutions potentielles. (Conseil : créez une carte mentale dans Lucidspark pour permettre à toute l’équipe de contribuer en temps réel.)

Une fois que vous avez terminé votre brainstorming, analysez chaque idée pour déterminer laquelle représente votre meilleure solution. Prenez en compte la manière dont votre équipe réaliserait chaque idée, ainsi que les délais et les risques associés.

4. Affecter des ressources

Qui devez-vous inclure pour concrétiser le changement ? Pensez aux équipes qui seront affectées par cette évolution : il se peut que vous deviez contacter des responsables ou des collègues d’autres services si vous avez besoin d’une aide supplémentaire pour mettre en place vos nouveaux processus.

Une fois que vous avez déterminé les collaborateurs à impliquer, communiquez-leur les détails du projet et ce qu’ils auront à faire. Expliquez-leur le nouveau processus ainsi que les avantages de ce changement pour l’organisation. Les cartes de processus que vous avez élaborées précédemment permettront de clarifier le déroulement des opérations et serviront de référence pour l’équipe. Vous pouvez aussi ajouter des couloirs pour répartir les rôles et les responsabilités.

5. Élaborer un plan d’action d’amélioration processus

Une fois les ressources affectées et la solution choisie, il est temps de créer un plan de mise en œuvre. Votre plan doit être aussi détaillé que possible. Vous devrez inclure les membres de l’équipe que vous avez identifiés à l’étape précédente, ainsi que les tâches spécifiques dont chacun d’entre eux aura la charge.

Créez ensuite une frise chronologique indiquant le début et la fin de chaque tâche. Élaborer un plan détaillé de mise en œuvre du processus permet de s’assurer que le projet est mené à bien dans sa totalité.

6. Communiquer et exécuter

Vous êtes maintenant prêt à mettre votre plan en action. Avant de vous lancer, communiquez le plan à votre équipe. Même si vous avez déjà présenté le nouveau processus, partagez votre plan avant de démarrer le travail. En tenant votre équipe informée, vous réduisez les risques d’objection.

Une fois que vous avez transmis le nouveau processus et son plan de mise en œuvre à votre équipe, il est temps de l’exécuter. Suivez les étapes que vous avez définies et commencez à apporter ces améliorations à votre processus.

7. Contrôler et optimiser

L’amélioration des processus n’est pas un exercice ponctuel. Il s’agit d’un effort continu.

Même après avoir apporté des améliorations à un processus, vous devez vous assurer que les employés suivent la nouvelle procédure en surveillant de près son déroulement et ses résultats. Si des ralentissements ou des problèmes surviennent, travaillez avec votre équipe pour trouver un moyen de les surmonter. L’amélioration participative des processus garantit la pérennité des changements apportés.

Quelle méthode d’amélioration des processus utiliser ?

L’efficacité d’un plan d’amélioration des processus dépend des méthodes utilisées pour le mettre en œuvre. Le meilleur moyen de choisir une méthode d’amélioration des processus est de connaître leurs points forts et de choisir celle qui vous conviendra le mieux.

Découvrez les différentes méthodes d’amélioration des processus et choisissez la plus adaptée à votre entreprise.

Commencez à améliorer les processus

Dans le monde professionnel, vous devez toujours chercher à améliorer vos pratiques de travail. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous vous assurez que les améliorations que vous apportez à vos processus s’ancrent durablement dans le fonctionnement de votre entreprise.

Quel que soit le processus que vous cherchez à optimiser, Lucidchart peut vous aider à créer un plan d’amélioration des processus détaillé et organisé. Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd’hui !