時間管理マトリクスを使って優先順位を決める方法

プロジェクトを成功させるには、アイデアそのものの質に加え、優れた実行力が鍵となります。優れたコンセプト、チームとツールを揃えるだけでは不十分で、競合他社を圧倒して成功を収めるためには、最高レベルの実行力が求められます。目標を設定して期限を遵守することで、企業は着実な成長を遂げ、消費者、パートナーやステークホルダーからの信頼を得られるようになります。

アイデアを実行に移すのは理論上は簡単そうに見えますが、規律ある考え方が必要となります。こうした考え方は誰もが備えているものではありませんが、後天的に身につけることはできます。実行する上で最も重要なことの一つは、優先順位を付け、取り組むべき対象とタイミング、さらに、より重要な取り組みが出てきたときに中断するタイミングを予め決めておくことです。

優先順位は、時間的制約、重要性、資金面や労力面でのコスト、後続のタスクに対する必要性など、さまざまな要因に基づいて決めます。こうした要素を比較検討し、最初に完了させるべきタスクやプロジェクトを決める上で重要なツールとなるのが、時間管理マトリクスです。

こうしたモデルで優先順位を明確に図で示すことで、生産性と実行力を大幅に改善できるようになります。この記事では、時間管理マトリクスの仕組みとその有効性、ビジネスで活用する方法を紹介します。

優先度マトリックスとは？

時間管理マトリクスは、最も重要な対象に集中し、重要なプロジェクトを軌道に乗せる上で役立つ強力な時間・プロジェクト管理ツールで、著名なビジネスリーダーで「7つの習慣」の著者であるスティーブン・コヴィー提唱の「時間管理のマトリックス」をベースに、タスクを緊急度と重要度、影響と労力の2つの側面から分類した図です。

構造と使い方の面でアイゼンハワーマトリックスと非常によく似ており、個人のタスクを管理し、賢く時間の優先順位をつけるのに非常に役立ちますが、時間管理マトリクスを使ったプロジェクト管理は、大規模な施策やチームを管理し、製造スケジュールを効率化して ROI の最大化を図る必要のあるプロジェクトマネージャーやオペレーションマネージャーに適した方法です。

では、このマトリックスの各象限を分解してみましょう。

第1象限 : すぐに成果が出るプロジェクト (影響大、労力小)

プロジェクトの種類 : 価値の高いタスク、不測のプロジェクトや先延ばしにしていたプロジェクトを指し、この象限に当てはまるタスクは重要度が高く、直ちに完了すべきです。

アプローチ : 最初に取り組むべきタスクです。

第2象限 : 主要プロジェクト (影響大、労力大)

プロジェクトの種類 : 期限が明確でないものの重要度は高いタスクで、及ぼす影響は大きいものの、時間的制約がないため、放置されたり、優先順位が下がったりしがちです。

アプローチ : 期限を設定し、チェックポイントをスケジュールに組み込みます。

第3象限 : 重要度も緊急度も低いタスク (影響小、労力小)

プロジェクトの種類 : 期限があまり厳しくなく、重要度も低いタスクで、簡単に優先順位を下げたり、他の人に任せることができます。

アプローチ : 他の人に任せるか辞退します。

第4象限 : 誰にも感謝されないタスク (影響小、労力大)

プロジェクトの種類 : 時間がかかり、ビジネスの ROI にもほぼ影響がないタスクです。価値の高い仕事の妨げにならないよう、こうしたタスクはできる限りスケジュールに加えないようにします。

アプローチ : 後回しにするか、完全にやめる方法を考えます。

プロジェクトのスケジュールに「すぐに成果が出るプロジェクト」が多数含まれるようであれば理想的ですが、現実には、プロジェクトマネージャーやオペレーションマネージャーの大半が各象限のタスクをこなすことを迫られます。ただ、それぞれのタスクの優先順位を明確に理解していれば、時間と機会を最大限に活用することができます。

時間管理マトリクスが「効く」科学的な理由とは

どんなに熱心で有能、きめ細かい人であっても、すべてのタスクを同じレベルで実行することは不可能ですし、そうする必要もありません。

取り組むべき対象の優先順位をリストや図にまとめることで、手元にある最も重要なタスクに集中するという脳の性質を活用することができます。心理学では「選択的注意」と呼ばれる性質で、脳は常に情報を取り込み、処理しているため、不要な情報を自然に排除するというものです。

認知科学では、この選択的注意をボトムアップとトップダウンの2つの形態に分類しています。ボトムアップ型の注意とは反動的なもので、思考プロセスが何らかの要因で乱され、集中力が奪われることを指し、犬の鳴き声、騒音、慌ただしい考え、電話の音など、注意せずにはいられないような状況が該当します。

これに対し、優れた実行力につながる選択的注意はトップダウンと呼ばれます。これは、全体を見渡しながら一度に集中すべきタスクを選び、「意図的に (＝トップダウンで)」それに注力するものです。こうした集中力は目標指向であり、脳は過去の経験や現在の状況に基づいて機能するようになります。

研究によれば、「マルチタスク」という状況は実際には存在せず、一般にマルチタスクと呼ばれている状態は、単に脳が複数の対象の間を非常に速く揺れ動いていることを指すとされます。こうした切り替えには余計なエネルギーが必要となるため、仕事でもプライベートでも最も重要なタスクに向けられるべきエネルギーが不足してしまい、加えて、重要度が低いタスクほど脳の集中度も低下するため、気が散りやすく、ますます捗らなくなります。

例えば、売れない商品やサービスを売り込むために営業電話を5回余計にかけるのと、1年間かけて取り組んだプロジェクトを企業の CEO に売り込むのを比較した場合、どちらの方が労力が少なく、影響度が低くなるでしょうか。また、気が散りそうなタスクはどちらでしょうか。

重要なのは、自分の仕事について、作業の内容、その作業に対して必要となる集中力、気が散る頻度や時間、その作業の重要度を監視することです。優先順位を明確に示した優先度マップを作成することで、脳の自然な認知プロセスを利用し、限りのある注意力をより ROI の高いタスクに効率的に振り向け、脳力を最大限に活用できるようになります。

時間管理マトリクスの作り方

時間管理マトリクスの仕組みとその有効性を理解したところで、さっそくマトリックスを効果的に活用してみましょう。新しい戦略やツールを使う際は、その効果とインパクトを最大化できるよう、使い方を正確に把握しておくことが重要です。

時間管理マトリクスは以下のステップで作成します。

1. リストを作成 : 日常的なタスク、進行中のプロジェクト、大規模な戦略的施策など、対象に関わらず、現在のプロジェクト、目標や優先事項をすべて書き出します。

2. 各項目をランク付け : ビジネスへの影響度に応じて、各タスクに1～10のスケールでランクを付けます。同様に、必要な労力のレベルについても順序を付けます。

3. 項目をマップ化 : こうして重み付けをすることで、活動をマトリックス上の象限に戦略的にプロットし、それに応じて優先順位を調整したり、他の人に任せたりできるようになります。

Lucidchart でプロジェクトの優先順位付けをスムーズに

従業員が100名を超える大企業を管理する場合や一人で多数のプロジェクトに取り組む場合など、状況に関わらず、時間管理マトリクスはプロジェクト管理に大いに役立ちます。取り組むべきプロジェクトが決まったら、実行を加速し、プロセスを可視化するためのツールの導入をすぐに始めましょう。

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