Como gerente de projetos, muitas vezes você está caminhando sobre uma linha tênue entre a análise detalhada e a visão panorâmica. As camadas e a complexidade dos projetos modernos da atualidade podem tornar o monitoramento bastante desafiador. 

No entanto, existem maneiras de tornar isso mais fácil: sua abordagem para acompanhar o progresso de um projeto precisa ser colaborativa, transparente e oportuna.

A diferença entre uma estratégia e um plano de comunicação em projetos

Sua estratégia de projeto provavelmente se desenvolverá de forma bastante natural, pois quase sempre há um plano de como realizar o projeto. Mas o seu plano de comunicação exige um pouco mais de esforço e deliberação. 

Seu plano de comunicação não é sobre como você realizará o projeto, mas a quem você comunicará o progresso do projeto. Antes de você começar a monitorar seu projeto, você vai querer conhecer a estratégia abrangente do projeto e o plano de comunicação. A abordagem para ambos afetará o que você monitora e com que frequência você o comunica.

O monitoramento de projetos é uma peça fundamental, mas reconhecidamente complicada do quebra-cabeça. Muitas vezes, há mais de um projeto para monitorar, e cada projeto possui muitos subníveis que precisam ser gerenciados.

Depois disso, há as pessoas. É impossível monitorar o progresso sem a cooperação dos membros da equipe e das partes interessadas, mas como todos estão ocupados, pode ser difícil conseguir atualizações. Os gerentes de projeto normalmente usam reuniões semanais para obter atualizações rapidamente; no entanto, isso tende a tomar um tempo valioso que pode ser usado para a execução. E se você não tiver a atenção completa dos participantes, ainda poderá perder informações essenciais. 

Se você tiver reuniões semanais, já deve haver algumas atualizações disponíveis para que o tempo possa ser usado para esclarecer áreas nebulosas, alinhar as próximas etapas e, geralmente, levar os planos adiante.

O monitoramento inteligente pode preparar o cenário para uma comunicação fácil e uma melhor implementação da estratégia do projeto. Você pode melhorar o monitoramento configurando um processo para coletar dados com facilidade, identificando desafios e oportunidades desde o início e compartilhando conclusões importantes que são fáceis de entender para sua equipe e partes interessadas.

Como fazer o monitoramento e controle de projetos e comunicar o progresso das atividades

Para monitorar projetos, você terá que começar determinando o que você vai medir. Trabalhe com seu gerente para alinhar os principais objetivos e métricas de sucesso do projeto. 

Além disso, dedique algum tempo para determinar quais dados serão importantes para os relatórios de progresso do projeto e quais dados serão importantes para os relatórios de análise retrospectiva. Exemplos de dados importantes incluem tempo de conclusão, orçamento, aumento do escopo e avaliação de risco.

Depois de conhecer os principais objetivos e as principais métricas, você pode se concentrar nos pontos críticos na sua linha do tempo: quais são as principais datas que devem ser cumpridas? Quais datas não podem ser alteradas? E onde estão as dependências? Essas são as datas que você terá que compartilhar com os membros da equipe para que eles tenham marcos claros para alcançar.

Identifique intervalos específicos para quando for monitorar o projeto 

Você pode usar suas datas importantes para a próxima etapa na configuração de sua abordagem de monitoramento: determinar os intervalos para verificações da equipe. 

Normalmente, não será necessário monitorar um projeto a cada hora, mas suas datas críticas ajudarão a descobrir com que frequência você deseja que as equipes façam a verificação. Você também terá que definir um cronograma para atualizar as partes interessadas para que elas saibam com antecedência quando seus projetos precisarão da contribuição deles.

Decida como a coleta de dados será feita

Você precisará da cooperação da equipe para conseguir informações úteis ao monitorar projetos. Defina a expectativa na fase inicial de que você precisará de atualizações dos membros da equipe. Explique a importância de fornecer informações em tempo hábil e como essas informações serão usadas para manter o todo o projeto no caminho certo.

A facilidade de uso é essencial para obter as atualizações que você está procurando e de preferência, você emprega uma ferramenta interativa que torna as atualizações rápidas e fáceis para os membros da equipe compartilharem. O Lucidchart possui uma série de recursos colaborativos e de visualização de dados que permitem atualizações em tempo real, formatos compartilháveis e transparência para que todos estejam em sintonia com o estágio do projeto e o que é necessário a seguir.

Esclareça e ajuste as expectativas

Normalmente, os projetos apresentam algumas complexidades que exigem mais orientação do gerente de projeto. As equipes terão que saber como os novos desenvolvimentos afetam os projetos e as prioridades. Você pode usar recursos visuais interativos para mostrar como os projetos podem mudar em termos de escopo e tempo. Você também pode usar recursos visuais para comunicar qualquer etapa do processo que agora se tornou mais urgente ou decisiva.

Ter essas ferramentas à sua disposição também pode ajudar com um dos maiores desafios da gestão de projetos: fazer com que as pessoas respeitem os prazos. Se os membros da equipe realmente entenderem como o não cumprimento de um prazo afeta o projeto na totalidade, eles provavelmente tentarão cumprir o cronograma, especialmente se perder o prazo resultar em mais trabalho ou menos tempo para eles concluírem outra etapa do processo.

Se você estiver trabalhando com a mesma equipe em vários projetos, os recursos visuais também podem ajudar de maneira significativa na comunicação sobre quais projetos são prioritários, quais têm mais folga e quais estão relacionados ou compartilham dependências. Dessa forma, as equipes podem lidar com várias tarefas de forma mais adequada.

Escolha as ferramentas certas

Por mais complexos que os projetos sejam hoje em dia, é importante ter as ferramentas certas para você se comunicar de forma rápida, eficaz e em tempo real.

As planilhas costumam ser uma referência no monitoramento de projetos, mas elas não são muito úteis se as informações estiverem desatualizadas. Planilhas interativas e com um elemento colaborativo garantem atualizações atualizadas e informações confiáveis às partes interessadas e aos membros da equipe. O Lucidchart oferece templates de gestão colaborativa de dados para que as pessoas trabalhem simultaneamente nas atualizações e conversem sobre os possíveis contextos.

Há também uma série de aplicativos bastante usados na gestão de projetos, mas eles nem sempre identificam com clareza as principais conclusões às partes interessadas. Embora essas ferramentas sejam ótimas para a entrada de dados, elas não são tão boas para extrair conclusões importantes. 

Aplicativos de visualização de dados e diagramação inteligente podem se integrar aos seus programas atuais para mostrar as informações que você já possui às partes interessadas; assim, elas dão feedback com mais facilidade.

Diagramas de monitoramento de projetos 

Parte do monitoramento de projetos é identificar as principais conclusões de como seu projeto está progredindo de acordo com o tempo, os custos e a qualidade. Porém, ao lidar com muitas informações, você precisa saber como fazer o público enxergar com facilidade o tópico principal. 

Veja alguns recursos visuais comuns para você monitorar seus projetos de forma eficaz:

Gráficos de Gantt: ótimos para ilustrar as etapas do processo, quanto tempo cada etapa leva e quais estágios do projeto se sobrepõem. Eles são bons principalmente para mostrar às várias equipes como o trabalho delas afeta o projeto como um todo.

Cronogramas: esses são os melhores amigos de um gerente de projeto. Muitas vezes, os gerentes de projeto estão respondendo à pergunta “Quando esse projeto será concluído?” Os cronogramas podem dizer rapidamente se você está dentro do prazo e como as mudanças nas datas afetam o prazo final.

Roadmap: esses gráficos propiciam uma discussão de alto nível sobre os marcos de um projeto e o caminho que ele percorre até a conclusão. É também um formato natural para impor uma “fonte única da verdade” para o que se espera do projeto e como ele será executado.

Mural de planejamento PI: se o seu projeto tem um grande número de partes interessadas e você precisa se alinhar a elas, você pode usar os murais de planejamento de PI para visualizar o impacto de um projeto e mapear dependências. O layout pode ajudar na discussão de campo sobre quaisquer alterações que possam ser necessárias para tratar das preocupações dos stakeholders e, ao mesmo tempo, atender aos objetivos principais.

Comunique seu plano e atribua responsabilidades

Depois de decidir como você irá monitorar seu programa e as ferramentas que usará para facilitar isso, você precisará comunicar os planos com a sua equipe. Parte de suas diretivas deve envolver quem está monitorando o que e quais informações você precisará deles. Um simples organograma ou um fluxograma do processo deve ajudar a identificar claramente seus principais relatórios para que todos saibam pelo que são responsáveis.

Planeje comunicar seus planos com antecedência e com frequência. Você terá que ter um cronograma para atualizar os membros da equipe e as partes interessadas à medida que o projeto avança e, de vez em quanto, as equipes podem precisar de uma reciclagem sobre as metas gerais do projeto. As ferramentas que você escolheu para gestão de projetos ajudarão você a visualizar, resumir e se comunicar facilmente à medida que orienta sua equipe para a conclusão bem-sucedida do projeto.