Una organización bien administrada conoce el valor de la eficiencia. Esto es así porque una organización eficiente tiene empleados más felices, un mejor resultado final y una producción más rápida. La automatización del flujo de trabajo es una forma de acelerar la optimización en toda la empresa. Podrás reducir los errores humanos y mejorar el proceso de incorporación, al tiempo que disminuyes el estrés y la redundancia.

Te mostraremos cómo localizar los procesos de tu organización que pueden ser automatizados y luego te enseñaremos a automatizar dichos procesos. El resultado final es una empresa en la que los empleados y la dirección pueden enfocarse en el crecimiento del negocio y en capitalizar el ingenio.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo es el proceso de automatizar partes de tu negocio para que hagan las cosas por sí solas. Es la versión de la vida real de "Si esto..., entonces esto...".

Por ejemplo, si recibes un nuevo cliente potencial, puedes automatizar un correo electrónico de bienvenida a dicho cliente potencial en lugar de escribirlo y enviarlo manualmente. A continuación, puedes configurar un flujo de trabajo automatizado para enviar un correo electrónico de seguimiento tres días después del correo electrónico inicial. Todo ello se hace sin intervención humana, por lo que tus empleados tienen la libertad de hacer el trabajo que prefieren, como pensar de forma creativa, resolver problemas y pedir burritos.

¿Cómo empezar automatizar el flujo de trabajo?

No se puede automatizar hasta que no se investiga. De hecho, sin conocer los detalles de los procesos actuales de tu organización, la automatización solo aumenta la ineficacia. Sigue los siguientes pasos para crear un flujo de trabajo de automatización que realmente mejore tus procesos empresariales.

¿Necesitas retroceder un paso? Conoce la definición de flujo de trabajo y los beneficios de los procesos repetibles.

1. Identifica las áreas que necesitan ser mejoradas

No podrás automatizar los procesos hasta que sepas qué procesos están ya en marcha. Comienza por trazar un mapa de tus procesos actuales y realiza un análisis del flujo de trabajo para poder implementar mejor la automatización de los procesos del flujo de trabajo. Esto puede parecer intimidante, pero no te preocupes, te ayudaremos en cada paso del camino.

Si eres nuevo en la creación de procesos de flujo de trabajo, comienza aquí. Lucidchart tiene toda una biblioteca de plantillas gratuitas disponibles para su uso, por lo que podrás encontrar fácilmente una plantilla para cada función de tu organización. Estos diagramas pueden ser actualizados en tiempo real y compartidos fácilmente, por lo que siempre se puede obtener información de los compañeros de trabajo y de la dirección. Como nuestra plataforma es increíblemente intuitiva, no perderás tiempo aprendiendo un nuevo software cuando se supone que estás documentando flujos de trabajo.

En esta fase, la visualización es clave. No es inteligente limitarse a adivinar qué partes del flujo de trabajo son ineficientes y tratar de implementar la automatización. Cuando dispongas de flujos de trabajo visuales, tendrás pruebas de la ineficiencia, y eso es importante para conseguir la aceptación tanto de la dirección como de los empleados.

2. Define qué ganarás con la automatización

Define sobre papel lo que pretendes ganar con la automatización de tu flujo de trabajo. Comienza por articular lo que le falta al proceso actual o lo que es ineficiente. Cuando tengas un esquema claro del problema, podrás mostrar cómo la solución del problema beneficiará a la empresa. Ese objetivo debe ser el principio rector de cada paso del proceso de automatización del flujo de trabajo, desde la concepción hasta la implementación.

He aquí un ejemplo de cómo podría ser este proceso en la vida real: Supongamos que has creado plantillas de flujo de trabajo para ventas, y has descubierto que el proceso de recopilación y calificación de clientes potenciales es increíblemente ineficiente. Tal vez tengas muchos prospectos que llegan, pero tus vendedores pasan mucho tiempo tratando de determinar cuáles de esos prospectos están calificados y son valiosos.

Has decidido implementar un mejor software de calificación de clientes potenciales para mejorar esta ineficiencia y ayudar a tus vendedores a establecer un mejor contacto con los mejores clientes potenciales. En este caso, tu objetivo final es aumentar los ingresos que entran y mejorar el porcentaje de ventas que se cierran (porque tu equipo de ventas solo trabaja con prospectos prometedores). Sin definir el objetivo, no tendrás forma de medir la eficiencia de tu proceso.

He aquí otro ejemplo: Diriges un negocio que obtiene mucha participación a través de Facebook. Tus clientes suelen enviar mensajes a la empresa a través de su página de Facebook, lo que significa que tu administrador de redes sociales pasa gran parte de su día respondiendo a los mensajes de Facebook Messenger. El éxito en este caso podría significar liberar a tu administrador de redes sociales para que haga más contenido. Podrías implementar un Bot para responder a los mensajes de Facebook, dar a tu administrador de redes sociales más tiempo libre y medir cuánto contenido más se genera.

La cuestión es que, sin definir cuál es el objetivo, no puedes determinar si lo has alcanzado.

3. Comienza por lo más sencillo

Es importante señalar que habrá muchas ineficiencias en los flujos de trabajo que hayas definido. Si estás abrumado por las ineficiencias y no sabes por dónde comenzar, puedes codificar por colores tu diagrama de flujo en Lucidchart para representar el orden de necesidad. Por ejemplo:

• Verde = fácil de automatizar, gran recompensa
• Amarillo = fácil de automatizar, menor recompensa
• Rosa = difícil de automatizar, gran recompensa
• Rojo = difícil de automatizar, menor recompensa

Una vez que hayas establecido un sistema de codificación por colores, todo lo que tienes que hacer es comenzar —aplicando el gráfico anterior— a automatizar las secciones verdes de tus procesos. Una vez que las secciones de tu flujo de trabajo se hayan implementado correctamente y optimizado, puedes pasar al amarillo o al rosa.

El uso de este sistema te ayudará a reconocer qué partes de tu flujo de trabajo deben ser automatizadas primero y qué partes no necesitan ser automatizadas (o si fuera más complicado automatizarlas de lo que vale). La automatización no tiene por qué ocurrir de la noche a la mañana, así que piensa en ella como un proceso de mejora en lugar de una implementación tiránica del flujo de trabajo.

También vale la pena señalar que hay un montón de soluciones de software de automatización que pueden facilitar el proceso, como Zapier, HubSpot, Wrike y KiSSFLOW. Recomendamos una solución que funcione a la perfección con las aplicaciones que ya utilizas. Por ejemplo, Lucidchart está integrado con Zapier, por lo que puedes enviar datos de más de 1,000 aplicaciones a Lucidchart y controlar de cerca tus procesos a través de elementos visuales.

4. Haz que todo el mundo participe

Has dominado los pasos uno y dos al detallar tus flujos de trabajo actuales y detectar las ineficiencias en ellos que puedes automatizar fácilmente. Ahora es el momento de dar la noticia a los empleados.

Este es otro caso en el que Lucidchart resulta útil: Es mucho más fácil mostrar a los empleados cómo se va a automatizar el proceso que decírselo. Además, si usas Lucidchart para visualizar los flujos de trabajo, puedes alternar fácilmente entre las capas y áreas de acción para mostrar a tu audiencia cómo es el flujo de trabajo actual y cómo es el flujo de trabajo que incorpora la automatización. Una vez que tus empleados vean lo mucho que van a mejorar las cosas, es todavía más probable que estén entusiasmados con el cambio en el flujo de trabajo y ayuden a defender la implementación.

Hay una buena posibilidad de que la automatización que implementes requiera un software para la automatización de flujos de trabajo automatizado, por lo que aquí es donde entra en juego la capacitación. En lugar de asumir que la capacitación debe implementarse en una reunión, puedes enviar un cuestionario a tus empleados para preguntarles cómo prefieren ser capacitados. Diferentes estilos de aprendizaje requieren distintos estilos de enseñanza, por lo que, en algunos casos, la capacitación práctica es mejor, pero otros empleados pueden beneficiarse de la documentación basada en texto que pueden consultar mientras están realizando el proceso.

Ahí lo tienes. La automatización de los flujos de trabajo requiere un poco de trabajo para definir e implementar, pero la recompensa puede ser extraordinaria. Tus empleados pueden enfocarse en el trabajo significativo en lugar de las redundancias como los correos electrónicos de seguimiento y los recordatorios de pago del carrito. Y toda tu empresa puede trabajar para establecerse en el espacio en lugar de verse perjudicada por flujos de trabajo ineficientes.