Comment et pourquoi établir une matrice des priorités

Le succès de toute entreprise repose non seulement sur des idées de génie, mais aussi sur leur exécution exemplaire. Il ne suffit pas d’avoir un bon concept, une bonne équipe et de bons outils. Pour réussir et devancer vos concurrents, votre exécution doit être sans faille. Définir des objectifs et respecter les délais aidera votre entreprise à s’assurer à la fois une croissance régulière et une réputation solide auprès de ses consommateurs, partenaires et parties prenantes.

L’exécution, bien que simple en théorie, exige une discipline de fer qui ne vient pas toujours naturellement, mais qui peut être acquise. L’un des aspects les plus importants de cette exécution est l’établissement d’une matrice des priorités : savoir sur quoi travailler, et à quel moment agir ou temporiser pour vous consacrer à des tâches plus urgentes.

Ce classement par ordre de priorité dépend de divers facteurs : urgence, importance, coût monétaire ou énergétique, nécessité pour une tâche ultérieure, etc. Une matrice est l’un des outils de gestion des priorités les plus importants pour évaluer ces conditions et déterminer les tâches et projets à réaliser en premier.

En définissant clairement vos priorités, ce modèle vous permettra de renforcer votre productivité et la qualité de votre exécution de manière spectaculaire. Vous découvrirez dans cet article en quoi consiste la matrice des priorités, les raisons de son efficacité et comment la mettre en œuvre dans votre entreprise.

Qu’est-ce qu’une matrice des priorités ?

Une matrice des priorités est un puissant outil de gestion du temps et des projets qui peut vous aider à vous concentrer sur les éléments importants et à maintenir vos projets stratégiques sur la bonne voie. Basée sur les quatre quadrants de gestion du temps développés par le célèbre chef d’entreprise Stephen Covey, cette matrice de priorisation divise les tâches en deux dimensions : urgence et importance, impact et effort.

Elle est très similaire, dans sa structure et sa mise en pratique, à la matrice d’Eisenhower, qui est très utile pour gérer des tâches personnelles et organiser son temps de manière judicieuse. Toutefois, la gestion de projet à l’aide d’une matrice des priorités s’adresse davantage aux chefs de projet et aux responsables des opérations, qui doivent diriger des initiatives et des équipes plus importantes tout en optimisant les calendriers de production afin de maximiser le retour sur investissement.

Examinons les différents quadrants de la matrice.

Quadrant 1 : Gains rapides (impact élevé, effort faible)

Type de projet : tâches importantes et projets imprévus ou remis à plus tard. Les tâches qui s’inscrivent dans ce quadrant sont à la fois essentielles et urgentes.

Approche : exécutez ces tâches en premier.

Quadrant 2 : projets principaux (impact élevé, effort élevé)

Type de projet : tâches importantes sans échéances précises et fermes. Ces tâches font avancer les choses, mais comme elles ne sont pas urgentes, elles sont souvent négligées ou reléguées au second plan.

Approche : fixez des échéances et intégrez des points de contrôle dans votre calendrier.

Quadrant 3 : bouche-trous (impact faible, effort faible)

Type de projet : tâches peu importantes, avec des délais souples. Ces tâches ne sont pas urgentes et peuvent être facilement déprogrammées ou déléguées.

Approche : déléguez ou rejetez ces tâches.

Quadrant 4 : tâches ingrates (impact faible, effort élevé)

Type de projet : tâches chronophages qui n’ont qu’un faible impact sur la rentabilité de l’entreprise. Dans la mesure du possible, évitez d’inclure ces tâches dans votre emploi du temps afin qu’elles ne vous détournent pas des activités à plus forte valeur ajoutée.

Approche : reportez ces tâches ou essayez de les éliminer définitivement.

Dans l’idéal, le calendrier de votre projet devrait être rempli de tâches à « gains rapides ». Malheureusement, la plupart des responsables de projets et d’opérations seront en réalité contraints de jongler entre ces différents quadrants. Toutefois, en comprenant clairement comment hiérarchiser chaque type de tâches, vous éviterez de perdre du temps et optimiserez vos opportunités.

Les raisons scientifiques qui expliquent l’efficacité de la matrice des priorités

Quel que soit votre degré d’implication, d’investissement et de souci du détail, il est impossible d’exécuter chaque tâche avec le même niveau d’attention (ce qui n’est d’ailleurs pas nécessaire).

Établir une liste ou un tableau de gestion des priorités permet à votre cerveau de fonctionner naturellement en se concentrant sur les tâches les plus importantes. Les psychologues appellent cela l’attention sélective : la tendance innée du cerveau à filtrer les informations inutiles, car il est constamment en train d’absorber et de traiter des informations.

Les spécialistes des sciences cognitives classent l’attention sélective en deux catégories : ascendante et descendante. La concentration ascendante est réactionnelle, elle se produit lorsque quelque chose perturbe votre processus de réflexion et accapare votre attention. Un chien qui aboie, une forte détonation, une pensée soudaine, une notification sur votre téléphone... Ces événements auxquels vous devez prêter attention entrent dans le cadre d’une concentration ascendante.

L’attention sélective qui conduit à une exécution optimale, en revanche, est qualifiée de descendante : lorsque vous êtes capable d’avoir une vue d’ensemble et de choisir une tâche sur laquelle vous concentrer, on parle d’attention descendante ou « volontaire ». Ce type de concentration est orienté vers un objectif et permet au cerveau de fonctionner en tenant compte des expériences antérieures et des conditions actuelles.

Les études suggèrent que le multitasking est un mythe, et que ce que nous appelons fonctionnement multitâche correspond plutôt à l’oscillation rapide de notre cerveau d’une chose à l’autre. Ce mouvement de va-et-vient consomme une énergie supplémentaire qui, selon les experts, devrait être consacrée aux tâches les plus importantes de votre travail et de votre vie. En outre, plus une tâche vous paraît négligeable, moins votre cerveau lui accorde de l’attention, ce qui favorise la distraction involontaire.

Imaginez un scénario que vous considérez comme peu exigeant en termes d’efforts et d’impact, comme le fait de passer cinq appels téléphoniques supplémentaires pour un produit ou un service qui se vend peu, ou de présenter au PDG de votre entreprise un projet sur lequel vous travaillez depuis un an. Quelle tâche est la plus susceptible d’être associée à des distractions ?

Vous devez surveiller le travail que vous accomplissez, le type de concentration que vous lui accordez, la fréquence et la durée de vos distractions, ainsi que l’importance de la tâche. Disposer d’une carte des priorités bien définie permet de tirer parti des processus cognitifs naturels de votre cerveau et de renforcer vos capacités intellectuelles en vous permettant d’utiliser plus efficacement votre potentiel d’attention.

Comment établir une matrice des priorités

Une fois que vous aurez compris comment et pourquoi la matrice de gestion des priorités fonctionne, vous serez en mesure de la mettre en œuvre efficacement. Avec toute nouvelle stratégie ou tout nouvel outil, il est important de savoir exactement comment l’utiliser pour en maximiser l’efficacité et l’impact.

Pour créer votre première matrice des priorités, suivez ces étapes clés :

1. Faire une liste : consignez tous vos projets, objectifs et priorités actuels, qu’il s’agisse de tâches quotidiennes, de chantiers en cours ou d’initiatives stratégiques plus importantes.

2. Noter chaque élément : sur une échelle de 1 à 10, classez chaque tâche en fonction de son impact sur votre entreprise. Utilisez la même échelle pour évaluer chaque élément de votre liste en fonction du niveau d’effort requis.

3. Répartir les tâches : grâce à cette pondération, vous serez en mesure de placer stratégiquement vos activités dans les quadrants appropriés de la matrice et de les classer par ordre de priorité, de les déléguer ou de les déprogrammer si nécessaire.

Une meilleure priorisation des projets avec Lucidchart

Qu’il s’agisse de gérer une grande entreprise de plus de 100 employés ou de s’attaquer seul à un ensemble d’initiatives, une matrice des priorités est un outil formidable et précieux pour la gestion de projets. Une fois que vous avez décidé quels projets réaliser, commencez immédiatement à adopter des outils supplémentaires pour faciliter leur exécution et vous aider à visualiser votre processus.

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