Todos hemos tenido problemas con la administración del tiempo en el trabajo. Te despiertas esperanzado y optimista; no solo vas a cumplir con todos los plazos de entrega, sino también irás al gimnasio y prepararás una comida casera saludable. 

Entonces, ocurren distintos contratiempos. Sales tarde, te topas con el tráfico y llegas a la oficina con mucha frustración. Cuando te sientas a terminar ese proyecto que has estado postergando durante semanas, te das cuenta de que tienes reuniones una tras otra hasta el mediodía; y sí, ya llegaste tarde a la primera. Finalmente, sales de la última reunión y comienzas a leer correos electrónicos cuando te avisan que el vicepresidente necesita verte. Tiene una solicitud urgente para ti. Te dice: “solo tardarás una hora”. Al final, fueron tres. 

La buena noticia es que hay formas de recuperar esas horas perdidas del día que son aparentemente escurridizas. Se trata de la administración del tiempo personal: maneja tu tiempo en lugar de que el tiempo te maneje a ti. Te ofrecemos diez pasos para la administración del tiempo en el trabajo para que comiences.

1. Averigua cómo evitar distracciones en el trabajo.

Si vas a optimizar la administración de tu tiempo, primero debes averiguar en qué se va el tiempo. Intenta registrarlo con precisión durante una semana mediante el seguimiento de tus actividades diarias. Este registro te ayudará a: 

• Determinar cuánto puedes lograr en un día.
• Identificar qué te quita el tiempo.
• Concentrarte en las actividades que proporcionen los mayores beneficios. 

A medida que realices este registro del tiempo, quedará bastante claro cuánto tiempo dedicas a estar pensando, conversar y realizar actividades improductivas.
Tendrás una idea más precisa de cuánto tiempo te toman ciertos tipos de tareas (lo que será muy útil para poner en práctica una recomendación que te damos más adelante). Este ejercicio también puede ayudarte a determinar la hora del día en que eres más productivo: de esa manera, sabes cuándo trabajar en tus proyectos que requieren la mayor dedicación y creatividad.

2. Elabora un cronograma diario y cúmplelo.

Este paso es absolutamente crucial para aprender a administrar el tiempo en el trabajo. Ni siquiera intentes comenzar tu día sin una lista organizada de tareas pendientes. Al final de la jornada de trabajo, elabora una lista de las tareas más urgentes para el día siguiente. Este paso te permite comenzar a trabajar en cuanto llegues a la oficina.

Poner todo por escrito evitará que te desveles pensando en las tareas que llegan a tu mente una y otra vez. En cambio, tu subconsciente se pone a trabajar en tus planes mientras duermes, lo que significa que puedes despertarte por la mañana con nuevas ideas para la jornada laboral.

Si no puedes hacerlo el día anterior, asegúrate de escribir tu lista a primera hora de la mañana. Descubrirás que el tiempo que dedicas a elaborar un plan claro no es nada comparado con el tiempo que pierdes pasando de una tarea a otra cuando no lo tienes.  

3. Establece prioridades de forma inteligente.

A medida que organizas tu lista de pendientes, el establecimiento de prioridades es clave para administrar satisfactoriamente el tiempo en el trabajo. Comienza por eliminar las tareas que no deberías estar realizando en primer lugar. Luego, identifica las tres o cuatro tareas más importantes y hazlas primero; de esa manera, te asegurarás de terminar las más esenciales.

Evalúa tu lista de tareas pendientes y procura organizarla en función de su importancia en lugar de su urgencia. Las responsabilidades importantes son necesarias para tus objetivos, mientras que las urgentes requieren una atención inmediata y están relacionadas con los objetivos de otra persona. Tendemos a dejar que la urgencia domine cuando realmente deberíamos centrarnos en actividades que son la base de nuestros objetivos de negocio.

Para evitar esta trampa, aplica una de las recomendaciones de administración del tiempo en el trabajo que se encuentra en el libro de Stephen Covey Primero lo primero. En este, presenta la siguiente matriz de administración del tiempo, conocida como matriz de Eisenhower, como una herramienta de organización para priorizar tareas basadas en estas ideas de importancia y urgencia.

Este es un análisis más detallado de cada uno de estos cuadrantes:

• Importantes y urgentes: estas tareas tienen fechas límite importantes con mucha urgencia; realízalas de inmediato.
• Importantes, pero no urgentes: estos elementos son importantes, pero no requieren una acción inmediata y deben incluir la elaboración de estrategias de desarrollo a largo plazo. Esfuérzate por pasar la mayor parte del tiempo en este cuadrante.
• Urgentes pero no importantes: estas tareas son urgentes pero no importantes. Minimízalas, delégalas o elimínalas porque no contribuyen a tu rendimiento. Generalmente, son distracciones que pueden deberse a la mala planificación de otras personas.
• Urgentes y poco importantes: estas actividades tienen poco valor y deben eliminarse lo más posible.

A continuación, se muestran los tipos de actividades que se incluyen en cada cuadrante. Intenta crear tu propia matriz de administración del tiempo e insertar elementos de tu lista de tareas pendientes y actividades diarias para evaluar cómo estás invirtiendo el tiempo actualmente. Puedes crear una en Lucidchart en menos de un minuto: ¡eso es lo que hicimos!

Cuando puedas establecer tus prioridades, la administración del tiempo personal puede alcanzar un nivel completamente nuevo. Sabrás dónde enfocar tu tiempo durante esos días cuando simplemente no te alcanzan las horas.

4. Agrupa tareas similares.

Ahorra tiempo y energía mental intentando completar todo un tipo de tareas antes de pasar a la siguiente. Por ejemplo, establece periodos para responder correos electrónicos, hacer llamadas telefónicas, archivar, etc. No contestes correos electrónicos y mensajes en cuanto llegan, ya que te distraerá totalmente. Apaga tu teléfono y las notificaciones por correo electrónico para eliminar por completo la tentación de verificarlo en un momento en que no esté designada esa tarea.

5. Evita la tentación de realizar múltiples tareas.

Esta es una de las recomendaciones de administración del tiempo más simples para el trabajo, pero puede ser una de las más difíciles de seguir. Concéntrate en la tarea que tienes a la mano y elimina todas las distracciones. Puede ser tentador hacer varias cosas a la vez, pero solo te perjudicas cuando intentas hacerlo. Pierdes tiempo y disminuyes la productividad al cambiar de una tarea a otra.

Del mismo modo, no te sientas abrumado por una lista de tareas pendientes muy extensa. Estresarte no hará que sea más corta, así que inhala, exhala y haz una tarea a la vez.

6. Asigna límites de tiempo a las tareas.

Parte de la elaboración de tu cronograma debe incluir el establecimiento de límites de tiempo para las tareas en lugar de solo trabajar hasta que las termines. Las listas de pendientes son sumamente útiles, pero a veces puedes sentir que nunca terminas nada.

Si estás buscando establecer un ritmo constante en tu flujo de trabajo, la técnica pomodoro puede ayudarte a realizar tu lista de tareas pendientes en periodos de 25 minutos, tomando descansos cortos entre cada periodo y un descanso más largo después de realizar cuatro. Esta técnica permite lograr un equilibrio con un enfoque estrecho con descansos frecuentes, lo que reduce la tensión mental y mantiene la motivación. 

Si prefieres establecer tu propio ritmo, el método por bloques de tiempo te permite formar bloques de distintas duraciones. Usa tu registro de tiempo (paso 1) para calcular lo que te tomará una actividad. Una vez que hayas ocupado el tiempo designado en esa tarea, pasa a la siguiente actividad importante. Verás que tu productividad se dispara y tu lista de tareas pendientes se reduce una vez que apliques estos parámetros.

7. Incluye descansos.

Una de las recomendaciones de administración del tiempo más agradables para el trabajo: incluye los descansos en tu cronograma. Cuando termines una tarea, tómate un momento para relajarte. Toma pequeños descansos para recargar energías, ya sea una caminata corta, un juego de ping pong, algo de meditación, etc.

8. Aprende a decir no.

Nunca aprenderás a administrar el tiempo en el trabajo si no aprendes a decir que no. Solo tú sabes realmente para qué tienes tiempo, así que, si necesitas rechazar algo que te pidan para concentrarte en tareas más importantes, no dudes en hacerlo. Y si aceptas un proyecto que obviamente no va a ninguna parte, no tengas miedo de dejar de hacerlo.

En lugar de realizar muchas tareas que generan poco o ningún valor, realiza menos tareas que generen más valor. Recuerda la regla 80/20: el 80% de tus resultados proviene del 20% de lo que aportes. Enfoca tus esfuerzos conforme a esto.

Si no puedes decir que no, delega. Si bien delegar puede ser una habilidad difícil de aprender, puede ser fabulosa para la administración del tiempo. Has formado un equipo talentoso, así que identifica las tareas que puedes delegar.

9. Descubre cómo organizar tus tareas diarias.

Para una administración eficaz del tiempo, esta recomendación debe ser parte de tu lista de tareas pendientes. Si tienes papeles esparcidos por montón en todo el escritorio, encontrar el que necesitas será como buscar una aguja en un pajar. No hay nada más frustrante que perder tiempo valioso buscando algo que hayas extraviado, sin mencionar cómo puede hacerte perder la concentración.

Los pequeñas acciones marcan una gran diferencia. Crea un sistema para archivar documentos. Cancela la suscripción a los correos electrónicos que ya no necesitas. Simplemente piensa: solo tienes que hacerlo una vez, pero obtendrás beneficios para siempre.

10. Elimina las distracciones.

Redes sociales, navegación web, compañeros de trabajo, mensajes de texto, mensajería instantánea: las distracciones en el trabajo pueden ser infinitas. Una clave para la administración del tiempo personal es ser proactivo para eliminarlas. Cierra la puerta para limitar las interrupciones. Cierra todas las pestañas, excepto en las que estás trabajando actualmente. Desactiva las notificaciones de mensajería y deja las llamadas telefónicas personales para la hora del almuerzo.

Da pequeños pasos. Identifica tus dos principales distracciones y enfócate en eliminarlas durante dos semanas. Y recuerda que dormir bien, tomar suficiente agua y comer de manera saludable puede ayudarte a mantenerte concentrado durante la jornada, especialmente en la tarde.

Ya los tienes: diez recomendaciones para la administración del tiempo en el trabajo que pueden llevar tu productividad a un nivel completamente nuevo. Podrás ejercitarte y cocinar como Martha Stewart en muy poco tiempo.