En tant que chef de projet, vous êtes souvent confronté à un équilibre délicat entre l'analyse détaillée et la vue d'ensemble. Les multiples étapes et la complexité des projets modernes d'aujourd'hui peuvent faire du suivi un véritable défi. 

Il existe cependant des solutions pour vous faciliter la tâche : votre approche du suivi de l'avancement du projet doit être collaborative, transparente et régulière.

La différence entre une stratégie de projet et un plan de communication 

La stratégie de votre projet se développera probablement de manière assez naturelle, il y aura presque toujours un plan relatif au déroulement du projet. Mais votre plan de communication de l’avancement d’un projet requiert un peu plus d'efforts et de réflexion. 

Votre plan de communication ne porte pas sur la manière dont vous allez réaliser le projet, mais sur les personnes concernées par l'avancement du projet. Avant de vous atteler au suivi de votre projet, vous devez connaître la stratégie globale du projet et le plan de communication. L'approche adoptée dans les deux cas aura un impact sur ce que vous superviserez et sur la fréquence de communication des informations.

Le suivi d’avancement de projet est un maillon essentiel mais, il est vrai, très complexe. Souvent, il y a plus d'un projet à superviser, et chaque projet comporte de nombreuses étapes qui doivent être gérées.

Viennent ensuite les personnes. Il est impossible de suivre les avancées sans la coopération des membres de l'équipe et des parties prenantes, mais comme tout le monde est débordé, il peut être difficile de se tenir au courant. Les chefs de projet optent souvent pour des réunions hebdomadaires afin de faire le point rapidement, mais cela leur fait perdre un temps précieux qui pourrait être consacré à la gestion du projet. Et si les participants ne vous écoutent pas attentivement, vous risquez de passer à côté d'informations essentielles. 

Si vous organisez des réunions hebdomadaires, certaines mises à jour devraient déjà être en place afin que ce temps puisse être employé à clarifier les zones d'ombre, à se mettre d'accord sur les prochaines étapes et, de manière générale, à faire avancer les choses.

Un suivi efficace peut favoriser une meilleure communication et une meilleure mise en œuvre de la stratégie du projet. Vous pouvez améliorer le suivi en mettant en place un processus permettant de recueillir facilement des données, d'identifier rapidement les défis et les opportunités, et de partager des informations essentielles et claires pour votre équipe et vos parties prenantes.

Comment effectuer le suivi de l’avancement du projet et en informer les autres

Pour assurer le suivi des projets, commencez par identifier ce que vous allez devoir contrôler. Collaborez avec votre responsable pour vous aligner sur les objectifs principaux et les critères de réussite du projet. 

Prenez également le temps de déterminer quelles données seront importantes pour les rapports sur l'avancement du projet et quelles données seront importantes pour les rapports rétrospectifs. Des exemples de données importantes sont le délai d'achèvement, le budget, l'allongement des délais et l'évaluation des risques.

Une fois que vous connaissez les objectifs principaux et les principales variables, vous pouvez vous concentrer sur les étapes clés de votre frise chronologique : quelles sont les échéances importantes à respecter ? Quelles sont les dates qui ne peuvent pas être décalées ? Et où se situent les dépendances ? Il s'agit des dates que vous voudrez communiquer aux membres de l'équipe afin qu'ils repèrent clairement les étapes à respecter.

Identifiez des périodes spécifiques pour le suivi du projet 

Vous pouvez vous appuyer sur vos dates repères pour l'étape suivante qui consiste à mettre en place votre méthode de suivi : définir la fréquence des réunions de l'équipe.

Il n'est généralement pas nécessaire d'effectuer le suivi d'un projet toutes les heures, mais vos dates butoirs vous aideront à déterminer la fréquence à laquelle vous souhaitez que les équipes assurent leur suivi. Il est également conseillé d'établir un calendrier destiné à informer les parties prenantes afin qu'elles sachent à l'avance à quel moment vos projets auront besoin de leur contribution.

Déterminer comment collecter les données

La coopération entre les membres de l'équipe est nécessaire pour que le suivi des projets vous apporte des informations utiles. Dès la phase de lancement, précisez la possibilité que vous ayez besoin de faire le point avec les membres de l'équipe. Insistez sur l'importance de communiquer des informations en temps voulu et sur la manière dont ces informations seront utilisées pour que le projet suive son cours normalement.

La commodité d'utilisation est essentielle afin de garantir la qualité des informations transmises. L'idéal est d'utiliser un outil interactif qui permet aux membres de l'équipe de partager rapidement et facilement les informations. Lucidchart dispose d'un certain nombre de fonctionnalités de collaboration et de visualisation des données qui permettent des mises à jour en temps réel, des formats partageables et la transparence afin que tout le monde sache où en est le projet et ce qui reste à faire.

Clarifier et ajuster les attentes

Les projets comportent généralement quelques aléas qui nécessitent une meilleure supervision de la part du chef de projet. Les équipes voudront être informées de l'impact des nouveaux développements sur les projets et les différentes priorités. Vous pouvez utiliser des visuels interactifs pour illustrer les modifications possibles des projets en termes de contenu et de délais. Vous pouvez également utiliser des visuels afin de signaler toute étape du processus qui deviendrait plus urgente ou plus impérative.

Le fait de disposer de ces outils peut également vous aider à relever l'un des principaux défis de la gestion de projet : inciter les membres de votre équipe à respecter les délais. Si les membres de l'équipe saisissent clairement l'impact du non-respect d'une échéance sur le projet tout entier, ils seront plus enclins à essayer de respecter la frise chronologique, surtout si le non-respect de l'échéance entraîne un surcroît de travail ou une réduction du temps dont ils disposaient pour accomplir une autre étape du processus.

Si vous collaborez avec la même équipe sur plusieurs projets, les visuels peuvent également être d'un grand secours pour indiquer quels projets sont prioritaires, lesquels ont le plus de marge de manœuvre, et lesquels sont liés ou partagent des dépendances. De cette façon, les équipes peuvent jongler entre plusieurs missions de manière plus efficace.

Sélectionner les bons outils de suivi d’avancement de projet

Aussi complexes que soient les projets de nos jours, il est important de disposer des bons outils pouvant vous aider à communiquer rapidement, efficacement et en temps réel.

Les feuilles de calcul sont souvent utilisées pour le suivi des projets, mais elles ne sont pas très utiles si les informations ne sont pas à jour. Les feuilles de calcul interactives dotées de fonctionnalités de collaboration peuvent assurer la pertinence de vos mises à jour et la fiabilité des informations pour les parties prenantes et les membres de l'équipe. Lucidchart propose des modèles de gestion collaborative des données permettant aux personnes de se concerter sur les mises à jour et de débattre des scénarios possibles.

Il existe également un certain nombre d'applications couramment utilisées dans la gestion de projets, mais elles ne permettent pas toujours d'identifier clairement les principaux éléments que les parties prenantes doivent retenir. Si ces outils de suivi d’avancement de projet sont particulièrement efficaces pour saisir des données, ils ne le sont pas autant pour en extraire les principales conclusions. 

Les applications de visualisation de données et de création de diagrammes interactifs peuvent être intégrées à vos programmes actuels et vous aider à extraire les informations dont vous disposez déjà et à les illustrer pour les parties prenantes afin qu'elles puissent plus facilement fournir des feedbacks.

Diagrammes et tableaux de suivi d’avancement projet 

Une partie du suivi des projets consiste à identifier les points forts de l'avancement de votre projet en termes de délais, de coûts et de qualité. Mais lorsque vous traitez un grand nombre d'informations, il vous faut des moyens d'aider les autres à identifier facilement les principaux enjeux. 

Voici quelques visuels couramment utilisés pour vous aider à effectuer un suivi efficace de vos projets :

Diagrammes de Gantt : ces diagrammes sont idéaux pour illustrer les étapes d'un processus, le temps que prend chaque étape et les étapes du projet se chevauchant. Il sont particulièrement efficaces pour présenter aux différentes équipes l'impact de leur travail sur l'ensemble du projet.

Frises chronologiques : ce sont les meilleurs amis du chef de projet. Les chefs de projet se demandent souvent : « Quand est-ce que ce projet sera enfin terminé ? » Les frises chronologiques peuvent vous indiquer rapidement si vous êtes dans les temps et de quelle façon les fluctuations des échéances influent sur le respect de l'échéance finale.

Feuille de route : ces tableaux permettent une analyse approfondie des étapes d'un projet et du chemin restant à parcourir jusqu'à son achèvement. C'est aussi un format naturel pour établir une « source unique de vérité » quant aux résultats attendus du projet et à la manière dont il sera réalisé.

Tableau de PI Planning : si votre projet compte un grand nombre de parties prenantes et que vous devez vous aligner sur elles, vous pouvez utiliser les tableaux de PI planning pour visualiser l'impact d'un projet et définir les dépendances. La disposition peut faciliter le débat sur les modifications qui pourraient être nécessaires pour répondre aux préoccupations des parties prenantes tout en atteignant les objectifs principaux.

Communiquer votre plan et assigner les responsabilités

Une fois la méthode de suivi du programme et les outils utilisés définis, vous devrez communiquer vos plans à votre équipe. Une partie de vos directives devra préciser qui gère quoi et quelles sont les informations dont vous aurez besoin de leur part. Un logigramme devrait permettre d'identifier clairement vos principales tâches afin que chacun sache de quoi il est responsable.

Prévoir la communication anticipée et fréquente de vos plans. Vous voudrez établir un échéancier afin de tenir les membres de l'équipe et les parties prenantes au courant de l'évolution du projet. De temps à autre, les équipes peuvent avoir besoin d'un rappel sur les objectifs généraux du projet. Les outils que vous avez choisis pour la gestion de projet vous aideront à visualiser, résumer et communiquer facilement lorsque vous mènerez votre équipe vers la réussite du projet.