Seja trabalhando em um pequeno projeto com metas comerciais modestas, ou em uma grande iniciativa multidepartamental com impactos corporativos abrangentes, é essencial entender o ciclo de vida do gerenciamento de projetos. 

Aprenda as quatro etapas do ciclo de vida do gerenciamento de projetos para manter seu projeto organizado e no caminho certo, da iniciação ao encerramento.

Visão geral do ciclo de vida do gerenciamento de projetos

O ciclo de vida da gestão de projetos descreve processos de alto nível para ajudar você a entregar um projeto bem-sucedido. Para cada US$ 1 bilhão investido em projetos por empresas nos Estados Unidos, US$ 122 milhões foram desperdiçados devido a um desempenho aquém do esperado do projeto, de acordo com o Project Management Institute Research.

O gerenciamento eficiente de projetos ajuda a evitar o desperdício de dinheiro e recursos, pois 57% dos projetos mal sucedidos são devido a uma comunicação deficiente. Nas etapas do ciclo de vida da gestão de projetos, você apresenta a ideia de um projeto, define suas metas, planeja sua execução e o orienta até chegar à conclusão.

4 etapas do ciclo de vida do gerenciamento de projetos

O ciclo de vida da gestão de projetos normalmente é dividido em quatro fases: iniciação, planejamento, execução e encerramento. Essas fases compõem o caminho que leva o projeto do início ao fim.

Obs.: algumas metodologias também incluem uma quinta fase, a de controle ou monitoramento, mas este artigo irá incorporá-la nas fases de execução e encerramento.

1. Iniciação

Primeiro, identifique uma necessidade, um problema ou uma oportunidade de negócios e faça um brainstorming de diferentes maneiras que sua equipe pode atender a necessidade, solucionar o problema ou aproveitar a oportunidade. Durante essa fase, você descobrirá um objetivo para seu projeto, determinará se ele é viável e identificará seus principais resultados finais.

Em vez de esperar que a estratégia do projeto seja decidida por outras pessoas, Moira Alexander propõe uma outra forma de pensar: deixe de ser um "gerente" de projeto e se transforme em um "líder" do projeto:

"Gerentes de projeto precisam convencer os diretores de suas empresas do valor inerente e estratégico que oferecem ao negócio no momento em que estão iniciando o planejamento estratégico, e não depois da tomada de decisão. Depois que decisões comerciais são tomadas pela diretoria, sem considerar os conhecimentos especializados dos gerentes, a sua eficiência no projeto é reduzida significativamente pois lhes resta oferecer soluções 'rápidas' ou 'alternativas'."

Claramente vale a pena fazer o que for preciso para expressar sua opinião desde o início, antes que a estratégia seja determinada de forma definitiva.

Passos da gestão de projetos na fase de iniciação

Veja os passos da fase de iniciação do projeto abaixo:

• Fazer um estudo de viabilidade: identifique o principal problema que seu projeto solucionará e se realmente será possível criar essa solução
• Identificar o escopo: defina a intensidade e a amplitude do projeto
• Identificar as entregas: defina o produto ou serviço que será fornecido
• Identificar as partes interessadas do projeto: descubra quem o projeto afeta e quais são suas necessidades
• Desenvolver um caso de negócios: use os critérios acima para comparar os possíveis custos e benefícios do projeto para determinar se ele deverá avançar
• Desenvolver uma declaração de trabalho: documente os objetivos, escopo e resultados do projeto que você identificou anteriormente na forma de um acordo de trabalho entre o proprietário do projeto e as pessoas que trabalharão nele

 

2. Planejamento

Depois que o projeto for aprovado com base no seu caso de negócios, declaração de trabalho ou documento de iniciação do projeto, você irá para a fase de planejamento.

Nesta fase do ciclo de vida do gerenciamento de projetos, divida o projeto maior em tarefas menores, monte sua equipe e prepare um cronograma de conclusão de tarefas. Crie metas menores dentro do projeto maior, e certifique-se de que cada uma poderá ser concluída dentro do prazo. As metas menores devem ter um alto potencial de serem bem-sucedidas.

Passos do gerenciamento de projetos na etapa de planejamento

Veja os passos da fase de planejamento do projeto abaixo:

• Criar um plano de projeto: identifique o cronograma do projeto, incluindo suas fases, tarefas a serem executadas e possíveis restrições
• Criar diagramas de fluxo de trabalho: use raias para visualizar os processos e garantir que os membros da equipe entenderam claramente suas responsabilidades
• Fazer um orçamento e criar um plano financeiro: use estimativas de custos para determinar quanto gastará no projeto, visando obter o maior retorno sobre o investimento possível
• Juntar recursos: crie sua equipe funcional com funcionários internos e externos, e certifique-se de que todos possuem as ferramentas necessárias (software, hardware etc.) para concluir suas tarefas
• Antecipar riscos e possíveis obstáculos de qualidade: identifique os problemas que podem estagnar seu projeto, e faça um plano para reduzir esses riscos e manter a qualidade e o cronograma do projeto
• Organizar uma reunião de lançamento de projeto: faça a integração de sua equipe e descreva o projeto para que ela possa começar a trabalhar rapidamente

Use este modelo de diagrama de fluxo de trabalho para mapear todos os passos e responsabilidades do processo.

3. Execução

Você recebeu a aprovação comercial, elaborou um plano e criou sua equipe. Agora é hora de trabalhar. A fase de execução coloca seu plano em prática. A função do gerente de projeto nesta fase do ciclo de vida do gerenciamento de projetos é manter as tarefas em dia, orientar os membros da equipe, administrar cronogramas e garantir que o trabalho está sendo feito de acordo com o plano original.

Passos da gestão de projetos na etapa de execução

Veja os passos da fase de execução do projeto abaixo:

• Criar tarefas e organizar fluxos de trabalho: atribua aspectos fracionados do projeto aos membros da equipe, e certifique-se de que eles não estão sobrecarregados
• Informar membros da equipe sobre as tarefas: forneça orientações sobre como elas devem ser concluídas e organize treinamentos relacionados ao processo, se necessário
• Comunicar-se com membros da equipe, clientes e a diretoria: atualize e informe as partes interessadas do projeto em todos os níveis sobre quaisquer novidades
• Monitorar a qualidade do trabalho: certifique-se de que os membros da equipe estão cumprindo suas metas de prazo e qualidade referente às tarefas
• Gerenciar o orçamento: monitore os gastos e o andamento do projeto em termos de ativos e recursos

Se os seus processos estiverem devidamente documentados, será muito mais fácil executar o projeto.

Dependendo da sua metodologia de gerenciamento do projeto, você pode usar diferentes ferramentas visuais para ver quais entregas foram concluídas para determinar se o projeto continua no caminho certo. Clique nos modelos de quadro Kanban e gráfico de Gantt abaixo para saber mais.

4. Encerramento

Depois de sua equipe concluir o projeto, vem a fase de encerramento. Na fase de encerramento, você fornece as entregas finais, libera os recursos do projeto e avalia seu sucesso. Só porque o trabalho principal do projeto foi concluído, não significa que as funções do gerente de projeto terminaram — ainda há coisas importantes para fazer, como avaliar tudo que funcionou ou não no projeto.

Passos do gerenciamento de projetos na fase de encerramento

Veja os passos da fase de encerramento do projeto abaixo:

• Analisar o desempenho do projeto: use uma lista de verificação para avaliar se as metas do projeto foram atingidas (tarefas concluídas dentro do prazo e dentro do orçamento) e se o problema inicial foi solucionado
• Analisar o desempenho da equipe: avalie o desempenho dos membros da equipe, se cumpriram os objetivos, a qualidade de seu trabalho e também se foram pontuais
• Documentar o encerramento do projeto: certifique-se de que todos os aspectos do projeto foram concluídos, que não há pendências e que enviou relatórios para as principais partes interessadas
• Realizar avaliações pós-implementação: faça uma análise final do projeto, e considere tudo o que aprendeu para implementar em projetos semelhantes no futuro
• Verba do orçamento usada e não usada: distribua recursos remanescentes para projetos futuros

Depois de concluir o trabalho, você estará mais bem preparado para implementar tudo o que aprendeu no seu próximo projeto.