Nous connaissons tous les problèmes de la gestion du temps au travail. Vous démarrez votre journée plein d’espoir et d’optimisme : non seulement vous respecterez tous vos délais, mais vous irez aussi à la salle de sport et cuisinerez un dîner équilibré en rentrant chez vous.

Et comme d’habitude, l’inattendu se produit. Vous partez en retard, les embouteillages en rajoutent une couche et vous arrivez au bureau très énervé. Alors que vous vous apprêtez à terminer ce projet que vous remettez à plus tard depuis des semaines, vous réalisez que vous avez des réunions à enchaîner jusqu’à midi... et que vous avez raté le début de la première. La matinée se termine, et alors que vous quittez votre dernier rendez-vous et commencez à éplucher vos e-mails, le vice-président vous fait appeler. Il a une demande de dernière minute à vous soumettre : « Ça ne devrait pas prendre plus d’une heure », dit-il. Au point où vous en êtes...

La bonne nouvelle, c'est qu’il existe des moyens de récupérer ces heures perdues de la journée qui semblent échapper à votre contrôle. Le secret ? Gérez votre temps au lieu de le laisser vous gérer. Continuez votre lecture pour découvrir nos dix conseils de gestion du temps et des priorités au travail.

1. Identifier à quoi vous consacrez actuellement votre temps

Si vous voulez optimiser la gestion de votre temps personnel, vous devez d’abord déterminer à quoi vous l’employer. Faites l’effort de tenir un journal de votre temps pendant une semaine en notant vos activités quotidiennes. Ce journal vous aidera à :

• déterminer ce que vous pouvez accomplir en une journée 
• identifier les sources de temps perdu 
• vous concentrer sur les activités qui génèrent le plus de valeur

Lorsque vous évaluerez ainsi votre planning, vous verrez clairement quelle part de votre temps est consacré à des réflexions, des conversations et des activités inutiles.
Vous aurez une idée plus précise du temps que prennent certains types de tâches (ce qui sera très utile pour appliquer l’un des conseils suivants). Cet exercice peut également vous aider à déterminer le moment de la journée où vous êtes le plus productif. Ainsi, vous saurez quand travailler sur les projets qui exigent le plus de concentration et de créativité.

Conseil de pro : Évaluez le degré de réalisme avec lequel vous estimez votre temps. À la fin de votre audit, comparez le temps que certaines tâches ou certains projets vous ont pris par rapport au temps que vous attendiez qu'ils prennent. Nous surestimons souvent la rapidité avec laquelle nous pouvons accomplir les choses. S'il y a une différence significative, tenez-en compte lorsque vous planifiez votre emploi du temps afin de pouvoir gérer votre temps avec plus de précision et de ne pas être dans l'urgence.

2. Créer un planning quotidien et vous y tenir

Cette étape est absolument essentielle pour apprendre à gérer votre temps au travail. Ne commencez jamais une journée sans avoir préparé une liste de choses à faire. Avant de quitter votre travail chaque jour, énumérez les tâches prioritaires pour le lendemain. Ce point vous permet de vous mettre à l’œuvre dès votre arrivée au bureau.

Le fait de consigner toutes ces informations vous évitera de rester éveillé la nuit et de ressasser les tâches qui vous trottent dans la tête. Au contraire, votre inconscient anticipera votre planning pendant votre sommeil, de manière à vous suggérer de nouvelles idées pour votre journée de travail le lendemain matin.

Si vous ne pouvez pas le faire la veille, assurez-vous de rédiger votre liste dès le matin. Vous remarquerez que le temps passé à créer un planning précis est minime comparé à celui que vous perdez à enchaîner les tâches lorsque vous n’avez aucun fil directeur.

3. Prioriser judicieusement

Lorsque vous organisez votre liste de tâches, hiérarchisez-la pour réussir à gérer votre temps. Commencez par éliminer les activités que vous n’avez aucune raison d’effectuer. Identifiez ensuite les trois ou quatre tâches les plus importantes et accomplissez-les en premier pour avoir la garantie de réaliser l’essentiel.

Évaluez votre liste de tâches et assurez-vous que vous l’avez organisée en fonction de l’importance de chaque tâche plutôt que de son degré d’urgence. Les tâches importantes contribuent à la réalisation de vos objectifs, tandis que les tâches urgentes exigent une attention immédiate et concernent les objectifs de quelqu’un d’autre. Nous avons tendance à privilégier l’urgence, alors que nous devrions plutôt nous concentrer sur les activités qui servent nos objectifs métier.

Pour éviter ce piège, mettez à profit l’un des conseils de gestion du temps au travail que vous trouverez dans le livre de Stephen Covey intitulé First Things First. Il propose d’utiliser la matrice de gestion du temps suivante, connue sous le nom de matrice d’Eisenhower, pour hiérarchiser les tâches en fonction de ces notions d’importance et d’urgence.

Voici un aperçu plus détaillé de chacun de ces quadrants :

• Important et urgent : ces tâches sont importantes et très urgentes, à exécuter immédiatement.
• Important, mais peu urgent : ces éléments sont importants, mais ne nécessitent pas une action immédiate et doivent faire l’objet d’une stratégie de développement à long terme. Efforcez-vous de consacrer la majeure partie de votre temps à ce quadrant.
• Urgent, mais peu important : ces tâches sont urgentes, mais peu importantes. Réduisez, déléguez ou éliminez-les, car elles ne contribuent pas à réaliser vos objectifs. Il s’agit généralement de distractions directement liées aux erreurs de planification d’autres personnes.
• Peu urgent et peu important : ces activités ne présentent quasiment aucun intérêt et doivent être éliminées autant que possible.

Voici un aperçu des types d’activités qui entrent dans chaque quadrant. Créez votre propre matrice de gestion du temps et insérez-y les éléments de votre liste de tâches et de vos activités quotidiennes pour évaluer la façon dont vous employez actuellement votre temps. Suivez notre exemple : moins d’une minute nous a suffit pour y parvenir avec Lucidchart !

Une fois que vous aurez établi vos priorités, la gestion de votre temps personnel deviendra beaucoup plus efficace. Vous saurez à quoi consacrer votre temps lorsque les heures vous manquent.

4. Regrouper les tâches similaires

Économisez votre temps et votre concentration en essayant d’accomplir toutes les tâches d’une même catégorie avant de passer aux suivantes. Par exemple, créez des blocs de temps distincts pour répondre aux e-mails, passer vos appels téléphoniques, classer vos documents, etc. Ne répondez pas aux e-mails et aux messages au fur et à mesure qu’ils arrivent, car c’est la meilleure façon de se déconcentrer. Désactivez les notifications de votre téléphone et de vos e-mails pour éliminer complètement la tentation de les consulter à un moment inopportun.

5. Renoncer à faire plusieurs choses à la fois

C’est l’un des conseils de gestion du temps les plus simples, mais aussi l’un des plus difficiles à appliquer. Concentrez-vous sur la tâche qui vous occupe et ignorez toutes les distractions. La tentation d’accomplir plusieurs tâches à la fois peut être grande, mais ce serait vous mettre des bâtons dans les roues. En jonglant entre différentes tâches, vous perdez du temps et dégradez votre productivité.

De même, ne paniquez pas si votre liste de tâches paraît interminable. Le stress ne fera pas avancer les choses plus vite : prenez une grande inspiration et abordez les tâches les unes après les autres.

6. Attribuer un créneau horaire à chaque tâche

Une partie de la création de votre planning doit consister à fixer un temps imparti pour vos tâches, au lieu de travailler jusqu’à ce qu’elles soient terminées. Les listes de tâches sont formidables, mais on a parfois l’impression de faire du sur-place.

Si vous cherchez à insuffler un rythme régulier à votre travail, la technique Pomodoro peut vous aider à exécuter les tâches de votre liste par blocs de 25 minutes, en faisant des pauses courtes entre chaque bloc et une pause plus longue après en avoir terminé quatre. Cette technique permet de concilier concentration et pauses fréquentes, ce qui réduit la pression intellectuelle et préserve la motivation.

Si vous préférez définir votre propre rythme, le timeboxing est un outil de gestion du temps de travail qui vous permet de bloquer des périodes de durées variables. Utilisez votre journal de bord (étape 1) pour obtenir une estimation du temps que vous prendra une activité. Une fois que vous avez consacré le temps prévu à cette tâche, passez à l’activité importante suivante. Avec de tels paramètres, vous constaterez que votre productivité s’envole et que votre liste de tâches se réduit à vue d’œil.

7. Prévoir des moments pour décompresser

Cela peut sembler contre-intuitif, mais les pauses sont essentielles pour une meilleure gestion du temps. Les études montrent que des pauses régulières augmentent la productivité, le bien-être mental, la prise de décision et la mémoire. Et sauter des pauses peuvent entraîner un épuisement plus rapide et plus de stress.

Alors qu'est-ce que cela a à voir avec la gestion du temps?

Des niveaux de stress plus élevés ont un impact sur l'énergie, la fatigue, la réflexion, la productivité et l'engagement au travail. Donc, ironiquement, travailler moins (en prenant plus de pauses) peut vous rendre plus productif.

Ajoutez les pauses dans votre agenda. Lorsque vous avez terminé une tâche, donnez-vous le temps de respirer. Faites des mini-pauses pour vous ressourcer, que ce soit une petite marche, une partie de ping-pong, un peu de méditation, etc.

8. Oser dire non

Vous n’arriverez jamais à gérer votre temps au travail si vous n’apprenez pas à refuser certaines tâches. Vous êtes le seul à savoir ce que vous avez le temps d’accomplir : si vous devez refuser une demande afin de vous concentrer sur des tâches plus importantes, n’hésitez pas à le faire. Et si vous vous lancez dans un projet qui ne mène manifestement nulle part, n’ayez pas peur de le laisser tomber.

Plutôt que d’effectuer un grand nombre de tâches qui n’ont que peu ou pas de valeur, concentrez-vous sur celles qui en ont. Rappelez-vous la règle des 80/20 : 80 % de votre rendement provient de 20 % de vos contributions. Choisissez vos combats en conséquence.

Si vous ne pouvez pas dire non, confiez la tâche à quelqu’un d’autre. Il peut être difficile d’apprendre à déléguer, mais cette stratégie permet pourtant de grandement améliorer la gestion du temps. D'ailleurs, vous avez constitué une équipe compétente, alors pourquoi ne pas lui confier certaines tâches ?

9. Organiser votre environnement

Pour une gestion efficace du temps, ce conseil doit figurer lui-même sur votre liste de tâches. Si vous avez des piles de papiers éparpillés sur votre bureau, trouver le document dont vous avez réellement besoin reviendra à chercher une aiguille dans une botte de foin. Il n’est rien de plus frustrant que de perdre un temps précieux à retrouver des objets égarés. Sans parler de la difficulté à se concentrer dans un environnement en désordre.

De petits gestes peuvent faire toute la différence : créez un système de classement de vos documents et désabonnez-vous des communications électroniques dont vous n’avez plus besoin. Automatisez des tâches ou processus répétitifs là où vous le pouvez. Créez des systèmes d'organisation et d'accomplissement des tâches pour augmenter votre efficacité. Ces actions ponctuelles vous libéreront à tout jamais.

10. Éliminer les distractions

Les réseaux sociaux, la consultation de sites Web, les collègues de travail, les SMS, la messagerie instantanée – votre lieu de travail regorge de distractions. Pour bien gérer votre temps personnel, vous devez absolument vous en débarrasser de manière proactive. Poussez la porte pour ne pas être dérangé. Fermez tous vos onglets, sauf ceux sur lesquels vous travaillez actuellement. Désactivez les notifications de messagerie et remettez vos appels téléphoniques personnels à l’heure du déjeuner.

Allez-y petit à petit. Identifiez vos deux principales sources de distraction et efforcez-vous de les mettre de côté pendant deux semaines. Et n’oubliez pas que dormir suffisamment, boire assez d’eau et manger sainement contribuent à vous aider à rester concentré pendant votre journée de travail, en particulier lorsque vous avez un coup de barre dans l’après-midi.

Gérez son temps est une compétence à apprendre

En fin de compte, aucun « conseil de pro » ou outil magique ne fera disparaître vos problèmes de gestion du temps comme par magie si vous n'avez pas de bonnes bases en la matière.

Le Harvard Business Review identifie trois compétences principales qui séparent le succès de l'échec dans votre gestion du temps :

• Sensibilisation : penser de manière réaliste à votre temps en comprenant qu'il s'agit d'une ressource limitée.
• Organisation : organiser vos objectifs, vos plannings, vos horaires et tâches pour utiliser votre temps le plus efficacement possible.
• Adaptation : surveillez régulièrement la façon dont vous utilisez votre temps lorsque vous effectuez des activités, y compris en vous adaptant aux interruptions et/ou aux changements de priorités.

Utilisez ces conseils ci-dessus pour vous aider à développer ces compétences et à créer des habitudes de gestion du temps efficace et durable.