In een goed geleide organisatie kent men de waarde van efficiëntie. Een efficiënte organisatie heeft immers gelukkigere medewerkers, een beter resultaat en een snellere output. Bedrijfsprocessen automatisering is een manier om de optimalisatie in het hele bedrijf te versnellen. Je kunt er menselijke fouten mee verminderen en het onboardingproces verbeteren. Tegelijkertijd zorgt het voor minder stress en overbodige processen.

We laten je zien hoe je processen in jouw organisatie kunt herkennen die geautomatiseerd kunnen worden en vervolgens leren we je hoe je deze processen kunt automatiseren. Het eindresultaat is een bedrijf waar medewerkers en management zich kunnen concentreren op de groei van het bedrijf en het benutten van vindingrijkheid.

Wat is procesautomatisering?

Procesautomatisering is het proces waarbij onderdelen van je bedrijf worden geautomatiseerd om dingen zelf te doen. Het is de real-life versie van "Als we dit..., dan gebeurt er dit..."

Als er bijvoorbeeld een nieuwe lead binnenkomt, kun je automatisch een welkomstmail naar die lead laten versturen in plaats van de e-mail handmatig te typen en te verzenden. Je kunt vervolgens een geautomatiseerde workflow instellen om drie dagen na de eerste e-mail een vervolgmail te sturen. Dat gebeurt allemaal zonder menselijke tussenkomst, zodat je medewerkers hun handen vrij hebben om het werk te doen dat ze het liefst zouden doen, zoals creatief denken, problemen oplossen en burrito's bestellen.

Hoe kan ik workflows maken en processen automatiseren?

Je kunt pas automatiseren als je eerst onderzoek doet. Als je niet voldoende weet van de processen die je organisatie momenteel gebruikt, zorgt automatisering alleen maar voor meer inefficiëntie. Volg de onderstaande stappen om een automatiseringsworkflow te creëren waarmee je bedrijfsprocessen daadwerkelijk beter worden.

Moet je een stapje terug doen? Kom meer te weten over de definitie van workflow en voordelen van herhaalbare processen.

1. Identificeer de gebieden die verbeterd moeten worden

Je kunt processen pas automatiseren als je weet welke processen er al zijn. Begin met het in kaart brengen van je huidige processen, zodat je je processen beter kunt automatiseren. Dat klinkt misschien indrukwekkend, maar maak je geen zorgen: we helpen je bij elke stap.

Begin hier als je nog nooit workflows hebt gemaakt. Lucidchart heeft een hele bibliotheek met gratis sjablonen die je kunt gebruiken, zodat je gemakkelijk een sjabloon kunt vinden voor elke rol in je organisatie. Deze diagrammen kunnen in realtime worden bijgewerkt en eenvoudig worden gedeeld, zodat je altijd input kunt vragen van je collega's en management. Omdat ons platform zo intuïtief is, verspil je geen tijd aan het leren van nieuwe software bij het documenteren van je workflows.

In dit stadium is visualisatie heel belangrijk. Het is niet slim om alleen maar te gissen welke onderdelen van je workflow inefficiënt zijn en automatisering te willen implementeren. Met visuele workflows heb je bewijs van inefficiëntie, en dat is belangrijk om steun krijgen van zowel het management als de werknemers.

2. Bepaal wat de procesautomatisering je oplevert

Zet op papier wat je probeert te bereiken met het automatiseren van je processen. Formuleer eerst duidelijk wat het huidige proces mist of op welke manier het niet efficiënt is. Als je een duidelijk overzicht van het probleem hebt, kun je laten zien hoe het oplossen van het probleem de onderneming ten goede zal komen. Dat doel moet het leidende principe zijn achter elke stap van het automatiseringsproces, van ideevorming tot implementatie.

Hier is een voorbeeld van hoe dit proces er in het echt uit zou kunnen zien: laten we zeggen dat je workflowsjablonen hebt aangemaakt voor het onderdeel verkoop en dat je erachter bent gekomen dat het proces van het verzamelen en kwalificeren van leads ontzettend inefficiënt is. Misschien komen er wel veel leads binnen, maar besteden je verkopers te veel tijd aan het bepalen welke leads gekwalificeerd en waardevol zijn.

Je hebt besloten dat je betere software voor het kwalificeren van leads wilt implementeren, om deze inefficiëntie te verbeteren en je verkopers te helpen beter contact te leggen met betere leads. In dit geval is je einddoel het verhogen van de binnenkomende omzet en het verbeteren van het percentage verkopen dat wordt gesloten (omdat je verkoopteam alleen met de veelbelovende leads werkt). Als je geen doel vastlegt, kun je de efficiëntie van je proces niet meten.

Hier is nog een voorbeeld: je runt een bedrijf dat veel engagement krijgt via Facebook. Je klanten communiceren regelmatig met het bedrijf via hun Facebookpagina, wat betekent dat je social media manager een groot deel van zijn of haar dag besteedt aan het reageren op Facebook Messenger-berichten. In dit geval zou je succes boeken als je social media manager de handen vrij heeft om meer content aan te maken. Je zou een bot kunnen implementeren die Facebookberichten beantwoordt, je social media mangager zo meer ruimte geven en na verloop van tijd kunnen meten hoeveel meer content er is gegenereerd.

Het punt is dat je niet kunt bepalen of je het doel hebt bereikt zonder te definiëren wat het doel is.

3. Begin met het makkelijkste

Het is belangrijk om te weten dat er veel inefficiënties zullen zijn in de processen die je hebt gedefinieerd. Als je overweldigd wordt door inefficiënties en niet weet waar je moet beginnen, kun je je stroomdiagram in Lucidchart een kleurcode geven om de prioriteit en de noodzaak weer te geven. Bijvoorbeeld:

• Groen = eenvoudig te automatiseren, grote winst
• Geel = eenvoudig te automatiseren, geringe winst
• Roze = moeilijk te automatiseren, grote winst
• Rood = moeilijk te automatiseren, geringe winst

Als je eenmaal een kleurcoderingssysteem hebt bedacht, begin je gewoon met het automatiseren van de groene gedeelten van je processen door de bovenstaande tabel te gebruiken. Zodra die delen van je proces correct zijn geïmplementeerd en geoptimaliseerd, kun je verder gaan met geel of roze.

Door dit systeem te gebruiken, kun je herkennen welke delen van je proces als eerste moeten worden geautomatiseerd en welke delen van je proces niet moeten worden geautomatiseerd (of waarvoor automatiseren je meer moeite kost dan dat het voordeel gaat opleveren). Procesautomatisering hoeft niet snel klaar te zijn, dus zie het als een proces van verbetering in plaats van de wereldschokkende implementatie van een workflow.

Het is ook goed om te weten dat er tal van softwareoplossingen voor procesautomatisering zijn die het proces kunnen vereenvoudigen, zoals Zapier, HubSpot, Wrike en KiSSFLOW. We adviseren je een oplossing te gebruiken die naadloos samenwerkt met de apps die je al gebruikt: Lucidchart is bijvoorbeeld geïntegreerd met Zapier, zodat je gegevens van meer dan 1.000 apps naar Lucidchart kunt sturen en je processen nauwlettend kunt volgen via visuals.

4. Zorg dat iedereen mee doet

Je hebt stap één en twee onder de knie door je huidige processen in detail te beschrijven en de inefficiënties ervan te ontdekken die je gemakkelijk kunt automatiseren. Nu is het tijd om je medewerkers in te lichten.

Dit is een ander voorbeeld waar Lucidchart van pas komt: het is veel gemakkelijker om medewerkers te laten zien hoe het proces geautomatiseerd gaat worden dan om het ze te vertellen. En als je Lucidchart gebruikt om processen te visualiseren, kun je eenvoudig schakelen tussen lagen en hotspots om je publiek te laten zien hoe het proces er nu uitziet en hoe het proces eruitziet na procesautomatisering. Zodra je medewerkers zelf zien hoeveel beter het gaat worden, is de kans groter dat ze enthousiast zijn over de verandering in het proces en de implementatie helpen ondersteunen.

Er is een goede kans dat er voor de automatisering die je implementeert workflowsoftware nodig is – en waarvoor training vereist is. Je kunt ervan uit gaan dat de training in een vergadering moet plaatsvinden, maar je kunt ook een vragenlijst rondsturen om te vragen op welke manier je medewerkers het liefst worden getraind. Voor verschillende leerstijlen heb je verschillende doceerstijlen nodig. In sommige gevallen is praktische training het beste, maar andere medewerkers kunnen juist baat hebben bij theoretische documentatie die ze kunnen raadplegen tijdens het uitvoeren van het proces.

Procesautomatisering vergt wat werk om te definiëren en te implementeren, maar het resultaat kan buitengewoon zijn. Je medewerkers kunnen zich concentreren op zinvol werk in plaats van overbodige zaken zoals vervolgmails en herinneringen voor het afrekenen van winkelwagentjes. En je hele bedrijf kan zich ontwikkelen in plaats van te worden ondermijnd door inefficiënte workflows.