Todos nós já tivemos problemas de gestão do tempo no trabalho. Você acorda esperançosa e otimista — não somente cumprirá todos os seus prazos, mas também terá tempo para ir à academia e fazer uma comidinha saudável em casa. 

Porém, coisas da vida acontecem. Você sai atrasada de casa, o trânsito está especialmente carregado e você chega na sua mesa já frustrada com o mundo. Ao sentar para finalmente terminar aquele projeto com o qual você está procrastinando por muitas semanas, você percebe que tem reuniões uma atrás da outra até o meio-dia — e sim, você já chegou atrasada para a primeira. A última reunião finalmente acaba e você começa a ver seus e-mails quando pedem para você participar de uma reunião com a vice-presidente da empresa. Ela pede algo de última hora para você. “Vai levar só uma horinha”, diz. Na verdade, acaba demorando três... 

A boa notícia é que existem algumas maneiras de recuperar essas horas perdidas do dia. É tudo uma questão de gestão de seu tempo pessoal — você gerenciar o seu próprio tempo, e não o contrário. Vejas nossas dicas de gestão do tempo no trabalho.

1. Descubra como você usa seu tempo no dia a dia.

Para otimizar sua administração do tempo pessoal, primeiro você precisa descobrir como você está usando esse tempo. Tente anotar detalhadamente seu tempo por uma semana, monitorando suas atividades diárias. Esse processo de auditoria ajudará você a: 

• Determinar o quanto você pode realmente realizar em um único dia.
• Identificar o que consome seu tempo desnecessariamente.
• Focar em atividades que resultam nos maiores benefícios. 

Ao fazer essa auditoria do seu tempo, ficará bem claro quanto é gasto em pensamentos, conversas e atividades nada produtivas.
Você terá uma noção mais precisa de quanto tempo leva para realizar certos tipos de tarefas (algo muito útil para uma dica que abordaremos mais na frente). Esse exercício também pode ajudá-la a descobrir a hora do dia em que você é mais produtiva — dessa forma, você saberá os melhores horários para trabalhar em projetos que exigem mais foco e criatividade.

2. Crie um cronograma diário, e cumpra-o.

Esse passo é absolutamente crucial para aprender a gerenciar o tempo no trabalho. Nem tente começar o dia sem uma lista de tarefas bem organizada. Antes de encerrar o dia de trabalho e voltar para casa, crie uma lista das tarefas mais urgentes para o dia seguinte. Esse passo permite iniciar o dia focada assim que chegar no escritório.

Ao anotar tudo, você não ficará acordada à noite toda pensando nos afazeres do dia seguinte. Em vez disso, seu subconsciente irá analisar seus planos enquanto dorme, o que significa que você acordará de manhã com novas ideias para o dia de trabalho.

Se por acaso não conseguir anotar tudo no dia anterior, faça a lista logo pela manhã. Você verá que o tempo gasto para criar um plano bem definido não é nada comparado ao tempo que você perderá tentando realizar todas as suas tarefas de uma vez só sem um plano.  

3. Priorize com sabedoria.

Conforme organiza sua lista de tarefas, a priorização é fundamental para uma boa gestão do tempo no trabalho. Comece eliminando as tarefas que você sequer deveria executar. Em seguida, identifique as três ou quatro tarefas mais importantes e faça-as primeiro — dessa forma, você irá garantir a conclusão dos afazeres mais importantes.

Avalie sua lista de tarefas e certifique-se de organizá-las de acordo com sua importância, e não sua urgência. Responsabilidades importantes ajudam a realizar seus próprios objetivos, enquanto responsabilidades urgentes exigem atenção imediata e estão associadas à realização dos objetivos de outra pessoa. Nossa tendência é deixar as tarefas urgentes nos dominar quando, na verdade, devemos focar em atividades que ajudam a atingir nossos objetivos comerciais.

Para evitar essa armadilha, use uma das dicas de gestão do tempo no trabalho encontradas no livro Primeiro o mais importante, de Stephen Covey. Ele propõem a seguinte matriz de gerenciamento do tempo, conhecida como matriz de Eisenhower, como uma ferramenta organizacional para priorizar tarefas com base em ideias de importância e urgência.

Veja mais detalhes sobre cada um dos quadrantes:

• Importante e urgente: essas tarefas têm prazos importantes e um elevado fator de urgência — conclua-as imediatamente.
• Importante, mas não urgente: esses itens são importantes, mas não requerem uma ação imediata e devem envolver estratégias de desenvolvimento de longo prazo. Tente passar a maior parte do tempo neste quadrante.
• Urgente, mas não importante: essas tarefas são urgentes, mas não importantes. Minimize, delegue ou elimine-as porque elas não contribuem para os seus resultados. Normalmente são distrações que podem ser provenientes do mau planejamento de outras pessoas.
• Urgente e sem importância: essas atividades têm pouco ou nenhum valor e devem ser eliminadas o máximo possível.

Veja quais tipos de atividades se enquadram em cada quadrante. Tente criar sua própria matriz de gestão do tempo e insira itens de sua lista de tarefas e atividades cotidianas para avaliar como você está usando seu tempo no momento. Você pode criar a matriz no Lucidchart em menos de um minuto — foi o que fizemos!

Depois de descobrir qual é sua priorização, a gestão do seu tempo pessoal pode melhorar muito. Você saberá onde investir seu tempo naqueles dias que parecem ser curtos demais.

4. Junte as tarefas semelhantes.

Economize tempo e energia mental ao concluir todos os tipos de tarefas semelhantes antes de avançar para a próxima. Por exemplo, crie blocos de tempo para responder e-mails, fazer chamadas telefônicas, organizar arquivos etc. Não responda e-mails e mensagens quando elas chegam, pois isso é uma grande distração. Desligue as notificações do telefone e e-mail para eliminar completamente a tentação de olhar para o celular nos momentos errados.

5. Evite a vontade de realizar várias tarefas ao mesmo tempo.

Essa é uma das dicas mais simples da gestão do tempo no trabalho, mas talvez uma das mais difíceis de seguir. Foque na tarefa em mãos e bloqueie todas as distrações. É tentador fazer muitas coisas ao mesmo tempo, mas é como dar um tiro no próprio pé. Você perde tempo e reduz sua produtividade alternando entre uma tarefa e outra.

Da mesma forma, não se sinta sobrecarregada se tiver uma lista de afazeres gigantesca. Se preocupar com isso não vai diminuí-la, portanto, apenas inspire, expire e conclua uma tarefa de cada vez.

6. Atribua limites de tempo às tarefas.

Ao elaborar seu cronograma, definia limites de tempo para as tarefas, em vez de trabalhar nelas até que sejam concluídas. Fazer uma lista de tarefas é maravilhoso, mas às vezes você olha para ela e tem a impressão de que não marcou nada como concluído.

Para ter um ritmo constante em seu fluxo de trabalho, a técnica Pomodoro pode ajudá-la a concluir sua lista de tarefas em intervalos de 25 minutos, fazendo pequenas pausas entre cada período e uma pausa maior depois de concluir a quarta tarefa. Essa técnica equilibra um foco dedicado com pausas frequentes, reduzindo a esforço mental e mantendo sua motivação em alta. 

Se preferir definir seu próprio ritmo, o timeboxing permite criar blocos de quantidades variadas de tempo. Use seu registro de tempo (passo 1) para obter uma estimativa de quanto tempo uma atividade levará. Depois de dedicar o tempo alocado para essa tarefa, trabalhe na próxima atividade importante. Depois de estabelecer esses parâmetros, a sua produtividade irá aumentar muito e sua lista de tarefas diminuirá.

7. Faça pausas.

Uma das dicas de gestão do tempo no trabalho mais agradáveis é incorporar pausas no seu cronograma. Ao concluir uma tarefa, dedique um tempo para relaxar e respirar. Faça pequenas pausas para recarregar, como uma caminhada rápida, um jogo de pingue-pongue, meditação etc.

8. Aprenda a dizer não.

Você nunca vai saber gerenciar seu tempo no trabalho se não aprender a dizer não. Somente você conhece seu tempo. Portanto, se precisar recusar um pedido para poder focar em tarefas mais importantes, não pense duas vezes. E se você assumir um projeto que obviamente não está indo para lugar nenhum, não tenha medo de abandoná-lo.

Em vez de realizar muitas tarefas que geram pouco ou nenhum retorno, conclua menos tarefas que agregam mais valor. Lembre-se da regra 80/20 — 80% da sua saída vem de 20% da sua entrada. Concentre seus esforços de acordo com isso.

Se não puder dizer não, delegue. Delegar não é uma habilidade fácil de aprender, mas ela pode ser ótima para gerenciar seu tempo pessoal. Você montou uma equipe talentosa para justamente repassar tarefas.

9. Organize-se.

Para gerir seu tempo com eficiência, essa dica precisa fazer parte de sua lista de tarefas. Se você tiver pilhas enormes de documentos espalhadas em sua mesa, fica praticamente impossível encontrar o que precisa. Há poucas coisas mais frustrantes do que perder tempo valioso procurando por itens perdidos. Sem dizer que a desorganização é muito prejudicial à concentração.

As pequenas coisas fazem toda a diferença. Crie um sistema de arquivamento para seus documentos. Cancele assinaturas de e-mail que você não precisa mais. Pense: você só precisa fazer isso uma única vez, e os benefícios serão para sempre.

10. Elimine distrações.

Mídias sociais, navegar na internet, colegas de trabalho, mensagens de texto, mensagens instantâneas — as distrações no trabalho não têm fim. Uma das coisas mais importantes na gestão do seu tempo pessoal é ser proativo para eliminá-las. Feche a porta para não ter interrupções. Feche todas as abas exceto as que você está trabalhando no momento. Desative as notificações de mensagens e resolva suas ligações pessoais no almoço.

Dê pequenos passos. Identifique suas duas principais distrações e, por duas semanas, foque em eliminá-las. E lembre-se de que ter um bom sono, beber bastante água e se alimentar saudavelmente irá ajudá-la a permanecer focada o dia todo no trabalho, principalmente durante as quedas de produtividade na parte da tarde.

Pronto: dez dicas de gestão do tempo no trabalho que irão melhorar sua produtividade. Em breve, você vai ter tempo de ir para a academia e cozinhar como um chefe de cozinha renomado.