Como administrador de proyectos, siempre te encuentras en la disyuntiva de considerar un análisis detallado o una vista general. Las capas y complejidad de los proyectos modernos pueden hacer que la supervisión y el seguimiento de proyectos de software sean bastante difícil. 

Pero existen formas de facilitar este proceso: tu método para dar seguimiento al avance de los proyectos debe ser colaborativo, transparente y oportuno.

Diferencia entre la estrategia de monitoreo de proyectos y un plan de comunicación 

Es probable que la estrategia de tu proyecto se desarrolle de manera bastante natural; casi siempre hay un plan para llevar a cabo un proyecto. Pero tu plan de comunicación requiere un poco más de esfuerzo y deliberación. 

Tu plan de comunicación no tiene que ver con cómo realizarás el proyecto sino a quién le comunicarás su avance. Antes de empezar a supervisar un proyecto, deberás conocer tanto la estrategia del mismo como el plan de comunicación de manera global. Tu manera de abordarlos afectará los aspectos que supervisarás y con cuánta frecuencia deberás generar informes.

La supervisión de proyectos es una pieza esencial pero ciertamente complicada del rompecabezas. Siempre hay más de un proyecto por supervisar y cada uno de ellos incluye muchos subniveles que deben gestionarse.

E invariablemente, existe el factor de los colaboradores. Es imposible supervisar el avance sin la cooperación de los integrantes del equipo y las partes interesadas, pero dado que todos están ocupados, puede ser difícil obtener actualizaciones. Los administradores de proyectos a menudo optan por convocar reuniones semanales para obtener actualizaciones rápidamente; sin embargo, esto tiende a consumir tiempo valioso que podría usarse en la ejecución. Y si no captas toda la atención de los asistentes, puedes terminar por perder información esencial. 

Si convocas reuniones generales, ya debes contar con algunas actualizaciones a fin de que el tiempo se pueda usar para aclarar áreas grises, alinear los siguientes pasos y, en general, favorecer el avance.

Un sistema de control de cambios de un proyecto puede preparar el terreno para facilitar la comunicación e implementar mejor la estrategia del proyecto. Puedes crear una mejor supervisión al establecer un proceso para recopilar datos fácilmente, identificar desafíos y oportunidades en etapas iniciales y compartir puntos importantes fáciles de entender tanto para tu equipo como para las partes interesadas.

Etapas de control de un proyecto

Para supervisar proyectos, te recomendamos empezar por determinar los aspectos que deseas evaluar. Colabora con tu gerente para alinear los objetivos clave y métricas de éxito para el proyecto. 

Asimismo, concede tiempo a determinar cuáles datos serán importantes para generar informes del seguimiento de kpi del proyecto y cuáles para generar informes a posteriori. Entre los datos importantes, podemos mencionar el tiempo necesario para finalizar el proyecto, el presupuesto, los cambios imprevistos en su alcance y la evaluación de riesgos.

Una vez que conozcas los objetivos fundamentales y las métricas principales, puedes enfocarte en los puntos críticos en tu cronograma: ¿Cuáles son los plazos clave que debes cumplir? ¿Cuáles fechas no pueden cambiarse? ¿Cuáles son las dependencias? Estas son las fechas que querrás compartir con los integrantes de tu equipo a fin de que estos tengan hitos claros hacia los cuales avanzar.

Identifica los intervalos específicos en los que supervisarás el proyecto en cuestión 

Puedes usar las fechas clave para el siguiente paso para establecer tu método de supervisión: determinar los intervalos en que el equipo debe presentar información. 

Normalmente no será necesario supervisar un proyecto cada hora, pero las fechas críticas te ayudarán a saber con cuánta frecuencia deben presentar información los equipos. Asimismo, recomendamos establecer un calendario para actualizar a las partes interesadas, a fin de que sepan con antelación cuándo se necesitará su aporte.

Decide cómo recopilar los datos

Al monitorear proyectos, necesitarás la cooperación de tu equipo para obtener información útil. Desde la fase inicial, establece la expectativa de que requerirás actualizaciones por parte de los integrantes del equipo. Explica la importancia de proporcionar información oportuna y la manera en que dicha información se utilizará para mantener el proyecto en curso como un todo.

La facilidad de uso es básica para obtener las actualizaciones que deseas: lo ideal será que utilices una herramienta interactiva que agilice y facilite las actualizaciones para que las compartan los integrantes del equipo. Lucidchart cuenta con diversas funciones colaborativas y para visualizar datos que te permiten hacer actualizaciones en tiempo real, formatos que se pueden compartir y dar transparencia a fin de que todos estén al tanto del punto en el que se encuentra el proyecto y lo que se necesita a continuación.

Aclara y ajusta las expectativas

Normalmente, los proyectos presentan algunas dificultades que requieren más atención y dirección por parte del administrador de proyectos. Los equipos querrán saber la manera en que nuevos acontecimientos afectan los proyectos y las prioridades. Puedes usar elementos visuales interactivos para ilustrar la manera en que los proyectos pueden cambiar en términos de alcance y tiempo. Asimismo, puedes usar medios visuales para comunicar pasos en el proceso que se vuelven más apremiantes o más críticos.

Contar con estas herramientas también puede ayudar con uno de los principales desafíos de la administración de proyectos: lograr que los involucrados respeten los plazos. Si los integrantes del equipo entienden claramente la manera en que el incumplimiento de un plazo afecta el proyecto como un todo, es más probable que intenten apegarse al cronograma, especialmente si no cumplir con el plazo deriva en más trabajo o menos tiempo para que finalicen otro paso del proceso.

Si trabajas con el mismo equipo en múltiples proyectos, los elementos visuales también pueden ayudar considerablemente a comunicar cuáles proyectos son prioritarios, cuáles son más flexibles y cuáles están relacionados o comparten dependencias. De ese modo, los equipos pueden compaginar diversas tareas de manera más adecuada.

Selecciona las herramientas adecuadas

Dada la complejidad de los proyectos en la actualidad, es importante contar con las herramientas adecuadas para comunicarte de manera rápida, eficaz y en tiempo real.

A menudo se recurre a las hojas de cálculo para el monitoreo y control de proyectos, pero estas no son muy útiles si la información no está actualizada. Las hojas de cálculo interactivas que cuentan con un elemento colaborativo pueden garantizar que tus actualizaciones estén al día y que la información sea confiable tanto para las partes interesadas como para los integrantes del equipo. Lucidchart proporciona plantillas para la gestión de datos colaborativa que permiten a los colaboradores trabajar simultáneamente en las actualizaciones y discutir detenidamente posibles escenarios.

También existen varias aplicaciones que se usan comúnmente para la administración de proyectos, pero no siempre identifican los puntos clave para las partes interesadas. Si bien esas herramientas son excelentes para incorporar datos, no siempre son tan buenas para obtener puntos clave. 

Las aplicaciones para la visualización de datos y la creación inteligente de diagramas pueden integrarse con tus programas actuales para tomar la información con la que ya cuentas e ilustrarla para las partes interesadas a fin de que puedan ofrecer retroalimentación con más facilidad.

Diagramas para dar seguimiento a los proyectos 

Parte de la supervisión de los proyectos es identificar los puntos clave sobre la manera en que tu proyecto avanza de acuerdo con el tiempo, los costos y la calidad. Sin embargo, cuando manejas mucha información, necesitas maneras para ayudar a que tu público vea con facilidad el punto principal. 

A continuación, te presentamos elementos visuales comunes que puedes usar para ayudarte a supervisar tus proyectos eficazmente:

Diagramas de Gantt: estos son excelentes para ilustrar los pasos en un proceso, el tiempo que tomará cada paso y cuáles etapas del proyecto se superponen. Es especialmente útil para mostrar a los diversos equipos la manera en que su trabajo afecta el proyecto como un todo.

Cronogramas: son los mejores amigos de un administrador de proyectos. A menudo, los administradores de proyectos deben responder la pregunta “¿Cuándo se finalizará este proyecto?” Los cronogramas te indican rápidamente si estás cumpliendo con los plazos y la manera en que los cambios en las fechas afectan el plazo de entrega final.

Hojas de ruta: estas permiten debatir de manera general los hitos de un proyecto y la ruta que debe tomarse para su finalización. Asimismo, brindan un formato natural para hacer cumplir una “fuente única de información” sobre lo que se espera lograr con el proyecto y cómo se llevará a cabo.

Tablero de planificación de incrementos de programa (PI): si tu proyecto incluye a una gran cantidad de partes interesadas y debes alinearte con ellas, puedes usar estos tableros para visualizar el impacto de un proyecto y definir las dependencias. La disposición puede ayudar a debatir los cambios que pueden ser necesarios para abordar las inquietudes de las partes interesadas al tiempo que cumples los objetivos clave.

Comunica tu plan y asigna responsabilidades

Una vez que establezcas cómo supervisarás tu programa y las herramientas que utilizarás para facilitarte el proceso, deberás comunicar los planes a tu equipo. Tus pautas deben incluir quién supervisará qué y qué información necesitarás que te proporcionen. Un breve organigrama o un diagrama de flujo de procesos te ayudará a identificar claramente los informes clave a fin de que cada quién sepa cuál es su responsabilidad.

Planifica cómo comunicar tus planes con antelación y con frecuencia. Te recomendamos establecer un programa para actualizar a los integrantes del equipo y a las partes interesadas a medida que avanza el proyecto y, de vez en cuando, es posible que los equipos requieran un repaso de los objetivos generales del proyecto. Las herramientas que elegiste para administrar tus proyectos te ayudarán a visualizar, resumir y comunicar información fácilmente a medida que diriges a tu equipo hacia la finalización satisfactoria de los mismos.