Je bedrijf verbeteren is niet altijd makkelijk. Eigenlijk heeft het veel gemeen met het volgen van een dieet.

Je begint met goed uitgedachte maaltijdplannen die je helpen om junkfood te vermijden, en je merkt dat dit redelijk goed gaat. Je hebt meer energie, je valt af, en je voelt je over het algemeen best goed. Dan gebeurt het onvermijdelijke. Je plant je maaltijden niet meer even goed, en junkfood vindt zijn weg terug je koelkast en maag in. Voordat je het weet, is er van gezond eten geen sprake meer.

Pogingen om je bedrijf te verbeteren kunnen ditzelfde patroon volgen: je introduceert een geweldig idee dat je bedrijf en bedrijfsvoering echt zal verbeteren. Je vertelt je supervisor over dit plan, krijgt toestemming, en je voert de verandering in. Maar een paar weken later merk je dat alles weer op de oude manier gaat.

Hoe goed een idee ook is, veranderingen beklijven niet zonder een goed procesverbeteringsplan. Lees over de essentiële stappen waar je bij ieder procesverbeteringsplan mee te maken hebt.

Wat is procesverbetering?

De definitie van procesverbetering is niet heel ingewikkeld. Het is het proces waarbij bestaande bedrijfsprocessen worden geïdentificeerd, geanalyseerd en verbeterd. Simpel gezegd is het kijken naar je organisatie en uitzoeken hoe je dingen beter kunt doen.

Procesverbetering heeft als doel zwakke punten en knelpunten in je bedrijfsvoering weg te nemen. Door die zwakke punten op te sporen, kun je je bedrijf helpen om:

• De uitvoeringsduur van processen te verkorten.
• De efficiëntie en kwaliteit van processen te verbeteren.
• Verspilde moeite te elimineren.
• Wrijving in de bedrijfsprocessen te verminderen.
• Te voldoen aan regelgeving.

Uiteindelijk is procesverbetering een tool voor je bedrijf om het beste uit zichzelf te halen. Zonder procesverbetering zou innovatie bijna onmogelijk zijn.

7 stappen voor procesverbetering

Als je een idee hebt om een bedrijfsproces te verbeteren, moet je het uitvoeren. Om te zorgen dat je idee werkelijkheid wordt, heb je een procesverbeteringsplan nodig dat gebruik maakt van relevante methodologieën. Volg de zeven stappen hieronder om aan de slag te gaan (of bekijk onze eerdere blogpost voor specifieke methodologieën voor procesverbetering).

1. Breng het proces in kaart

Breng, wanneer je eenmaal hebt besloten welk proces je wilt verbeteren, de huidige stappen visueel in kaart om het proces in zijn geheel te zien en verbeterpunten te identificeren. Overweeg je proces in kaart te brengen met sjablonen voor processtroomdiagrammen van Lucidchart.

2. Analyseer het proces

Wanneer je het proces in kaart hebt gebracht, bekijk je iedere stap in detail. Gebruik het diagram uit de eerste stap om te identificeren waar de knelpunten zitten. Let op gebieden waar vertragingen voorkomen, waar je te veel middelen verbruikt of waar je veel geld uitgeeft.

Een van de belangrijkste aspecten van deze stap is om het probleem terug te volgen naar zijn oorsprong. Je moet uitzoeken welk deel van het proces precies problemen veroorzaakt om te begrijpen hoe je het probleem kunt oplossen. Gebruik voor een extra onderzoekslaag de hoofdoorzaakanalysemethode of Six Sigma-procesbeschrijvingen.

3. Ontwerp het proces opnieuw

Herontwerp het proces nu om de problemen die je hebt geïdentificeerd te elimineren. Je kunt deze stap het beste samen met je team voltooien. Zij zullen ervoor zorgen dat je het oude proces goed begrijpt en dat je niets mist. Praat met je team over het probleem dat je hebt gevonden en over hoe je dit probleem op kunt lossen. Je kunt zelfs brainstormen om op ideeën te komen en potentiële oplossingen bij te houden. (Pro-tip: Je kunt in Lucidchart een mindmap openen, zodat je hele team in real time ideeën bij kan dragen.)

Wanneer je klaar bent met brainstormen, analyseer dan elk idee om te bepalen of het de beste oplossing is. Denk na over hoe je team ieder idee uit zou voeren, hoe lang het zou duren en wat de potentiële risico's zijn.

4. Wijs hulpbronnen toe

Wie moet er meedoen om de verandering door te voeren? Bedenk welke teams door deze verandering zullen worden beïnvloed. Je moet misschien met managers of collega's van andere afdelingen praten als je extra hulp nodig hebt om de nieuwe processen op gang te brengen.

Wanneer je hebt uitgezocht wie je moet betrekken, laat je hen weten wat er aan de hand is en waar ze aan zullen werken. Leg de nieuwe processen uit en laat zien wat het voordeel van de verandering voor de organisatie is. De procesbeschrijvingen die je eerder ontwikkeld had, zullen het proces verduidelijken en werken als referentiekader voor het team. Je kunt zelfs zwembanen toevoegen om rollen en verantwoordelijkheden te markeren.

5. Ontwikkel een implementatieplan

Wanneer je de hulpbronnen en oplossing hebt uitgezocht, is het tijd om een implementatieplan op te stellen. Je plan moet zo gedetailleerd mogelijk zijn. Het is goed om de teamleden die je bij de vorige stap heb geïdentificeerd bij het plan te betrekken. Maak een lijst met de specifieke taken waaraan elk van je medewerkers zal werken.

Maak dan een tijdlijn die duidelijk maakt wanneer iedere taak begint en eindigt. Het maken van een gedetailleerd procesimplementatieplan verzekert dat je plan volledig wordt uitgevoerd.

6. Communiceren en uitvoeren

Je bent nu klaar om je plan uit te voeren. Communiceer, voor je overgaat tot de uitvoeringsfase, het plan aan je team. Communiceer je plan over het uit te voeren werk, zelfs als je het nieuwe proces al eerder besproken hebt. Als je het team op de hoogte houdt, is er minder kans dat je mensen zich tegen het nieuwe proces zullen verzetten.

Wanneer je het nieuwe proces en plan eenmaal aan je team gecommuniceerd hebt, is het tijd om het uit te voeren. Volg het plan dat je hebt gemaakt en begin je proces te verbeteren.

7. Monitoren en optimaliseren

Procesverbetering is geen eenmalige klus. Het is een doorgaande inspanning.

Zelfs nadat je een proces hebt verbeterd, moet je zorgen dat medewerkers het nieuwe proces volgen, door het nieuwe proces en de resultaten nauw in de gaten te houden. Als er zich knelpunten of problemen voordoen, werk dan samen met je team om uit te zoeken hoe je ze oplost. Wanneer je je proces continu blijft verbeteren, zorg je dat de veranderingen die je aan het proces hebt aangebracht niet op de achtergrond terechtkomen.

Welke procesverbeteringsmethode moet je gebruiken?

Een plan voor procesverbetering is slechts zo effectief als de methoden die je gebruikt om het uit te voeren. De sleutel tot het kiezen van een methodologie voor procesverbetering is het herkennen van de kracht van iedere methode, en het kiezen van die methode die je kan helpen je proces te verbeteren.

Lees meer over methodes voor procesverbetering en beslis welke het beste is voor jouw bedrijf.

Begin je processen te verbeteren.

In de zakenwereld moet je altijd op zoek zijn naar betere manieren om te werken. Wanneer je de hierboven beschreven stappen volgt, zorg je dat de verbeteringen die je in je processen aanbrengt een permanent onderdeel van je bedrijf worden.

Welk proces je ook wilt verbeteren, Lucidchart kan je helpen een gedetailleerd, georganiseerd procesverbeteringsplan te maken. Meld je gratis aan!