プロジェクトマネージャーには、詳細な分析と俯瞰的な見方のバランスを取ることがしばしば求められます。今日のプロジェクトは何層にも及び、複雑で、そのモニタリングは容易ではありません。

しかし、コラボレーションを取り入れ、透明性と適時性を大切にすることで、プロジェクトの進捗の追跡をスムーズにできる方法はいくつもあります。

この記事では、プロジェクトの進捗管理やプロジェクトでのコミュニケーション計画と管理を効果的に行うヒントやコツを詳しくご紹介します。

プロジェクト戦略とコミュニケーション計画の違い

一般に、プロジェクトを完了させるためには何らかの計画が存在するため、プロジェクト戦略はごく自然に生まれてくるものですが、コミュニケーション計画の立案にはもう少し労力が要り、熟考の必要もあります。

コミュニケーション計画で重要なのは、プロジェクトの実行方法ではなく、プロジェクトの進捗状況を誰に伝えるべきかという点です。プロジェクトの進捗管理とモニタリングを始める前に、プロジェクトの包括的な戦略とコミュニケーション計画の両方を把握しておくようにしましょう。監視すべき対象と監視内容のレポートの頻度もこれらの内容に左右されます。

プロジェクトのモニタリングは必要不可欠ですが、複雑なものでもあり、複数のプロジェクトの監視が必要な場合も多く、管理すべき対象がサブレベルで多数存在します。

また、重要な要素が人の管理です。進捗管理のにはチームメンバーやステークホルダーの協力が不可欠ですが、皆忙しいので、最新情報を集めるのは簡単ではありません。最新情報の確認のため週次のミーティングを設定するプロジェクトマネージャーも多いですが、こうするとプロジェクトの実行にかける貴重な時間が奪われてしまい、参加者の注力度が低いと結局、必要な情報が集まらないこともあります。

週次のミーティングを行っている場合には、状況の把握はある程度できているはずです。ミーティングの時間は、不明な点を明確にしたり、次のステップを調整したり、プロジェクト全体を前進させるために使うことができます。

賢くモニタリングを行うことで、コミュニケーションがスムーズになり、プロジェクト戦略をうまく実行するための基盤ができます。モニタリングの質を高めるには、手軽にデータを収集し、課題や機会を早い段階で特定して、チームメンバーやステークホルダーに重要なポイントをわかりやすく共有するプロセスを作っておくことが大切です。

プロジェクトの進捗を管理し、コミュニケーションをとる方法

プロジェクトの進捗を管理するには、まず測定すべき指標を決める必要があります。上司とコミュニケーションをとり、プロジェクトの主要な目標と成功を測る指標について調整しましょう。

また、プロジェクトの進捗報告や事後分析報告のために必要となるデータの種類についても時間をかけて判断します。この例としては、完成までの所要期間、予算、スコープクリープやリスク評価などが挙げられます。

主な目的と指標が把握できれば、タイムラインで注意すべき重要なポイントに注力できるようになります。守るべき期限、変更できない予定や依存関係の詳細などを把握し、チームメンバーと共有することで、今後のマイルストーンを明確にすることができます。

プロジェクトをモニタリングする頻度を具体的に決める

モニタリングを行う過程では、チームメンバーで進捗情報を確認する頻度を決めておくようにします。

通常、プロジェクトの監視を毎時間行う必要はありませんが、主要な期日を決めておくことで、チームで確認を行う頻度を定めることができます。ステークホルダーに状況の共有を行うスケジュールも設定しておけば、ステークホルダー側でもプロジェクトに対する情報提供のタイミングに合わせて準備できるようになります。

データの収集方法を決める

プロジェクトのモニタリングに役立つ情報を得るには、チームの協力が必要です。キックオフの段階でチームメンバーからの状況報告が必要となることをあらかじめ伝え、適時に情報を報告することの重要性に加え、プロジェクト全体を予定通りに進めるためにそうした情報を使う方法を説明しておきます。

必要な情報を集めるには、報告しやすいツールを用意しておくようにしましょう。チームメンバーが手早く簡単に状況を報告できる、直感的な操作のツールがあればベストです。リアルタイムでの情報共有、共有できるフォーマット、透明性を高めるコラボレーション機能やデータの可視化機能が揃った Lucidchart を使えば、プロジェクトの進捗状況や次に必要な内容をチーム全員で確認することができます。

期待される水準を明確にし、調整する

プロジェクトの過程では、プロジェクトマネージャーからの指示が必要な変更や方向転換なども出てくるでしょう。こうした場面で変更内容がプロジェクトや優先事項にどう影響するかをメンバーに伝えるには、インタラクティブなビジュアルでプロジェクトのスコープやタイミングの変化を見せるのが有効です。さらに、プロセスの中で緊急性や重要性が増したステップをビジュアルで伝えることもできます。

こうしたツールが使いこなせれば、プロジェクトの進捗管理の最大の課題である「メンバーに期限を遵守してもらうこと」も達成しやすくなります。期限超過がプロジェクト全体に及ぼす影響をメンバーがはっきり理解できていれば、スケジュール遵守の意識も高まります。特に、期限の遅れで作業量が増えたり、プロセス内の別のステップを完了する時間が足りなくなるようであればなおさらです。

また、複数のプロジェクトに同じチームで取り組む場合にも、優先すべきプロジェクト、余裕があるプロジェクト、関連や依存関係のあるプロジェクトなどを伝える上でビジュアルが大いに役立ちます。こうすることで、複数のタスクを同時に進行しやすくなります。

適切なツールを選択する

プロジェクトが複雑化している現在では、リアルタイムで迅速かつ効果的にコミュニケーションを取れるツールを用意することが重要です。

プロジェクトのモニタリングにはスプレッドシートがよく使われますが、情報がきちんと更新されていないとあまり役に立ちません。コラボレーション機能を備えたインタラクティブなスプレッドシートなら、常に最新の情報が反映され、ステークホルダーやチームメンバーが正しい情報を参照できます。Lucidchart には共同でデータを管理できるテンプレートが揃っており、複数のメンバーが同時に編集して更新したり、考えうるシナリオについて徹底的に話し合うことができます。

プロジェクト管理によく使われるアプリケーションも多数ありますが、ステークホルダーにとって重要なポイントが分かりづらいものもあり、データの入力面では適していますが、重要なポイントを掴むにはあまり適していません。

使用中のプログラムと連携するデータ可視化機能やインテリジェントな作図アプリケーションを使えば、手元の情報をステークホルダー向けに図解でき、フィードバックを提供してもらいやすくなります。

図を活用してプロジェクトを追跡

プロジェクトの監視においては、時間、コストや品質の観点からプロジェクトの進捗状況を確認管理する上で重要となるポイントの特定が必要となりますが、大量の情報を取り扱うこととなるため、受け手にポイントをわかりやすく伝える手段を選ぶのが大切です。

プロジェクトを効果的にモニタリングするには、こんなビジュアルが役立ちます。

ガントチャート : プロセスのステップ、各ステップの所要時間、プロジェクト内で重複する段階を説明するのに適した図で、各自の作業がプロジェクト全体に及ぼす影響をさまざまなチームメンバーに示すのに最適です。

タイムライン : プロジェクトマネージャーに必須のツールです。プロジェクトマネージャーにはプロジェクトの完了時期を尋ねる質問がよく寄せられますが、タイムラインを使えば、スケジュール通りに進んでいるか、日付の変更が最終期限にどう影響するかをひと目で示せます。

ロードマップ : プロジェクトのマイルストーンと完成までの道のりを俯瞰的に眺めるのに適した図で、プロジェクトで達成が期待されている内容やそれを実現する方法などを確認できる「唯一の情報源」を確立する上でも有効です。

PI 計画ボード : ステークホルダーが多いプロジェクトで調整が必要な場合には、PI 計画ボードでプロジェクトの影響を視覚化し、依存関係をマッピングすることができます。主要な目標を達成しつつ、ステークホルダーの懸念に対応するために必要となる変更箇所を議論する上でも役立ちます。

計画を伝え、責任範囲を明確化する

プログラムをモニタリングする方法とそのために使用するツールが決まったら、その計画をチームメンバーに伝えます。指示の中には、監視の担当者と対象範囲、担当者が報告する情報なども明記しておきます。簡単な組織図やプロセスのフローチャートを作成しておくと、報告体系が明確になり、各自がそれぞれの責任範囲を把握しやすくなります。

計画は早い段階から、頻繁に伝えていくようにしましょう。プロジェクトの進行に伴い、チームメンバーやステークホルダーに情報共有を行うスケジュールを決めておき、時折チーム全体に対してプロジェクトの全体的な目標をリマインドするようにします。適切なプロジェクト進捗管理ツールを活用することで、プロジェクトの成功へ向けてチームを導く中でのビジュアル化、要約やコミュニケーションがスムーズに進むようになります。