Identifique e gerencie as restrições de um projeto para mantê-lo no caminho certo

A menos que sua empresa tenha orçamento, tempo e recursos ilimitados, seu projeto virá com restrições. Como líder de projeto, seu trabalho é determinar quais são essas restrições, como priorizá-las e como elas podem impactar seu projeto para que você possa atender às expectativas das partes interessadas.

Este artigo discute algumas das restrições que você pode encontrar e o que você pode fazer para contorná-las e manter seu projeto no caminho certo.

O que são as restrições de um projeto?

Uma restrição de projeto é qualquer tipo de limitação que possa ser um risco ou ter um impacto em seu projeto. As várias restrições que você pode encontrar geralmente estão interconectadas, o que significa que uma alteração em uma restrição afetará as outras restrições.

Por exemplo, quando você define o prazo para conclusão e lançamento final, você acaba de dar ao seu projeto uma restrição de tempo. Sua equipe está limitada por um número específico de dias ou semanas para concluir e entregar o produto. Além de um prazo, você provavelmente pediu uma certa quantia de dinheiro para concluir o projeto (uma restrição de orçamento) e decidiu quais recursos e aprimoramentos entrarão nesta versão do produto (uma restrição de escopo).

Se você mover o prazo para uma data anterior, o escopo do projeto pode estar em risco. Se você prorrogar o prazo, o orçamento do projeto poderá estar em risco. O escopo também pode estar em risco porque, quando as equipes percebem que têm mais tempo, podem ficar tentadas a adicionar um recurso ou outro.

A Teoria das restrições e a metodologia Ágil

A Teoria das restrições (TOC - Theory of Constraints) foi originalmente desenvolvida pelo empresário israelense Eliyahu M. Goldratt. A ideia central é que sempre haverá pelo menos um componente em qualquer sistema que restringirá ou retardará os processos. É como diz o velho ditado: a força de uma corrente é sempre determinada pelo elo mais fraco.

Embora sempre haja uma restrição em qualquer sistema, você não precisa deixar que ela arruíne seus negócios. Com a TOC, você encontra maneiras de fazer com que a restrição funcione a seu favor e não contra você.

Por exemplo, se sua restrição for um funcionário, você poderá demitir essa pessoa. Mas abrir mão de um funcionário também pode se tornar uma restrição. Você terá que trazer uma nova pessoa que pode ou não ser capaz de fazer o trabalho. Em vez disso, descubra o que faz do funcionário uma restrição e trabalhe para corrigir o problema com treinamento, distribuição de tarefas ou deslocando o funcionário para uma área diferente. 

Como você aplica a TOC à metodologia Ágil?

Embora Goldratt tenha desenvolvido a TOC para melhorar os processos relacionados à fabricação de produtos, a teoria também tem sido aplicada a muitos setores diferentes, incluindo TI e desenvolvimento de software. 

Assim como em qualquer sistema, você encontrará restrições em um ambiente Ágil. A agilidade de sua organização é determinada pelo membro menos ágil. Mas sua organização vai além dos desenvolvedores de software. Ela também é formada por equipes como RH, finanças, marketing, vendas, jurídica, operações e assim por diante. As restrições podem ser trazidas por qualquer um desses membros durante o processo de desenvolvimento. 

As equipes de desenvolvimento de software Ágil geralmente podem se adaptar e aplicar a TOC aos seus processos muito mais rapidamente do que a parte comercial da organização. Apesar de um ponto forte da Ágil ser melhorar e otimizar processos de TI e desenvolvimento de software, ela não se concentra nas divisões de negócios.  

A TOC pode ajudar você a encontrar problemas de negócios que restringem sua capacidade de atingir metas. Use as cinco etapas a seguir para identificar e corrigir restrições:

1. Identifique a restrição: o que está impedindo você de atingir seus objetivos?

2. Explore a restrição: o que precisa acontecer para reduzir ou eliminar o impacto da restrição no processo?

3. Subordine e sincronize perante a restrição: certifique-se de que todas as outras partes do processo reconheçam a restrição e prestem ajuda e auxílio para a redução de seu impacto.

4. Priorize a restrição: se a restrição persistir, ela se tornará uma prioridade mais alta que precisa ser abordada. Você precisa fornecer mais treinamento? Contratar novos funcionários? Atualizar o equipamento?

5. Repita conforme necessário: você precisará repetir o processo toda vez que uma nova restrição aparecer em seu processo.

Quais são as restrições de um projeto (as mais comuns)?

Você pode ter ouvido falar sobre as três restrições mais comuns: escopo, tempo e custo. Juntas, essas três restrições são conhecidas como Restrição tripla. Você não pode alterar uma dessas restrições sem afetar as outras duas. Então você precisa encontrar uma maneira de equilibrar as três.

Ao analisar essas três restrições, é importante entender e manter sua meta de negócios em mente. 

Escopo: o escopo deve ser bem documentado e comunicar claramente o que será e o que não será incluído no produto final para reduzir o desvio de escopo. O produto que você entrega depende da programação, do orçamento e dos recursos disponíveis para desenvolvê-lo.

Um gráfico de estrutura analítica de trabalho (WBS) é um ótimo recurso visual para dividir o projeto em tarefas executáveis e entender melhor o escopo completo.

Tempo: defina cronogramas para cada iteração. Identifique o prazo para o lançamento final. Os cronogramas precisam ser realistas. Para criar um cronograma realista, confira os recursos que você tem, as habilidades dos membros da equipe e o tempo investido para realizar tarefas semelhantes em um projeto anterior. 

Para ajudar você a determinar prazos realistas para o seu projeto, você pode usar um gráfico de técnica de revisão e avaliação do projeto (PERT). O gráfico PERT permite mapear visualmente o tempo necessário para cada tarefa e dependências para estimar quanto tempo um projeto pode levar.

Custo: todo projeto tem um orçamento. Você pode estimar quanto custará o projeto analisando projetos anteriores. Se os seus recursos e o tempo forem limitados, você precisará ajustar o orçamento para evitar excedentes. Se o seu orçamento aumentar, você poderá adicionar mais pessoas e recursos ao projeto e, dessa forma, permanecer dentro do prazo especificado.

Para cada projeto, você precisa decidir o que é mais importante: o escopo, o tempo ou o custo. Em seguida, você precisa alinhar as outras duas restrições para equilibrá-las. Por exemplo, se o prazo for a prioridade mais alta e não puder ser alterado, o tempo e o escopo precisarão ser ajustados para refletir o que realmente pode ser realizado dentro da restrição de tempo.

Outras restrições a serem consideradas incluem:

Qualidade: a restrição de qualidade está intimamente relacionada à Restrição tripla. Qualquer alteração no escopo, no tempo ou no custo pode afetar a qualidade do produto. Uma mudança nas expectativas de qualidade afeta o escopo, o tempo e o custo do projeto. Por exemplo, se o seu projeto for ameaçado pelo desvio de escopo e o tempo e o custo não mudarem, a qualidade provavelmente será afetada.

Criar uma árvore crítica para a qualidade (CTQ) pode ajudar você a identificar as necessidades e expectativas do cliente.   

Riscos: todo projeto vem com riscos. Para gerenciar os riscos como uma restrição, você precisa definir uma série de respostas aos riscos potenciais que os clientes e as partes interessadas vão tolerar. Por exemplo, se um risco envolve uma possível falha do equipamento, qual é a zona de tolerância para o preço de uma substituição, o tempo de entrega do equipamento e a qualidade da substituição?

Faça uma avaliação de risco para ajudar você a identificar riscos potenciais, determinar a probabilidade de ocorrência de riscos e medir o que será feito para impedi-los. 

Benefícios: determine qual será o valor do projeto. Seu valor projetado ajuda a justificar custos, recursos, escopo e tempo necessários para concluir o projeto. Você terá que ser capaz de explicar os benefícios potenciais para todas as partes interessadas para garantir que você terá o que precisa para realizar o trabalho. 

Crie um mapa de fluxo de valor para fornecer uma visão geral visual de cada etapa do processo de desenvolvimento. Isso ajudará você a identificar áreas que não agregam valor onde as restrições podem aparecer.

Recursos: ao planejar um projeto, você precisa examinar os recursos que já possui — disponibilidade humana, habilidade e localização, equipamentos disponíveis e assim por diante. Essa restrição geralmente está vinculada aos custos. Você não pode esperar que a empresa contrate mais pessoas e compre novos equipamentos se os fundos não estiverem disponíveis.

Satisfação do cliente: entregar seu projeto dentro do prazo considerando as restrições de escopo, tempo e custo não significa que os clientes gostarão dele. Antes de começar seu projeto, faça um brainstorming de ideias e converse com os clientes para determinar o que você pode oferecer que os deixará felizes.

Um mapa da jornada do cliente ajudará você a entender como seus clientes interagem com seus produtos e serviços. Essas informações ajudam você a entender do que eles precisam e o que esperam de futuras ofertas.

Cada projeto será diferente e não é possível fazer planos para tudo o que pode dar errado. Mas quando você planeja as prováveis restrições em seu projeto e as formas de abordá-las, você pode identificar e corrigir mais rapidamente as áreas problemáticas para alcançar seus objetivos.