職場での時間管理に悩んだことがない人はいないでしょう。朝は皆、希望に満ち、きっとすべての期限に間に合い、帰りはジムに寄ってヘルシーな夕食を作って食べられるなどと楽観的な気持ちでいっぱいです。

ただ、現実はそうもいかず、家を出るのが遅くなり、通勤ラッシュに巻き込まれてうんざりしながら自席にたどり着き、何週間も先送りにしていたプロジェクトにようやく取り組むべくデスクに着くと、正午までノンストップで会議が詰め込まれていることに気づきます。しかも、最初の会議はもう始まっています。最後の会議の場をやっと離れ、メールに目を通し始めたところで、期限間もない仕事を抱えた副社長から打ち合わせに誘われます。「1時間で終わるから」と言われますがそんなはずは絶対にありません。

幸い、こうして知らず知らずのうちに失われていく時間を取り戻す方法は存在します。個人で時間管理を実践し、時間に振り回されるのではなく、時間を主体的に管理していくのがポイントです。この記事では、そうした場面で役立つ時間管理の10のヒントを紹介します。

1. 現時点での時間の使い方を把握する

自分自身の時間管理を最適化する場合には、まず自分が何に時間を費やしているかを把握する必要があります。一週間毎日の活動をトラッキングし、精緻に時間を記録してみましょう。こうした監査が以下に役立ちます。

• 1日で達成できる量を判断できる。
• 時間のムダを招く行動を特定できる。
• 最大の利益をもたらす活動に焦点を当てられる。

時間の監査を行ううち、非生産的な考え、会話や活動にどれだけの時間を費やしているかがはっきりと見えてきます。
特定のタスクの所要時間を正確に見積もれるようになり (これが後のヒントで効いてきます)、一日の中で一番生産的な時間帯も見えてきて、その時間帯を一番集中と創造性が求められるプロジェクトに充てられるようになります。

2. 毎日のスケジュールを立ててそれに従う

職場での時間管理に欠かせないステップです。勤務開始前に、分かりやすい ToDo リストを作っておきましょう。退社する前に、翌日に最優先で片付けるべきタスクをリストアップしておきます。こうすれば、出社してすぐにそのタスクに取りかかれます。

すべきことをすべて紙に書き出せば、夜中に眠れずタスクを脳内で反芻することも避けられ、潜在意識が眠っている間に計画に取り組むようになり、朝はスッキリと一日の見通しがついた状態で起きられるようになります。

前日にこのリストが作れない場合は、朝一で作成するようにしましょう。明確な計画があれば、むやみにタスクからタスクへ手を付けるようなムダは避けられるようになります。

3. 賢く優先順位をつける

職場での時間管理を成功させるためには、ToDo リストを整理しながら優先順位付けに気を配っていきます。そもそもしなくてもよいタスクを排除し、最も重要なタスクを3つから4つ特定し、それから取り組みます。こうすれば、必須のタスクは必ず片付くようになります。

ToDo リストはタスクの緊急度ではなく重要度によって整理するようにします。重要なタスクは自身の目標の達成につながります。一方で、急ぎのタスクには直ちに目を向ける必要がありますが、他人の目標の達成に関連するものです。急ぎのタスクに気を取られがちですが、本当は自分自身の事業目標につながるタスクに注力すべきなのです。

こうした落とし穴を回避するには、Stephen Covey 氏の書籍『First Things First』にある仕事上の時間管理のヒントを使ってみましょう。この本では、重要度と緊急度によってタスクの優先順位をつける整理のツールとしてアイゼンハワーマトリクスと呼ばれる時間管理のための図が紹介されています。

これらの象限には以下のような性質があります。

• 重要かつ緊急 : 緊急度が高く、重要な期限があるタスクのため、すぐに完了する必要があります。
• 重要だが緊急ではない : 重要ながらも即時の対応は不要で、長期的な開発戦力を要するもののため、この象限に一番時間を割くようにします。
• 緊急だが重要ではない : 緊急ではあるが重要ではないタスク。アウトプットに影響がないため、最小化、委任や排除の方向とします。他者の計画の不備による雑事であることが多いです。
• 緊急かつ重要ではない : 価値はほとんどないため、可能な限り排除すべきタスクです。

ここでは、各象限にどのようなアクティビティが当てはまるかを見ていきます。自分でも時間管理マトリクスを作成して、ToDo リストの項目や日々のアクティビティを当てはめて、現在何に時間を割いているかを確認してみましょう。Lucidchart なら1分足らずで作成が完了します (この図もそうしました)。

優先順位付けのコツがつかめれば、個人の時間管理がワンランクアップします。時間がない時でも、どこに時間をかければよいかが見えてきます。

4. 似たタスクをまとめてグループ化する

内容の似たタスクをまとめて完了し、次に進むことで、時間と精神的なエネルギーを節約できます。例えば、メール返信、電話、ファイリングなどには決まった時間帯を充てて、気が散らないよう、それ以外の時間にはメールやメッセージに都度返信しないようにします。決まった時間外にチェックしたくならないよう、電話やメールの通知はオフにしましょう。

5. マルチタスクしたくなる気持ちを抑える

時間管理のヒントの中でも、単純ながらも守るのが難しいものです。手元のタスクに集中し、他の雑事はすべてシャットアウトするようにしましょう。マルチタスクの誘惑は強いものですが、タスクを切り替える際に時間のムダと生産性の低下が生じるので、おすすめできません。

似たような理由で、ToDo リストにタスクを詰め込みすぎるのも避けた方がよいでしょう。ストレスを感じたところで仕事は効率化できません。深呼吸して一つ一つ片付けていくのがおすすめです。

6. タスクに時間制限を割り当てる

タスクが完了するまで漫然と作業を続けるのではなく、スケジュールを作成する際にタスクに時間制限を割り当てます。ToDo リストには大きなメリットがありますが、やってもやっても終わらないようでは効果は薄いでしょう。

ワークフローに一定のペースを作るには、ポモドーロテクニックを試してみましょう。 25分のセット内でタスクをこなし、セット間には短い休憩を取り、4セット終了後に長い休憩を取るというものです。頻繁に休憩を取ることで集中力を保ち、精神的な緊張を軽減し、モチベーションを保つ効果があります。

自分自身でペース設定をしたい場合には、タイムボックス法で自分なりの時間枠を定めるのがおすすめです。時間ログ (ステップ1) で1つの作業にどれだけ時間がかかるかを推定し、一定の時間をそのタスクにかけたら、次の重要な作業に移ります。こうしたパラメーターを設定することで、生産性が大きく向上し、ToDo リストの項目もスッキリしてくるでしょう。

7. バッファを設ける

ちょっとうれしくなるポイントですが、スケジュールの合間は休憩を予め組み込んでおきましょう。タスクを完了したら息抜きの時間をとり、短い散歩、卓球や瞑想など、ちょっとした楽しみで気力を養うようにします。

8. 「ノー」と言えるようになる

頼みを断れないようでは、職場で時間管理ができるようには決してなりません。自分の時間配分を分かっているのは自分だけです。より重要なタスクのために依頼を断らねばならないなら、断固として断りましょう。また、取り組んでいるプロジェクトにどう考えても未来がないなら、潔く手放すのも重要です。

価値がほとんどない、またまったくないようなタスクを大量にこなすより、価値の高いものを少量完了することが大切です。アウトプットの80%はインプットの20%から生まれるという80/20のルールを念頭に、取り組む対象を見直しましょう。

断れないタスクは他の人に任せるようにします。任せるのもなかなか難しいものですが、個人の時間管理の観点からは大きな効果が見られます。他にも有能なチームメンバーはいるはずです。任せられるタスクは任せましょう。

9. 整理を心がける

効果的な時間管理のため、常に心がけておきたいポイントです。デスクの周辺に紙が散乱しているようでは、必要なものを探し出すのも容易ではありません。探しものに貴重な時間を空費するほど腹ただしいこともなく、また、周囲がごちゃごちゃしていると集中力も削がれます。

小さなことの積み重ねが大きな差を生みます。文書のファイリングシステムを作ったり、不要なメールの購読は解除するなど、考えてみれば、一回の手間で効果が持続する方法はいくつもあるはずです。

10. 気が散る要素を排除する

ソーシャルメディア、ネットサーフィン、同僚、テキストメッセージやインスタントメッセージなど、オフィスは気が散る要素でいっぱいです。個人の時間管理のカギは、こうした要素を積極的に排除することにあります。個室のドアを締めて邪魔を排除し、現在取り組んでいる内容以外のタブはすべて閉じ、メッセージ通知はオフにして、プライベートな電話はランチ時にするようにしましょう。

取り組みは少しずつ進めるようにしましょう。最も注意力が削がれることを2つ特定し、2週間はこれらの排除に集中します。また、勤務中に集中力を保つには、十分に睡眠を取り、水をたっぷり飲み、健康的な食事を取ることも大切です。こうすることで午後のやる気の低下も軽減できます。

これらの時間管理のヒントを取り入れれば、生産性がまったく新しいレベルへ向上すること間違いなし。定時退社してジムに寄り、ていねいな夕食を作れるようになれる日ももうすぐです。