Wir alle kennen die Probleme des Zeitmanagements bei der Arbeit. Man wacht hoffnungsvoll und optimistisch auf, in der Überzeugung, dass man nicht nur alle Termine einhalten wird, sondern später auch noch ins Fitnessstudio geht und eine gesunde Mahlzeit zubereitet. 

Und dann kommt alles anders. Man fährt zu spät los, bleibt im Stau stecken und kommt bereits frustriert am Schreibtisch an. Gerade hat man sich hingesetzt, um endlich das Projekt zu beenden, das man seit Wochen vor sich herschiebt, als man feststellt, dass bis Mittag zwei aufeinanderfolgende Meetings anstehen – und ja, man ist bereits zu spät für das erste. Kaum ist man aus dem letzten Meeting raus und beginnt, sich durch die E-Mails zu wühlen, wird man prompt zu einer Besprechung mit dem Vizepräsidenten gerufen. Er hat eine Last-Minute-Bitte an Sie. „Das sollte nur so eine Stunde dauern“, sagt er. Na ja, wohl eher drei. 

Die gute Nachricht ist, dass es Möglichkeiten gibt, diese scheinbar schwer zu findenden verlorenen Stunden des Tages zurückzugewinnen. Es geht um Zeit- und Selbstmanagement – managen Sie Ihre Zeit, anstatt sich von ihr managen zu lassen. Wir haben zehn Zeitmanagement-Tipps für den Arbeitsplatz, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

1. Finden Sie heraus, wie Sie derzeit Ihre Zeit verbringen.

Wenn Sie Ihr persönliches Zeitmanagement optimieren wollen, müssen Sie zunächst herausfinden, wo die Zeit hingeht. Versuchen Sie eine Woche lang gewissenhaft zu erfassen, wie Sie Ihre Zeit verbringen, indem Sie Ihre täglichen Aktivitäten aufzeichnen. Das wird Ihnen helfen: 

• Bestimmen Sie, wie viel Sie an einem Tag erreichen können.
• Zeitverschwendungen erkennen.
• Konzentrieren Sie sich auf Aktivitäten, die die größten Erträge bringen.

Mit diesem Zeit-Audit wird klar, wie viel Ihrer Zeit Sie mit unproduktiven Gedanken, Gesprächen und Aktivitäten verbringen.
Sie bekommen ein besseres Gefühl dafür, wie viel Zeit Sie für bestimmte Arten von Aufgaben benötigen (was für die Ausführung eines späteren Tipps sehr hilfreich sein wird). Diese Übung kann Ihnen auch dabei helfen, die Tageszeit zu ermitteln, zu der Sie am produktivsten sind – so wissen Sie, wann Sie an den Projekten arbeiten sollten, die die meiste Konzentration und Kreativität erfordern.

Profi-Tipp: Schätzen Sie ein, wie realistisch Sie Ihre Zeit einschätzen. Vergleichen Sie am Ende Ihres Audits, wie viel Zeit Sie für die Durchführung bestimmter Aufgaben oder Projekte benötigt haben, mit der erwarteten Zeit. Wir überschätzen oft, wie schnell Dinge erledigt werden können. Wenn es einen signifikanten Unterschied gibt, berücksichtigen Sie dies, wenn Sie Ihren Zeitplan für die Zukunft planen, damit Sie Ihre Zeit genauer einplanen und Engpässe und verpasste Fristen vermeiden können.

2. Erstellen Sie einen Tagesplan – und halten Sie sich daran.

Dieser Schritt ist unverzichtbar, um zu lernen, wie man die Zeit bei der Arbeit am besten einteilt. Versuchen Sie es noch nicht mal, Ihren Tag ohne eine organisierte To-do-Liste zu beginnen. Bevor Sie abends Ihren Arbeitsplatz verlassen, erstellen Sie eine Liste der dringendsten Aufgaben für den nächsten Tag. So können Sie sofort loslegen, wenn Sie morgens wieder im Büro ankommen.

Wenn Sie alles zu Papier bringen, liegen Sie nachts nicht mehr wach und beschäftigen sich mit den Aufgaben, die Ihnen durch den Kopf gehen. Stattdessen arbeitet Ihr Unterbewusstsein im Schlaf an Ihren Plänen, so dass Sie am Morgen mit neuen Erkenntnissen für den Arbeitstag aufwachen können.

Wenn Sie das nicht am Vortag tun können, sollten Sie Ihre Liste für effektives Zeitmanagement gleich am Morgen schreiben. Sie werden feststellen, dass die Zeit, die Sie mit der Erstellung eines klaren Plans verbringen, nichts ist im Vergleich zu der Zeit, die Sie verlieren, wenn Sie ohne einen solchen Plan zwischen den Aufgaben hin- und herspringen.  

3. Setzen Sie kluge Prioritäten Für Besseres Zeitmanagement

Bei der Organisation Ihrer To-do-Liste ist die Prioritätensetzung der Schlüssel für effektives Zeitmanagement am Arbeitsplatz. Beginnen Sie damit, Aufgaben zu streichen, die Sie gar nicht erst erledigen sollten. Ermitteln Sie dann die drei oder vier wichtigsten Aufgaben und erledigen Sie diese zuerst – so stellen Sie sicher, dass Sie das Notwendigste auch zu Ende bringen.

Überprüfen Sie Ihre To-do-Liste und stellen Sie sicher, dass Sie sie nach der Wichtigkeit einer Aufgabe und nicht nach ihrer Dringlichkeit geordnet haben. Wichtige Aufgaben fördern das Erreichen Ihrer Ziele, während dringende Aufgaben sofortige Aufmerksamkeit erfordern und eher mit dem Erreichen der Ziele anderer zu tun haben. Wir neigen dazu, dringende Dinge dominieren zu lassen, obwohl wir uns eigentlich auf Aktivitäten konzentrieren sollten, die uns bei der Erfüllung unserer geschäftlichen Ziele helfen.

Um diesen Fallstrick zu vermeiden, sollten Sie einen der Zeitmanagement-Tipps für den Arbeitsplatz aus Stephen Coveys Buch First Things First anwenden. Er schlägt die folgende Zeitmanagement-Methode vor, die so genannte Eisenhower-Matrix, als organisatorisches Hilfsmittel für die Priorisierung von Aufgaben basierend auf den Konzepten von Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Schauen wir uns jeden dieser Quadranten näher an:

• Wichtig und dringend: Diese Aufgaben haben wichtige Fristen mit hoher Dringlichkeit – erledigen Sie sie sofort.
• Wichtig, aber nicht dringend: Diese Punkte sind wichtig, erfordern aber keine sofortigen Maßnahmen und sollten eine langfristige Entwicklungsstrategie beinhalten. Bemühen Sie sich, den größten Teil Ihrer Zeit in diesem Quadranten zu verbringen.
• Dringend, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig. Reduzieren Sie sie, delegieren Sie sie oder streichen Sie sie, weil sie nicht zu Ihrer Leistung beitragen. In der Regel handelt es sich um Ablenkungen, die aus der schlechten Planung anderer resultieren können.
• Nicht dringend und nicht wichtig: Diese Aktivitäten sind, wenn überhaupt, nur von geringem Wert und sollten so weit wie möglich eliminiert werden.

Schauen wir uns an, welche Arten von Aktivitäten in jeden Quadranten fallen. Versuchen Sie, Ihre eigene Zeitmanagement-Matrix zu erstellen und fügen Sie Elemente aus Ihrer To-do-Liste und Ihren täglichen Aktivitäten ein, um zu beurteilen, wie Sie Ihre Zeit derzeit verbringen. Nutzen Sie  das Zeitmanagement-Too in Lucidchart, um in unter einer Minute solch eine Matrix zu erstellen – so haben wir es auch gemacht!

Wenn Ihnen die Prioritätensetzung gelingt, kann Ihr persönliches Zeitmanagement im Job ein ganz neues Niveau erreichen. Sie werden wissen, worauf Sie an Tagen, an denen Sie einfach nicht genug Zeit haben, Ihre Zeit konzentrieren müssen.

4. Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben zusammen.

Sparen Sie Zeit und Energie, indem Sie versuchen, alle Aufgaben einer Art zu erledigen, bevor Sie zur nächsten übergehen. Nehmen Sie sich zum Beispiel Zeit für die Beantwortung von E-Mails, für Telefonate, für die Ablage usw. Beantworten Sie E-Mails und Nachrichten nicht, sobald sie Sie erreichen, denn das ist Ablenkung pur. Schalten Sie Ihr Telefon und Ihre E-Mail-Benachrichtigungen aus, um der Versuchung zu entgehen, sie zu einem ungeplanten Zeitpunkt zu lesen.

5. Widerstehen Sie dem Drang zum Multitasking.

Dies ist einer der einfachsten Tipps für das Zeitmanagement am Arbeitsplatz, aber auch einer der am schwersten umzusetzenden. Konzentrieren Sie sich auf die anstehende Aufgabe und blenden Sie alle Ablenkungen aus. Multitasking mag zwar verlockend erscheinen, erschwert Ihnen die Arbeit aber nur noch mehr. Sie verlieren Zeit und verringern die Produktivität, wenn Sie zwischen verschiedenen Aufgabe hin- und herspringen.

Lassen Sie sich auch nicht von einer kilometerlangen To-do-Liste erschlagen. Stress macht sie nicht kürzer, also atmen Sie tief durch und erledigen Sie eine Aufgabe nach der anderen.

6. Weisen Sie den Aufgaben Zeitlimits zu.

Bei der Erstellung Ihres Zeitplans sollten Sie Aufgaben zeitlich begrenzen, anstatt einfach nur so lange zu arbeiten, bis sie erledigt sind. To-do-Listen sind großartig und wunderbar, aber manchmal hat man das Gefühl, dass man nie etwas abhaken kann.

Wenn Sie ein gleichmäßiges Arbeitstempo anstreben, kann die Pomodoro-Technik dabei helfen, Ihre To-do-Liste in 25-Minuten-Abschnitten abzuarbeiten, wobei Sie zwischen den einzelnen Abschnitten kurze Pausen und nach vier Abschnitten eine längere Pause einlegen. Diese Zeitmanagement-Technik schafft ein Gleichgewicht zwischen konzentriertem Fokus und häufigen Pausen, wodurch die mentale Belastung verringert und die Motivation aufrechterhalten wird. 

Wenn Sie lieber Ihr eigenes Tempo bestimmen möchten, können Sie sich mit Timeboxing unterschiedliche Zeiträume blocken. Verwenden Sie Ihr Zeitprotokoll (Schritt 1), um abzuschätzen, wie lange Sie für eine Aktivität brauchen werden. Sobald Sie die vorgesehene Zeit für diese Aufgabe aufgewendet haben, gehen Sie zur nächsten wichtigen Aktivität über. Wenn Sie sich diese Parameter zu eigen gemacht haben, werden Sie feststellen, dass Ihre Produktivität in die Höhe schießt und Ihre To-do-Liste schrumpft.

7. Bauen Sie Puffer ein.

Es mag kontraintuitiv klingen, aber Pausen sind für ein besseres Zeitmanagement unerlässlich. Untersuchungen zeigen, dass regelmäßige Pausen die Produktivität, das geistige Wohlbefinden, die Entscheidungsfindung und das Gedächtnis steigern. Und das Auslassen von Pausen kann zu schnellerem Burnout und mehr Stress führen.

Was hat das mit Zeitmanagement zu tun?

Ein höheres Stressniveau wirkt sich auf Energie, Müdigkeit, Kognition sowie Produktivität und Engagement bei der Arbeit aus. Ironischerweise kann Ihnen weniger Arbeit (indem Sie mehr Pausen einlegen) dabei helfen, mehr in kürzerer Zeit zu erreichen.
Machen Sie Pausen zu einem Teil Ihres Zeitplans. Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, geben Sie sich Zeit zum Atmen. Machen Sie kurze Pausen zum Aufladen, sei es ein kurzer Spaziergang, eine Partie Tischtennis, etwas Meditation usw.

8. Lernen Sie, Nein zu sagen.

Sie werden nie lernen, wie Sie Ihre Zeit am Arbeitsplatz managen können, wenn Sie nicht lernen, Nein zu sagen. Nur Sie wissen wirklich, wofür Sie Zeit haben. Wenn Sie also eine Bitte ablehnen müssen, um sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren zu können, zögern Sie nicht, dies zu tun. Und wenn Sie ein Projekt übernehmen, das offensichtlich zu nichts führt, sollten Sie sich nicht scheuen, es aufzugeben.

Anstatt viele Aufgaben zu erledigen, die keinen oder nur einen geringen Wert haben, sollten Sie weniger Aufgaben erledigen, die einen größeren Wert schaffen. Erinnern Sie sich an die 80/20-Regel: 80 % Ihres Outputs kommen von 20 % Ihres Inputs. Richten Sie Ihre Bemühungen entsprechend aus.

Wenn Sie nicht Nein sagen können, delegieren Sie. Delegieren ist zwar eine schwer zu erlernende Fähigkeit, kann aber für Ihr persönliches Zeitmanagement wahre Wunder bewirken. Sie haben ein talentiertes Team zusammengestellt, also entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie weitergeben können.

9. Schaffen Sie Ordnung.

Für ein effektives Zeitmanagement muss dieser Tipp tatsächlich in Ihrer To-do-Liste stehen. Wenn sich auf Ihrem Schreibtisch stapelweise Papiere türmen, wird die Suche nach dem, was Sie gerade tatsächlich benötigen, schnell zur Suche nach der berühmten Nadel im Heuhaufen. Es gibt nur wenige Dinge, die so frustrierend sind, wie wertvolle Zeit mit der Suche nach verlegten Unterlagen zu verschwenden. Ganz zu schweigen davon, wie sehr das Durcheinander die Konzentration erschwert.

Kleine Dinge können viel bewirken. Legen Sie ein Ablagesystem für Dokumente an. Melden Sie sich von E-Mails ab, die Sie nicht mehr brauchen. Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben oder Prozesse, wo immer Sie können. Erstellen Sie Systeme zum Organisieren und Ausführen von Aufgaben, um Ihre Effizienz zu steigern. Denken Sie daran: Sie müssen das nur einmal tun, profitieren davon aber für immer.

10. Eliminieren Sie Ablenkungen.

Soziale Medien, Surfen im Internet, Kollegen, Textnachrichten, Chats – die Ablenkungen bei der Arbeit sind grenzenlos. Ein Schlüssel zum persönlichen Zeitmanagement ist es, diese proaktiv zu beseitigen. Schließen Sie Ihre Tür, um Unterbrechungen zu vermeiden. Schließen Sie alle Webseiten außer denen, an denen Sie gerade arbeiten. Schalten Sie Benachrichtigungen aus und warten Sie mit persönlichen Telefonaten bis zur Mittagspause.

Machen Sie kleine Schritte. Identifizieren Sie Ihre zwei größten Ablenkungen und konzentrieren Sie sich zwei Wochen lang darauf, diese zu überwinden. Und denken Sie daran: Ausreichend Schlaf, ausreichend Wasser und eine gesunde Ernährung können Ihnen helfen, bei der Arbeit konzentriert zu bleiben – vor allem, wenn Sie nachmittags öfter ein Tief haben.

Bei einem besseren Zeitmanagement geht es um Fähigkeiten, nicht um Hacks
Am Ende des Tages wird kein „Profi-Tipp“ oder Kalender-Tool Ihre Zeitmanagement-Probleme auf magische Weise verschwinden lassen, wenn Sie keine Grundlage für gute Zeitmanagement-Fähigkeiten haben.

Der Harvard Business Review identifiziert drei Hauptfähigkeiten, die den Erfolg des Zeitmanagements von Misserfolg trennen:

• Bewusstsein: Realistisch über Ihre Zeit nachzudenken, indem Sie verstehen, dass sie eine begrenzte Ressource ist.
• Vorbereitungen: Organisieren Sie Ziele, Pläne, Zeitpläne und Aufgaben, um Ihre Zeit am effektivsten zu nutzen.
• Anpassung: Regelmäßige Überwachung, wie Sie Ihre Zeit bei der Durchführung von Aktivitäten nutzen, einschließlich der Anpassung an Unterbrechungen oder sich ändernde Prioritäten.

Verwenden Sie die obigen Tipps, um diese Fähigkeiten zu entwickeln und effektive Zeitmanagementgewohnheiten zu entwickeln, die haften bleiben.