Eine Optimierung des Geschäfts ist nicht immer eine leichte Aufgabe. Tatsächlich lässt sich ein solches Vorhaben gut mit einer Diät vergleichen.

Man beginnt mit gut recherchierten Ernährungsplänen, mit denen man auf Junk Food verzichtet, und zunächst sieht alles sehr gut aus. Man hat mehr Energie, verliert Gewicht und fühlt sich im Allgemeinen ziemlich gut. Dann geschieht das Unvermeidbare. Man hört auf, seine Mahlzeiten genau zu planen, und Junk Food schleicht sich zurück in die Ernährung. Und ehe man sich's versieht, stehen keine gesunden Lebensmittel mehr auf dem Speiseplan.

Versuche, den Geschäftsbetrieb zu optimieren, können nach demselben Muster ablaufen: man stellt eine großartige Idee vor, die das Geschäft und die Prozesse erheblich verbessern wird. Man bespricht den Plan mit dem Vorgesetzten, holt eine Genehmigung ein und nimmt die entsprechenden Änderungen vor. Wenn wir dann aber ein paar Wochen vorspulen, stellen wir fest, dass die Dinge wieder ihren gewohnten Lauf von früher gehen.

Ganz gleich, wie gut eine Idee ist: ohne einen soliden Prozessverbesserungsplan werden Änderungen nicht von Dauer sein. Hier erfahren Sie, welches die wichtigsten Schritte für jeden Prozessverbesserungsplan sind.

Was ist Prozessverbesserung?

Die Definition von Prozessverbesserung ist ziemlich simpel. Es handelt sich um den Prozess zur Erkennung, Analyse und Verbesserung vorhandener Geschäftsprozesse. Mit anderen Worten: Sie sehen sich Ihr Unternehmen an und überlegen sich, wie man Dinge besser machen könnte.

Das Ziel der Prozessverbesserung besteht darin, Schwachstellen oder Engpässe im Geschäftsbetrieb zu beseitigen. Wenn solche Schwachstellen identifiziert werden, kann Ihr Unternehmen:

• die Zeit für den Abschluss von Prozessen reduzieren,
• die Effizienz und Qualität von Prozessen verbessern,
• vergebliche Bemühungen vermeiden,
• Reibungen bei Geschäftsprozessen verringern,
• behördliche Vorschriften einhalten.

Letzten Endes ist die Prozessverbesserung für Ihr Unternehmen eine Möglichkeit, das Beste aus sich herauszuholen. Ohne sie wären Innovationen beinahe unmöglich.

7 Schritte zur Prozessverbesserung

Wenn Sie eine Idee zur Verbesserung eines Geschäftsprozesses haben, sollten Sie diese umsetzen. Um sicherzustellen, dass Ihre Idee zur Realität wird, benötigen Sie einen Prozessverbesserungsplan, der auf Methoden zur Prozessverbesserung basiert. Befolgen Sie die folgenden 7 Schritte, um in die Prozessverbesserung einzusteigen (oder lesen Sie unseren vorherigen Blogbeitrag, um Informationen zu spezifischen Methoden der Prozessverbesserung zu erhalten).

1. Den Prozess skizzieren

Wenn Sie einen Prozess mit Verbesserungspotenzial ausgewählt haben, stellen Sie die aktuellen Schritte visuell dar, um den Prozess als Ganzes zu betrachten und Bereiche zu finden, in denen Raum für Verbesserungen besteht. Beispielsweise könnten Sie den Prozess mithilfe der Vorlagen für Prozess-Flussdiagramme von Lucidchart skizzieren.

2. Den Prozess analysieren

Nachdem Sie den Prozess veranschaulicht haben, sehen Sie sich die einzelnen Schritte genauer an. Verwenden Sie das im ersten Schritt erstellte Diagramm, um zu bestimmen, wo es zu Problemen kommt. Achten Sie auf Bereiche, in denen es zu Verspätungen kommt, in denen Sie zu viele Ressourcen verwenden oder in denen zu viel Geld ausgegeben wird.

Einer der wichtigsten Aspekte dieses Schritts besteht darin, das Problem zu seiner Wurzel zurückzuverfolgen. Sie müssen bestimmen, welcher Teil des Projekts genau für die Probleme verantwortlich ist, damit Sie verstehen können, wie sie zu lösen sind. Als zusätzliche Ebene für die Überprüfung können Sie die Ursachenanalysemethode oder die Six Sigma Prozessmodellierung verwenden.

3. Den Prozess umgestalten

Nun können Sie den Prozess umgestalten, um die identifizierten Probleme zu lösen. Am besten führen Sie diesen Schritt gemeinsam mit Ihrem Team aus. Das Team wird sicherstellen, dass Sie bestens über den alten Prozess Bescheid wissen und dass Ihnen nichts entgeht. Halten Sie mit Ihrem Team Rücksprache über die Probleme, die Sie ermittelt haben, sowie über mögliche Lösungen. Sie können sogar versuchen, im Rahmen eines Brainstormings Ideen zu finden und Lösungsvorschläge im Blick zu behalten. (Profi-Tipp: Sie können eine Mindmap in Lucidchart erstellen, damit das ganze Team seine Ideen in Echtzeit beisteuern kann.)

Wenn Sie mit dem Brainstorming fertig sind, analysieren Sie die einzelnen Ideen, um zu bestimmen, welches die beste Lösung ist. Denken Sie darüber nach, wie Ihr Team die einzelnen Ideen umsetzen würde, wie lange es dauern würde und welche potenziellen Risiken es gibt.

4. Ressourcen zuweisen

Wer muss beteiligt sein, damit die Änderung erfolgreich vonstatten gehen kann? Denken Sie an die Teams, die von der Änderung betroffen sein werden – möglicherweise müssen Sie mit Führungskräften oder Mitarbeitenden aus anderen Abteilungen sprechen, wenn Sie zusätzliche Hilfe benötigen, um die neuen Prozesse in Gang zu bringen.

Wenn Sie einmal festgestellt haben, welche Personen beteiligt sein müssen, informieren Sie diese darüber, worum es geht und woran sie arbeiten werden. Erläutern Sie den neuen Prozess und erklären Sie, welche Vorteile die Änderung für das Unternehmen mitbringen wird. Die Prozessmodelle, die Sie bereits erstellt haben, werden den Prozess klarer machen und dem Team als Referenz dienen. Sie können sogar Verantwortungsbereiche hinzufügen, um die Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu umreißen.

5. Einen Implementierungsplan entwickeln

Wenn die Ressourcen zugewiesen wurden und Sie sich für eine Lösung entscheiden haben, wird es Zeit, einen Implementierungsplan auszuarbeiten. Ihr Plan sollte so detailliert wie möglich sein. Beziehen Sie unbedingt die im vorangegangenen Schritt identifizierten Teammitglieder in Ihren Plan ein. Listen Sie auf, mit welchen spezifischen Aufgaben sich jeder der Mitarbeitenden befassen wird.

Erstellen Sie dann einen Zeitstrahl, der den Beginn und den geplanten Abschluss für jede der Aufgaben veranschaulicht. Mit einem detaillierten Prozessimplementierungsplan lässt sich sicherstellen, dass Ihr Plan bis zum Ende ausgeführt wird.

6. Kommunizieren und Ausführen

Sie sind nun bereit, Ihren Prozessverbesserungsplan in die Tat umzusetzen. Bevor Sie mit der Ausführungsphase beginnen, sollten Sie den Plan an Ihr Team weitergeben. Stellen Sie den Plan zur Durchführung der Arbeit vor, auch wenn Sie den neuen Prozess bereits zuvor besprochen haben. Wenn Sie Ihr Team auf dem neuesten Stand halten, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass es sich dem neuen Prozess widersetzt.

Nachdem Sie Ihrem Team den neuen Prozess und den entsprechenden Plan mitgeteilt haben, wird es Zeit für die Ausführung. Befolgen Sie den ausgearbeiteten Plan und beginnen Sie damit, Ihren Prozess zu verbessern.

7. Überwachen und Optimieren

Bei der Prozessverbesserung handelt es sich nicht um ein einmaliges Ereignis. Vielmehr geht sie mit kontinuierlichen Bemühungen einher.

Selbst nachdem Sie Verbesserungen an einem Prozess vorgenommen haben, müssen Sie sicherstellen, dass die Mitarbeitenden den neuen Prozess befolgen, indem Sie diesen Prozess und die entsprechenden Ergebnisse genau überwachen. Im Falle von Engpässen oder Problemen sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Team Möglichkeiten suchen, diese zu überwinden. Indem Sie Ihren Prozess fortlaufend verbessern, können Sie sicherstellen, dass die daran vorgenommenen Änderungen von Dauer sind.  

Welche Methode der Prozessverbesserung sollten Sie verwenden?

Ein Prozessverbesserungsplan ist nur so effektiv wie die Methoden, auf deren Grundlage er ausgeführt wird. Der Schlüssel für die Auswahl einer Methode zur Prozessverbesserung besteht darin, die Stärke einer jeden Methode zu erkennen und diejenige auszuwählen, die zu einer Verbesserung Ihres Prozesses beitragen kann.

Erfahren Sie mehr über Methoden zur Prozessverbesserung und entscheiden Sie, welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Beginnen Sie mit der Verbesserung Ihrer Prozesse

In der Geschäftswelt sollten Sie stets nach besseren Arbeitsweisen suchen. Wenn Sie den oben beschriebenen Schritten folgen, können Sie sicherstellen, dass die Verbesserung an Ihren Prozessen dauerhaft zu einem Bestandteil Ihres Unternehmens werden.

Welchen Prozess Sie auch immer verbessern möchten – Lucidchart kann Ihnen dabei helfen, einen detaillierten, organisierten Prozessverbesserungsplan zu erstellen. Jetzt kostenlos registrieren!