Como gerente de projeto, você tem que administrar uma centena de responsabilidades ao mesmo tempo, incluindo delegar tarefas, remover obstáculos de um projeto e garantir que todos estejam alinhados ao mesmo objetivo. A gestão da comunicação do projeto, feita de forma eficiente, é fundamental para o sucesso dele.

Para gerir projetos de forma eficiente, é preciso dividir metas de alto nível em tarefas menores e seguir prazos definidos. No entanto, os melhores gerentes de projeto sabem que qualquer projeto, independente do tamanho, só será bem-sucedido com um plano de comunicação de projeto.

O que é plano de comunicação de gestão de projetos?

Um plano de comunicação é um documento usado para oferecer um plano detalhado das ações de uma empresa. Pode ser um plano de ação da marca da empresa, do desenvolvimento e lançamento de um produto, ou de um projeto. Neste artigo, focaremos nosso exemplo no plano de ação de um projeto, mas nossas informações e dicas podem ser aplicadas a outros contextos.

O plano de comunicação de gestão de projetos identifica como informações importantes serão comunicadas às partes interessadas ao longo do projeto. Ele também determina quem são as pessoas que receberão os comunicados; como e quando os receberão; e com que frequência elas devem aguardar o recebimento dessas informações.

Se você é o gerente de projeto encarregado de lançar um novo site, por exemplo, provavelmente já segmentou o projeto em tarefas como wireframing, copywriting e código. Mesmo assim, você sabe o que vai dizer às partes interessadas em cada fase do projeto? Provavelmente não.

Ao formular o plano de comunicação de projeto, ele deve conter:

• O propósito ou os objetivos do plano de comunicação
• Informações sobre as partes interessadas e as funções delas
• Os tipos de informações que precisavam ser repassadas às partes interessadas
• As formas de comunicação usadas
• A frequência com que cada parte interessada gostaria de receber as informações

Voltando ao nosso exemplo (e após realizar o wireframing), o plano de comunicação pode determinar que você mantenha o diretor de tecnologia atualizado por e-mail e anexar o wireframe em formato PDF.

Por que é importante ter um plano de comunicação?

A comunicação deficiente contribui para o fracasso do projeto e pode resultar em enormes prejuízos financeiros à empresa. Por outro lado, empresas com desempenho elevado se comunicam com mais frequência e de forma mais eficiente do que organizações inferiores.

O plano de comunicação de gestão de projetos organiza seu projeto, pois:

• Cria documentos escritos que a equipe pode usar como referência
• Define expectativas de quando as partes interessadas receberão atualizações
• Aumenta a visibilidade das partes interessadas em relação ao projeto e o andamento dele
• Dá a oportunidade para as partes interessadas fornecerem opiniões, de forma que a equipe detecte problemas desde o início e reduza o desperdício de esforços
• Aumenta a produtividade nas reuniões; ou as elimina completamente

Portanto, para que um projeto seja concluído com sucesso e dentro do prazo, é fundamental saber elaborar um plano de comunicação eficaz.

Como fazer um plano de comunicação

Com base nos benefícios descritos acima, você deve estar animado para dar início ao seu plano de comunicação de gestão de projetos. Siga os passos abaixo para começar.

1. Contextualização: entenda seu posicionamento

É necessário entender como o seu plano se encaixa na visão de sua empresa e como as características atuais do mercado podem afetá-lo. Há várias maneiras de analisar o contexto do seu projeto e o seu posicionamento. Dependendo da sua situação, os seguintes métodos podem ajudar:

• Posicionamento de marca
• Análise SWOT
• Planejamento estratégico com as 5 Forças de Porter
• Posicionamento de produto

2. Escolha um formato

Escolha uma plataforma que facilitará obter feedback sobre seu plano de comunicação e a divulgar ou armazenar o plano para sua equipe e as partes interessadas acessarem.

Muitos gerentes de projeto criam um plano de comunicação com um documento do Word ou planilha, a partir de um modelo de plano de comunicação do projeto. Porém, você pode usar algo mais visual, como um cronograma ou fluxograma, para explicar a frequência da comunicação ou os melhores métodos de trabalho de acordo com a parte interessada.

3. Defina seus objetivos e metas

O que você está tentando comunicar? Independente do objetivo, o primeiro passo para elaborar um plano de comunicação bem-sucedido é anotar a meta. Voltando à importância do plano de comunicação, seu objetivo provavelmente será de manter as partes interessadas atualizadas sobre o status do projeto ou até mesmo manter as partes interessadas cientes dos benefícios do projeto, para que elas continuem apoiando. 

4. Identifique seu público-alvo

É necessário entender quem é seu público-alvo. Com quem você está tentando se comunicar? A maioria dos projetos conta com muitas partes interessadas e com diferentes níveis de interesse e influência sobre o projeto. Você precisará identificar e listar as partes interessadas com quem você se comunicará ao longo do projeto.

5. Defina os canais de comunicação

O diretor de tecnologia da empresa nunca abre e-mails, mas usa o Slack o dia todo. Por outro lado, a designer-chefe sequer tem Slack, mas está sempre acessando o e-mail. E, para falar com o diretor de arte, você precisa mandar um sinal de fumaça.

Um dos objetivos do plano de comunicação é passar as informações certas ao público certo; portanto, junto com a lista das partes interessadas, seu plano de comunicação também deve indicar como você pretende se comunicar com elas.

Veja as diferentes formas abaixo, dependendo do que as partes interessadas verão ou participarão:

• Comunicações semanais
• Reuniões presenciais, por telefone ou por videoconferência
• Resumos de reuniões
• Relatório do andamento
• Apresentações formais
• Pesquisas
• Listas de afazeres
• Painéis de projeto
• Aplicativos de colaboração, como Slack ou Google Hangouts

A forma de comunicação que você usa também depende das informações que precisa fornecer. Você provavelmente não precisa fazer uma reunião pessoal formal toda semana para tratar das novidades do projeto; você pode enviar um e-mail semanal com as novidades e fazer uma reunião quando a equipe atingir um marco importante.

6. Determine o cronograma de seu plano de comunicação

Anote a frequência com que enviará cada tipo de comunicação (pode ser um e-mail semanal toda segunda-feira informando do andamento do projeto, links para as entregas concluídas ou orçamento atual) ou a frequência com que você precisa falar com cada parte interessada (por exemplo: cada membro da equipe deve enviar e-mails diários para atualizar o gerente de projeto, mas incluir a parte interessada executiva na videoconferência somente após um marco ser atingido).

Além de incluir essas informações no plano de comunicação de gestão de projetos, programe a frequência da comunicação em um calendário ou num software de gerenciamento de tarefas.

7. Determine quem dará as atualizações na comunicação

Na maioria das vezes, essa responsabilidade é do gerente de projeto. Se não, o portador de uma atualização específica precisa estar claramente definido no plano de comunicação.

8. Faça testes

Teste o seu plano de comunicação com um grupo pequeno antes de implementá-lo com todo o seu público-alvo. Certifique-se de que os meios de comunicação escolhidos estão funcionando como planejado. Os e-mails estão chegando aos destinatários? As partes interessadas têm acesso ao canal do Slack onde estão sendo transmitidas as atualizações do projeto? Testar os métodos de comunicação do seu plano é essencial para que a mensagem não fique encalhada no meio do caminho.

9. Avalie os resultados do plano de comunicação

É importante avaliar os resultados de seu plano de comunicação no decorrer do projeto. Avalie se cada etapa anterior está tendo os resultados desejados. Caso seja necessário, altere seu plano de comunicação para que ele tenha o efeito desejado. Analise e adapte cada elemento do plano conforme necessário. Será que você precisa alterar os meios de comunicação? Ou será que é a frequência da comunicação que precisa mudar? Será que faltou incluir alguém no seu público-alvo?
Você só atingirá os objetivos do seu plano de comunicação se estiver disposto a adaptá-lo quando necessário.

E se o seu projeto mudar?

Toda empresa está sujeita ao "scope creep" (alteração descontrolada do escopo de um projeto). Portanto, até as empresas mais organizadas lidam com eventuais alterações nos projetos, e o plano de comunicação precisa acompanhar essa mudança. Se a alteração for realmente necessária, reveja a visão geral do projeto e realinhe o plano de comunicação com o projeto revisado. O plano de comunicação é como uma estrela-guia para quando os problemas surgirem.

Como comunicar informações confidenciais?

Às vezes, não saber quem você deve contatar e quais informações deve comunicar gera um risco à segurança. Ao elaborar o plano de comunicação, considere a possibilidade dessa situação ocorrer. Recomendamos criar um fluxograma que mostre como divulgar informações confidenciais.

Como usar um plano de comunicação na gestão de projetos

Após organizar o plano de comunicação, coloque-o em prática. O plano de comunicação deve ser distribuído para todos da sua equipe e todas as partes interessadas envolvidas.

E é aí que a coisa fica interessante: além de manter todos informados sobre o andamento do projeto, os membros da equipe e as partes interessadas não incomodarão você desnecessariamente para saber das atualizações.

Se o diretor de tecnologia souber, graças ao plano de comunicação de gestão de projetos, que ele receberá uma mensagem no Slack contendo um link para as atas da reunião após cada comunicação semanal, ele não precisará acessar o e-mail ou ir até sua mesa. O membros da sua equipe deixarão de trabalhar isoladamente e se sentirão mais motivados, pois saberão que não estão trabalhando sozinhos no projeto e que estão tendo progresso.

Além disso, é um grande incentivo receber comunicações frequentes contendo atualizações: isso impulsiona o projeto e a mantém o prazo na mente da equipe.

Não se apegue aos detalhes

Embora o plano de comunicação seja importantíssimo para o sucesso do projeto, não se sinta na obrigação de comunicar todos os detalhes no processo. Há uma grande diferença entre clareza e minúcias. Se você se comunicar demais e com muita frequência, acabará sendo ignorado.

Seja claro e objetivo nos e-mails. Recomendamos também criar um modelo de e-mail que defina claramente os aspectos mais importantes do projeto. Dessa forma, se você sentir vontade de comunicar algo não necessariamente importante para as partes interessadas, o plano manterá você focado no que realmente importa.

Padronize o processo

Se esta é a primeira vez que você incorpora um plano de comunicação de gestão de projetos, não será fácil fazer com que todos entendam a importância dele. E, se a primeira vez não for como você esperava, aprenda com os erros e tente de novo. Você verá que, com mais prática, mais a comunicação facilita os projetos, alivia o estresse e faz os trabalhos serem entregues no prazo. Isso, por si só, já vale o esforço para elaborar um plano de comunicação.

Mantenha o plano atualizado

Toda empresa está sujeita ao "scope creep" (alteração descontrolada do escopo de um projeto). Portanto, até as empresas mais organizadas lidam com eventuais alterações nos projetos, e o plano de comunicação precisa acompanhar essa mudança. Se a alteração for realmente necessária, reveja a visão geral do projeto e realinhe o plano de comunicação com o projeto revisado. O plano de comunicação é como uma estrela-guia para quando os problemas surgirem.

Trate informações confidenciais com cuidado

Às vezes, não saber quem você deve contatar e quais informações deve comunicar gera um risco à segurança. Ao elaborar o plano de comunicação, considere a possibilidade dessa situação ocorrer. Recomendamos criar um fluxograma que mostre como divulgar informações confidenciais.

No geral, um plano de comunicação de gestão de projetos considera as expectativas do projeto de todos os membros relevantes da equipe, além de deixá-lo claro. Mas não pare por aí. Há muitos outros recursos visuais que para gerenciar seus projetos do início ao fim. Confira o gráfico de Gantt ou um painel para monitorar o andamento do projeto e cobrar os membros da equipe.