Als Projektmanager haben Sie die besondere Gabe, hundert Aufgaben gleichzeitig bewältigen zu können. Dazu gehört, dass Sie Aufgaben delegieren, Projektblockaden aus dem Weg räumen und sicherstellen, dass alle das gleiche Ziel verfolgen.

Doch auch wenn effektives Projektmanagement die Unterteilung übergeordneter Ziele in einzelne Teilaufgaben beinhaltet, die innerhalb einer bestimmten Frist erledigt werden müssen, so weiß ein wirklich guter Projektmanager, dass kein Projekt – sei es groß oder klein – ohne einen Kommunikationsplan für das Projektmanagement erfolgreich sein wird.

Was ist ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement?

Ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement legt fest, wie wichtige Informationen im Laufe des Projekts an die Stakeholder übermittelt werden sollen. Außerdem wird darin festgelegt, wer die Kommunikation auf welche Weise, wann und wie oft erhalten soll.

Wenn Sie beispielsweise als Projektmanager für die Einführung einer neuen Website verantwortlich sind, haben Sie das Projekt wahrscheinlich bereits in Aufgaben wie Wireframing, Copywriting und Programmierung unterteilt. Aber wissen Sie auch, was Sie in den einzelnen Phasen des Projekts an Ihre Stakeholder kommunizieren werden? Wahrscheinlich nicht.

Achten Sie bei der Ausarbeitung Ihres Projekt-Kommunikationsplans darauf, dass er Folgendes enthält:

• Den Zweck oder die Ziele des Kommunikationsplans
• Informationen über Stakeholder und ihre Rollen
• Die Arten von Informationen, die an die Stakeholder kommuniziert werden müssen
• Die Kommunikationsmethoden
• Die Häufigkeit, mit der die einzelnen Stakeholder Informationen erhalten möchten

In unserem Beispiel könnte Ihr Projektmanagement-Kommunikationsplan vorsehen, dass Sie Ihrem CTO nach dem Wireframing per E-Mail ein Update mit dem Wireframe als PDF-Anhang zukommen lassen.

Warum ist ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement wichtig?

Mangelnde Kommunikation fördert das Scheitern von Projekten und kann daher massive finanzielle Verluste für das Unternehmen bedeuten. Im Gegensatz dazu kommunizieren erfolgreiche Unternehmen häufiger und effektiver als ihre leistungsschwachen Gegenspieler.

Ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement hält Ihr Projekt folgendermaßen auf Kurs:

• Ausarbeitung einer schriftlichen Dokumentation, auf die sich das Team beziehen kann
• Festlegung der Erwartungen, wann Stakeholder Updates erhalten
• Verbesserte Transparenz für Stakeholder in Bezug auf das Projekt und seinen Status
• Bereitstellung einer Feedback-Möglichkeit für Stakeholder, wodurch das Team Probleme frühzeitig erkennen und unnötige Arbeit vermeiden kann
• Steigerung der Produktivität in Meetings oder deren völlige Abschaffung

Wenn Sie also an einer erfolgreichen und fristgerechten Durchführung Ihres Projekts interessiert sind, sollten Sie wissen, wie Sie einen effektiven Kommunikationsplan erstellen.

Anleitung zum Erstellen eines Kommunikationsplans für das Projektmanagement

Angesichts der oben erläuterten Vorteile können Sie es sicher kaum erwarten, Ihren eigenen Kommunikationsplan für das Projektmanagement erstellen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um loszulegen:

1. Wählen Sie ein Format

Wählen Sie eine Plattform, über die Sie leicht Feedback zu Ihrem Kommunikationsplan einholen und den Plan für Ihr Team und Ihre Stakeholder freigeben oder speichern können.

Viele Projektmanager erstellen ihren Kommunikationsplan auf der Grundlage einer Vorlage für einen Projekt-Kommunikationsplan in einem Word-Dokument oder einer Tabellenkalkulation. Sie können sich jedoch auch für eine anschaulichere Variante entscheiden, wie z. B. einen Zeitstrahl oder ein Flussdiagramm, um die Häufigkeit der Kommunikation oder die beste Methode für den jeweiligen Stakeholder zu erläutern.

2. Setzen Sie ein Kommunikationsziel

Unabhängig von Ihrem Ziel besteht der erste Schritt bei der Ausarbeitung eines erfolgreichen Projektmanagement-Kommunikationsplans darin, dieses zu Papier zu bringen. Angesichts der Bedeutung eines Kommunikationsplans ist Ihr Ziel wahrscheinlich, die Stakeholder über den Projektstatus auf dem Laufenden zu halten oder auch, ihnen die Vorteile des Projekts vor Augen zu führen, damit sie sich weiterhin dafür einsetzen. 

3. Identifizieren Sie Stakeholder

Die meisten Projekte verfügen über zahlreiche Stakeholder, von denen die meisten unterschiedlich viel Interesse an und Einfluss auf das Projekt haben. Ermitteln Sie die Stakeholder, mit denen Sie im Verlauf des Projekts kommunizieren werden, und listen Sie diese auf.

4. Identifizieren Sie Kommunikationsmethoden

Ihr CTO überprüft vielleicht nie seine E-Mails, ist aber den ganzen Tag auf Slack. Dafür hat Ihre Chefdesignerin Slack nicht einmal installiert, sondern überprüft ständig ihre E-Mails. Und für die Kommunikation mit Ihrem Art Director müssen Sie einen Skywriter engagieren.

Ein Ziel Ihres Kommunikationsplans für das Projektmanagement ist es, die richtigen Informationen den richtigen Personen zukommen zu lassen. Daher sollte Ihr Kommunikationsplan nicht nur Ihre Stakeholder auflisten, sondern auch, wie die Kommunikation mit ihnen erfolgen soll.

Erwägen Sie die folgenden Optionen, je nachdem, was Ihre Stakeholder am wahrscheinlichsten sehen oder woran sie am ehesten teilnehmen werden:

• Wöchentliche Check-Ins
• Persönliche, telefonische oder virtuelle Meetings
• Meeting-Zusammenfassungen
• Lageberichte
• Förmliche Präsentationen
• Umfragen
• To-Do-Listen
• Projekt-Dashboards
• Apps für die Zusammenarbeit, wie Slack oder Google Hangouts

Die Wahl der Kommunikationsmethode kann auch davon abhängen, welche Informationen Sie vermitteln müssen. Wahrscheinlich besteht kein Bedarf, sich jede Woche persönlich zum Austausch über den aktuellen Stand des Projekts zu treffen. Sie können stattdessen eine wöchentliche E-Mail mit Updates versenden und Meetings abhalten, wenn das Team einen wichtigen Meilenstein erreicht hat.

5. Legen Sie die Häufigkeit der Kommunikation fest

Führen Sie auf, wie oft Sie jede Kommunikationsart versenden werden (z. B. wöchentlich am Montag eine E-Mail mit dem Projektfortschritt, Links zu fertig gestellten Leistungen, dem aktuellen Budget usw.) oder wie oft Sie die einzelnen Stakeholder einbeziehen müssen (z. B. jedes Teammitglied soll täglich eine E-Mail mit Updates an den Projektmanager senden, der leitende Stakeholder soll aber nur bei der Videokonferenz nach jedem Meilenstein einbezogen werden).

Nehmen Sie diese Informationen nicht nur in Ihren Projekt-Kommunikationsplan für das Projektmanagement auf, sondern planen Sie auch die Häufigkeit der Kommunikation in Ihrem Kalender oder in Ihrer Aufgaben-Managementsoftware.

6. Bestimmen Sie, wer die Kommunikationsupdates bereitstellt

Diese Aufgabe fällt meist dem Projektleiter zu. Wenn nicht, muss der Verantwortliche für ein bestimmtes Update in Ihrem Kommunikationsplan klar genannt werden.

Was sollten Sie tun, wenn sich Ihr Projekt ändert?

Kein Unternehmen ist gegen eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs gefeit, so dass selbst in den am besten organisierten Unternehmen immer wieder Phasen auftreten, in denen sich Projekte ändern und der Kommunikationsplan entsprechend angepasst werden muss. Greifen Sie in diesem Fall auf Ihre Projektübersicht zurück und passen Sie Ihren Kommunikationsplan an das überarbeitete Projekt an. Ein Kommunikationsplan für das Projektamangement dient Ihnen bei Problemen als Polarstern.

Wie sollten Sie vertrauliche Informationen kommunizieren?

Es kann ein Sicherheitsrisiko darstellen, wenn man nicht genau weiß, wen man kontaktieren und welche Informationen man weitergeben soll. Planen Sie diese Möglichkeit mit ein, wenn Sie Ihren Kommunikationsplan erstellen. Wir empfehlen, ein Flussdiagramm für die Übermittlung vertraulicher Informationen zu entwerfen.

Verwendung eines Kommunikationsplans für das Projektmanagement

Sobald Sie Ihren Kommunikationsplan aufgestellt haben, müssen Sie diesen auch in die Tat umsetzen. Sie sollten ihn an alle Mitglieder Ihres Teams und alle beteiligten Stakeholder weitergeben.

Und hier beginnt der eigentliche Zauber: Nicht nur werden alle über den Projektstatus auf dem Laufenden gehalten, Ihre Teammitglieder und Stakeholder werden Sie auch nicht mehr unnötig mit Updates belästigen.

Wenn Ihr CTO dank des Kommunikationsplans für das Projektmanagement weiß, dass er nach jedem wöchentlichen Check-in eine Slack-Nachricht mit einem Link zum Meetingprotokoll erhält, wird er nicht mehr seine E-Mails kontrollieren oder zu Ihrem Schreibtisch gehen müssen, um sich nach einem Update zu erkundigen. Ihre Teammitglieder werden sich bei ihrer Arbeit nicht mehr isoliert fühlen, sondern motivierter, weil sie wissen, dass sie nicht alleine an dem Projekt arbeiten und dass Fortschritte gemacht werden.

Außerdem ist es sehr ermutigend, regelmäßig aktuelle Informationen zu erhalten: So wird die Dynamik des Projekts gefördert und das Team behält den engen Terminplan im Kopf.

Verlieren Sie sich nicht in Details

Ein Kommunikationsplan ist zwar unerlässlich für den Erfolg Ihres Projekts, Sie sollten sich jedoch nicht in der Kommunikation jedes noch so kleinen Details verlieren. Es gibt einen großen Unterschied zwischen Klarheit und Kleinkram. Bei zu viel und zu häufiger Kommunikation besteht die Gefahr, dass man sie ignoriert.

Gehen Sie in Bezug auf Ihre E-Mails präzise und zielgerichtet vor. Sie können auch eine E-Mail-Vorlage erstellen, welche die wichtigsten Aspekte des Projekts klar definiert. Wenn Sie dann versucht sind, sich in Kommunikation zu verlieren, die für Ihre Stakeholder möglicherweise wertlos ist, sorgt der Plan dafür, dass Sie sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren.

Standardisieren Sie den Prozess

Wenn es das erste Mal ist, dass Sie für Ihr Projekt einen Projektmanagement-Kommunikationsplan erstellen, kann es schwierig sein, alle Beteiligten von dessen Bedeutung zu überzeugen. Und wenn das erste Mal nicht so reibungslos klappt, wie Sie sich das vorgestellt haben, sollten Sie aus Ihren Fehlern lernen und es erneut versuchen. Mit genügend Übung werden Sie feststellen, dass Projekte durch Kommunikation reibungsloser und stressfreier verlaufen und mehr Projekte termingerecht abgeschlossen werden können. Das allein ist schon die Mühe wert, einen Kommunikationsplan zu entwickeln.

Halten Sie Ihren Plan aktuell

Kein Unternehmen ist gegen eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs gefeit, so dass selbst in den am besten organisierten Unternehmen immer wieder Phasen auftreten, in denen sich Projekte ändern und der Kommunikationsplan entsprechend angepasst werden muss. Greifen Sie in diesem Fall auf Ihre Projektübersicht zurück und passen Sie Ihren Kommunikationsplan an das überarbeitete Projekt an. Ein Kommunikationsplan dient Ihnen bei Problemen als Polarstern.

Decken Sie vertrauliche Informationen ab

Es kann ein Sicherheitsrisiko darstellen, wenn man nicht genau weiß, wen man kontaktieren und welche Informationen man weitergeben soll. Planen Sie diese Möglichkeit bei der Ausarbeitung Ihres Kommunikationsplans mit ein. Wir empfehlen, ein Flussdiagramm für die Übermittlung vertraulicher Informationen zu entwerfen.

Im Großen und Ganzen visualisiert ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement die Projekterwartungen für alle relevanten Teammitglieder und sorgt dafür, dass Ihr Plan leichter zu befolgen ist. Aber das ist noch nicht alles! Es gibt viele weitere visuelle Hilfsmittel, mit denen Sie Ihre Projekte von Anfang bis Ende verwalten können. Mit einem Gantt-Diagramm oder einem Dashboard können Sie beispielsweise den Projektfortschritt verfolgen und die Teammitglieder in die Pflicht nehmen.