Im Projektmanagement bewegt man sich oft auf dem schmalen Grat zwischen einer detaillierten Analyse und der Betrachtung aus der Vogelperspektive. Aufgrund der Vielschichtigkeit und Komplexität moderner Projekte kann die Überwachung zu einer echten Herausforderung werden.

Es gibt jedoch Möglichkeiten, diese Aufgabe zu erleichtern: Ihr Ansatz zur Verfolgung des Projektfortschritts muss auf Zusammenarbeit, Transparenz und Aktualität ausgerichtet sein.

Unterschied zwischen einer Projektstrategie und einem Kommunikationsplan

Ihre Projektstrategie wird sich wahrscheinlich auf natürliche Weise entwickeln – es gibt fast immer einen Plan, wie das Projekt durchgeführt werden soll. Ihr Kommunikationsplan erfordert jedoch etwas mehr Aufwand und Überlegungen.

In Ihrem Kommunikationsplan geht es nicht darum, wie Sie das Projekt durchführen, sondern gegenüber wem Sie den Projektfortschritt kommunizieren werden. Bevor Sie mit der Überwachung Ihres Projekts beginnen, sollten Sie sowohl die übergeordnete Projektstrategie als auch den Kommunikationsplan festgelegt haben. Der Ansatz für beide wird sich darauf auswirken, was Sie überwachen und wie häufig Sie darüber Bericht erstatten.

Die Projektüberwachung ist ein wesentliches, wenn auch zugegebenermaßen kompliziertes Teil des Puzzles. Oft gibt es mehr als ein Projekt zu überwachen, und jedes Projekt hat eine Vielzahl von Unterebenen, die gehandhabt werden müssen.

Hinzu kommen die Beteiligten. Ohne die Mitwirkung von Teammitgliedern und Stakeholdern ist es unmöglich, den Fortschritt zu überwachen. Da aber alle viel zu tun haben, kann es schwierig sein, aktuelle Informationen zu erhalten. Projektmanager setzen oft auf wöchentliche Meetings, um schnell auf den neuesten Stand zu kommen. Dies nimmt jedoch wertvolle Zeit in Anspruch, die für die Umsetzung des Projekts genutzt werden könnte. Und wenn Sie nicht die volle Aufmerksamkeit der Anwesenden haben, kann es sein, dass Ihnen trotzdem wichtige Informationen entgehen.

Wenn Sie wöchentliche Meetings abhalten, sollte es bereits einige Aktualisierungen geben, damit die Zeit genutzt werden kann, um Grauzonen zu klären, die nächsten Schritte abzustimmen und im Allgemeinen Fortschritte zu erzielen.

Eine intelligente Überwachung kann die Voraussetzungen für eine einfache Kommunikation und eine bessere Umsetzung der Projektstrategie schaffen. Sie können die Überwachung verbessern, indem Sie einen Prozess für die einfache Datenerfassung einrichten, Herausforderungen und Chancen frühzeitig identifizieren und wichtige Erkenntnisse weitergeben, die sowohl für Ihr Team als auch für Ihre Stakeholder leicht verständlich sind.

So überwachen, messen und kommunizieren Sie Projektfortschritte

Um Projekte zu überwachen, müssen Sie zunächst festlegen, was Sie messen möchten. Legen Sie gemeinsam mit dem Management die wichtigsten Ziele und Erfolgskennzahlen für das Projekt fest.

Nehmen Sie sich auch etwas Zeit, um festzulegen, welche Daten für die Projektfortschrittsberichte und welche für die Berichte nach Abschluss des Projekts wichtig sind. Beispiele für wichtige Daten sind die Zeit bis zur Fertigstellung, das Budget, die Ausweitung des Umfangs und die Risikobewertung.

Sobald die wichtigsten Ziele und Kennzahlen bekannt sind, können Sie sich auf die kritischen Punkte in Ihrem Zeitstrahl konzentrieren: Was sind die wichtigsten Termine, die eingehalten werden müssen? Welche Termine können nicht verschoben werden? Und wo liegen die Abhängigkeiten? Diese Daten sollten Sie den Teammitgliedern mitteilen, damit diese klare Meilensteine haben, auf die sie hinarbeiten können.

Bestimmen Sie spezifische Intervalle für die Überwachung des Projekts

Sie können die Stichtage für den nächsten Schritt bei der Festlegung Ihres Überwachungskonzepts verwenden: die Festlegung der Intervalle für Teambesprechungen.

In der Regel ist es nicht notwendig, den Status des Projektfortschritts stündlich zu überwachen, aber anhand der kritischen Termine können Sie ermitteln, wie oft die Teams sich melden sollten. Sie sollten auch einen Zeitplan für die Inkenntnissetzung der Stakeholder aufstellen, damit diese im Voraus wissen, wann ihre Beiträge zu Ihren Projekten benötigt werden.

Entscheiden Sie, wie Sie Daten erfassen möchten

Um bei der Überwachung von Projekten nützliche Informationen zu erhalten, benötigen Sie die Mitwirkung des Teams. Machen Sie schon in der Anlaufphase deutlich, dass Sie Aktualisierungen von den Teammitgliedern benötigen. Erläutern Sie, wie wichtig es ist, Informationen rechtzeitig weiterzugeben und wie diese Informationen verwendet werden, um das Projekt insgesamt auf Kurs zu halten.

Um die gewünschten Aktualisierungen zu erhalten, ist Benutzerfreundlichkeit von entscheidender Bedeutung. Im Idealfall verwenden Sie ein interaktives Tool, mit dem die Teammitglieder Aktualisierungen schnell und einfach austauschen können. Lucidchart verfügt über eine Reihe von Funktionen zur Zusammenarbeit und Datenvisualisierung, die Echtzeitaktualisierungen, teilbare Formate und Transparenz ermöglichen. So kann jeder den Projektfortschritt messen, weiß, wo das Projekt steht und was als nächstes benötigt wird.

Klären und justieren Sie die Erwartungen

In der Regel gibt es bei Projekten einige Wendungen, die eine stärkere Lenkung durch die Projektleitung erfordern. Die Teams sollten wissen, wie sich neue Entwicklungen auf Projekte und Prioritäten auswirken. Sie können interaktive visuelle Darstellungen verwenden, um zu veranschaulichen, wie sich Projekte in Bezug auf Umfang und Zeitplan verändern können. Darüber hinaus können Sie visuelle Darstellungen verwenden, um Schritte im Prozess zu kommunizieren, die nun dringender oder kritischer werden.

Wenn Ihnen diese Tools zur Verfügung stehen, können Sie auch eine der größten Herausforderungen des Projektmanagements meistern: die Beachtung von Fristen durch die Projektbeteiligten. Wenn die Teammitglieder klar verstehen, wie sich das Versäumen einer Deadline auf das gesamte Projekt auswirkt, werden sie eher versuchen, sich an den Zeitplan zu halten, vor allem, wenn das Versäumen der Deadline zu mehr Arbeit oder weniger Zeit für einen anderen Schritt des Prozesses führt.

Wenn Sie mit demselben Team an mehreren Projekten arbeiten, können visuelle Darstellungen auch erheblich dazu beitragen, die Priorität und den zeitlichen Spielraum von Projekten zu vermitteln und zu zeigen, welche Projekte zusammenhängen oder voneinander abhängig sind. Auf diese Weise können die Teams mehrere Aufgaben sinnvoller koordinieren.

Wählen Sie die richtigen Tools aus, um den Projektfortschritt zu messen und zu Kommunizieren

Da Projekte heutzutage sehr komplex sind, ist es wichtig, über die richtigen Tools zu verfügen, mit denen Sie schnell, effektiv und in Echtzeit kommunizieren können.

Tabellen sind oft die erste Wahl für die Projektüberwachung, aber sie sind nicht sehr nützlich, wenn die Informationen nicht auf dem neuesten Stand sind. Interaktive Tabellen, die ein Element für die Zusammenarbeit enthalten, können sicherstellen, dass Ihre Aktualisierungen aktuell sind und die Informationen für Stakeholder und Teammitglieder zuverlässig sind. Lucidchart bietet Vorlagen für die gemeinschaftliche Datenverwaltung, mit denen mehrere Personen gleichzeitig an Aktualisierungen arbeiten und mögliche Szenarien durchgehen können.

Es gibt auch eine Reihe von Anwendungen, die üblicherweise für das Projektmanagement verwendet werden, aber sie zeigen nicht immer deutlich die wichtigsten Erkenntnisse für die Stakeholder auf. Diese Tools eignen sich zwar hervorragend für die Eingabe von Daten, sind jedoch nicht ideal, um daraus die wichtigsten Erkenntnisse zu ziehen.

Anwendungen zur Datenvisualisierung und intelligenten Diagrammerstellung können in Ihre bereits vorhandenen Programme integriert werden und unterstützen Sie dabei, die bereits vorhandenen Informationen für Stakeholder zu visualisieren, damit diese leichter Feedback geben können.

Diagramme, um den Projektfortschritt zu verfolgen

Ein Teil der Projektüberwachung besteht darin, die wichtigsten Erkenntnisse über den aktuellen Stand des Projekts in Bezug auf Zeit, Kosten und Qualität zu gewinnen. Aber wenn Sie mit vielen Informationen arbeiten, benötigen Sie Mittel und Wege, die es Ihren Adressaten erleichtern, das Wesentliche zu erkennen.

Im Folgenden finden Sie einige gängige visuelle Darstellungen, die Sie bei der effektiven Überwachung des Projektfortschritts unterstützen können:

Gantt-Diagramme: Diese Diagramme eignen sich hervorragend zur Veranschaulichung der einzelnen Schritte eines Prozesses, der Dauer der einzelnen Schritte und Überschneidungen der einzelnen Projektphasen. Sie sind besonders gut geeignet, um verschiedenen Teams zu zeigen, wie sich ihre Arbeit auf das Projekt als Ganzes auswirkt.

Zeitstrahlen: Sie sind die besten Freunde der Projektleitung. Häufig werden Projektleiter mit der Frage konfrontiert: „Wann wird dieses Projekt fertiggestellt sein?“ Anhand von Zeitstrahlen können Sie schnell erkennen, ob Sie im Zeitplan liegen und wie sich Terminänderungen auf die abschließende Deadline auswirken.

Roadmap: Diese Diagramme ermöglichen eine umfassende Erörterung der Meilensteine eines Projekts und des Wegs, über den es zum Abschluss gebracht werden soll. Eine Roadmap ist zudem ein ideales Format, um eine zentrale Informationsquelle für die erwarteten Ergebnisse des Projekts und die Art und Weise, wie sie erreicht werden, zu schaffen.

PI Planning Board: Wenn Ihr Projekt eine große Anzahl von Stakeholdern hat und Sie sich mit diesen abstimmen müssen, können Sie PI Planning Boards verwenden, um die Auswirkungen eines Projekts zu visualisieren und Abhängigkeiten darzustellen. Das Layout kann dazu beitragen, die Diskussion über etwaige Änderungen anzustoßen. So können die Bedenken der Stakeholder aufgegriffen und gleichzeitig die wichtigsten Ziele erreicht werden.

Kommunizieren Sie Ihren Plan und weisen Sie Verantwortlichkeiten zu

Sobald Sie sich entschieden haben, wie Sie Ihr Programm überwachen und welche Tools Sie dabei einsetzen werden, müssen Sie die Pläne Ihrem Team mitteilen. Ein Teil Ihrer Weisungen sollte beinhalten, wer was überwacht und welche Informationen Sie von diesen Personen benötigen. Ein kurzes Organigramm oder Flussdiagramm der Prozesse sollte dazu beitragen, Ihre wichtigsten Berichte klar zu bestimmen, damit alle wissen, wofür sie zuständig sind.

Planen Sie, Ihre Pläne frühzeitig und häufig zu kommunizieren. Sie sollten einen Zeitplan dafür aufstellen, wann Sie die Teammitglieder und Stakeholder im Laufe des Projekts auf den neuesten Stand bringen. Außerdem benötigen die Teams von Zeit zu Zeit möglicherweise eine Erinnerung an die Gesamtziele des Projekts. Die Tools, die Sie für das Projektmanagement ausgewählt haben, erleichtern Ihnen die Visualisierung, Zusammenfassung und Kommunikation, während Sie Ihr Team zu einem erfolgreichen Projektabschluss führen.