Utilizando a matriz de esforço e impacto para priorização de tarefas

Em qualquer empreendimento bem-sucedido, a marca é criada não apenas com ideias excelentes, mas com uma excelente execução. Não basta ter um ótimo conceito, uma ótima equipe e ótimas ferramentas. Para ter sucesso e superar a concorrência, a execução precisa ser da melhor qualidade. Definir metas e cumprir prazos fazem sua empresa sempre crescer e criam uma reputação confiável junto a consumidores, parceiros e partes interessadas.

Embora simples em teoria, a execução requer uma mentalidade disciplinada - algo que não é fácil para todos, mas que pode ser aprendido. Um dos aspectos mais importantes na execução é a priorização — saber em que trabalhar, quando trabalhar e quando deixar de lado por algo mais urgente.

A priorização envolve vários fatores: prazo, importância, custo monetário ou energético e necessidade de uma tarefa subsequente, entre outros. Uma das ferramentas mais importantes para avaliar esses fatores e determinar quais tarefas e projetos devem ser concluídos primeiro é a matriz de esforço X impacto, uma matriz de prioridades.

Por traçar prioridades de forma clara, esse modelo transforma a produtividade e a execução de eficientes a extraordinárias. Este artigo define o que é matriz de esforço X impacto, por que ela funciona e como implementá-la na sua empresa.

O que é matriz de prioridades?

Matriz de esforço X impacto é uma excelente ferramenta de gestão de tempo e de priorização de projetos para você focar no mais importante e manter os projetos críticos no caminho certo. Com base nos quatro quadrantes da gestão de tempo, desenvolvidos pelo notável líder corporativo Stephen Covey, essa matriz de prioridades divide as tarefas em duas dimensões: urgência e importância, impacto e esforço.

Essa matriz é muito parecida, na estrutura e na prática, com a matriz de Eisenhower, que é muito útil para gerenciar tarefas pessoais e priorizar o tempo. A gestão de projetos com uma matriz de esforço X impacto, no entanto, é mais voltada para gerentes de projetos e operações que precisam gerenciar iniciativas e equipes maiores e deixar o cronograma de produção mais eficiente, a fim de maximizar o ROI.

Vamos analisar cada quadrante da matriz.

Quadrante 1: sucesso rápido (alto impacto, baixo esforço)

Tipo de projeto: tarefas com alto valor e projetos imprevistos ou procrastinados. As tarefas que caem neste quadrante são cruciais e urgentes.

Abordagem: faça essas tarefas primeiro.

Quadrante 2: projetos principais (alto impacto, alto esforço)

Tipo de projeto: tarefas de alto valor, mas sem um prazo claro e fixo. Essas tarefas têm muito impacto, mas, por não terem prazo, são muitas vezes negligenciadas ou desconsideradas.

Abordagem: defina um prazo e crie checkpoints na agenda.

Quadrante 3: comuns (baixo impacto, baixo esforço)

Tipo de projeto: tarefas menos importantes e com prazo maleável. São tarefas que podem ser facilmente desconsideradas ou delegadas.

Abordagem: delegue ou recuse essas tarefas.

Quadrante 4: tarefas ingratas (baixo impacto, alto esforço)

Tipo de projeto: são tarefas demoradas, com pouco impacto no ROI da empresa. Sempre que possível, evite adicionar essas tarefas à sua agenda para que elas não distraiam você dos trabalhos de alto valor.

Abordagem: cuide dessas tarefas mais tarde, ou tente eliminá-las.

O cronograma ideal de um projeto é aquele repleto de tarefas tipo “sucesso rápido”. Porém, a maioria dos gerentes de projeto e de operação terão que lidar com tarefas de cada seção do quadrante. No entanto, sabendo bem como priorizar cada tipo de tarefa, você aproveita ao máximo seu tempo e suas oportunidades.

A ciência por trás da eficácia da matriz de esforço X impacto

Por mais envolvido, dedicado e detalhista que você seja, é impossível executar todas as tarefas com a mesma atenção — mas também não é necessário.

Ao criar uma lista ou mapear um gráfico de prioridades, você faz o cérebro se dedicar automaticamente às tarefas mais importantes. Os psicólogos chamam isso de atenção seletiva - a tendência natural do cérebro de filtrar informações desnecessárias, uma vez que ele está sempre absorvendo e processando informações.

Os cientistas cognitivos categorizam a atenção seletiva em duas formas: de baixo para cima e de cima para baixo. O foco de baixo para cima é reativo: ele acontece quando algo interrompe o processo do pensamento e tira o seu foco. Um cachorro latindo, um estrondo, um pensamento frenético, uma notificação por telefone - os casos em que você não consegue deixar de prestar atenção são rotulados como de baixo para cima.

A atenção seletiva que leva à execução de alto nível, no entanto, é rotulada como de cima para baixo: quando você tem uma visão geral e escolhe uma tarefa por vez para focar, o processo se chama "de cima para baixo", ou foco “voluntário”. Esse tipo de foco segue um objetivo e cria um funcionamento cerebral baseado nas condições atuais da experiência anterior.

Pesquisas sugerem que multitarefa é um mito - o que chamamos de multitarefa é, na verdade, nosso cérebro oscilando de uma coisa para outra com muita rapidez. Essas idas e voltas usam uma energia extra que, segundo os especialistas, deve ser dedicada às tarefas mais importantes no trabalho e na vida. Além disso, quanto menos relevante você considera uma tarefa, menos foco o cérebro dá a ela, facilitando a distração.

Pense numa situação que você considere ser de baixo esforço e baixo impacto - pode ser fazer cinco ligações frias a mais sobre a oferta de um produto ou serviço com baixas vendas, em vez de apresentar um projeto no qual você passou um ano trabalhando para o CEO da empresa. Qual tarefa é mais provável de ter distrações?

É importante monitorar o seu trabalho, o foco que você dá a ele, a frequência e a duração da sua distração, sem falar da importância da tarefa. Um mapa de prioridades bem-definido capitaliza os processos cognitivos naturais do cérebro e turbina o seu cérebro, gerando um ROI mais eficiente na sua atenção limitada.

Como fazer uma matriz de esforço X impacto

Entendido como e por que a matriz de esforço X impacto funciona, você já pode aplicá-la com eficácia. Com qualquer nova estratégia ou ferramenta, é importante saber exatamente como usá-la para maximizar a eficácia e o impacto dela.

Para começar a usar uma matriz de prioridade, siga estas etapas:

1. Faça uma lista: registre todos os seus projetos, metas e prioridades atuais, sejam tarefas diárias, projetos contínuos ou iniciativas estratégicas maiores.

2. Classifique cada item: numa escala de 1 a 10, classifique cada tarefa de acordo com o impacto dela na empresa. Use a mesma escala para medir cada item na sua lista por nível de esforço necessário.

3. Mapeie: com essa ponderação em vigor, você pode traçar estrategicamente suas atividades em quadrantes apropriados na matriz e priorizar, delegar ou desconsiderar adequadamente.

Melhor priorização de projetos com o Lucidchart

Seja para gerenciar uma grande empresa com mais de cem funcionários ou para lidar com um grupo de projetos por conta própria, a matriz de esforço X impacto é uma ferramenta excelente e útil na gestão de projetos. Após decidir quais projetos você assumirá, comece imediatamente a implementar outras ferramentas para acelerar a execução e mostrar o seu processo.

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