Prioritäten setzen leicht gemacht – so lenken Sie mit der Prioritätenmatrix den Fokus auf das Wesentliche

Die Grundlage eines jeden erfolgreichen Unternehmens sind nicht nur hervorragende Ideen, sondern auch eine hervorragende Ausführung. Ein großartiges Konzept, ein großartiges Team und großartige Werkzeuge reichen da nicht aus. Um erfolgreich zu sein und die Konkurrenz hinter sich zu lassen, muss die Ausführung erstklassig sein. Indem Sie sich Ziele setzen und Fristen einhalten, tragen Sie dazu bei, dass Ihr Unternehmen beständig wächst und bei Kunden, Partnern und Stakeholdern einen guten Ruf genießt.

Auch wenn die Umsetzung in der Theorie einfach ist, erfordert sie ein diszipliniertes Mindset, das zwar nicht allen leichtfällt, aber in jedem Fall erlernbar ist. Einer der wichtigsten Aspekte bei der Umsetzung ist es, Prioritäten zu setzen. Sie müssen wissen, woran Sie zu welchem Zeitpunkt arbeiten müssen und wann eine Aufgabe für eine dringlichere Angelegenheit aufzuschieben ist.

Die Prioritätensetzung erfolgt anhand einer Vielzahl von Faktoren: Dringlichkeit, Bedeutung, finanzieller oder zeitlicher Aufwand, Bedeutung für eine Folgeaufgabe, usw. Ein wichtiges Hilfsmittel, mit dem Sie diese Faktoren abwägen und bestimmen können, welche Aufgaben und Projekte zuerst erledigt werden sollen, ist eine Prioritätenmatrix.

Indem Sie Ihre Prioritäten klar festlegen, sind Ihre Produktivität und Umsetzung mit diesem Modell nicht mehr nur effektiv, sondern herausragend. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Prioritätenmatrix ist, wie sie funktioniert und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen einsetzen können.

Was ist eine Prioritätenmatrix?

Eine Prioritätenmatrix ist eine leistungsstarke Methode für das Zeit- und Projektmanagement, mit dem Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und wichtige Projekte auf Kurs halten können. Sie basiert auf den vier Zeitmanagementquadranten, die vom renommierten Unternehmer Stephen Covey entwickelt wurden, und unterteilt Aufgaben in zwei Dimensionen: Dringlichkeit und Bedeutung sowie Wirkung und Aufwand.

Die Struktur und Funktionsweise dieser Matrix ähnelt stark der Eisenhower Matrix, mit der sich persönliche Aufgaben sehr gut verwalten und Prioritäten sinnvoll setzen lassen. Das Projektmanagement mit einer Prioritätenmatrix richtet sich jedoch eher an Projekt- und Betriebsleitende, die größere Vorhaben und Teams verwalten und Produktionspläne effizienter gestalten müssen, um den ROI zu maximieren.

Im Folgenden sehen wir uns die einzelnen Quadranten der Matrix an.

Quadrant 1: Schnelle Erfolge (hohe Wirksamkeit, geringer Aufwand)

Art des Projekts: Aufgaben von hohem Wert und unvorhergesehene oder aufgeschobene Projekte. Aufgaben in diesem Quadranten sind kritisch und müssen dringend erledigt werden.

Vorgehensweise: Erledigen Sie diese Aufgaben zuerst.

Quadrant 2: Wichtige Projekte (hohe Wirksamkeit, hoher Aufwand)

Art des Projekts: Aufgaben von hohem Wert ohne eindeutige, feste Fristen. Diese Aufgaben sind zwar wichtig, da sie aber nicht zeitkritisch sind, werden sie oft vernachlässigt oder es wird ihnen keine Priorität eingeräumt.

Vorgehensweise: Setzen Sie Fristen und integrieren Sie Kontrollpunkte in Ihren Zeitplan.

Quadrant 3: Zusatzprojekte (geringe Wirksamkeit, geringer Aufwand)

Art des Projekts: Weniger wichtige Aufgaben mit lockeren Fristen. Diese Aufgaben können Sie leicht zurückstufen oder delegieren.

Vorgehensweise: Delegieren Sie diese Aufgaben oder lehnen Sie sie ab.

Quadrant 4: „Undankbare“ Aufgaben (geringe Wirksamkeit, hoher Aufwand)

Art des Projekts: Dies sind zeitaufwendige Aufgaben mit wenig Einfluss auf die Rentabilität des Unternehmens. Diese Aufgaben sollten Sie nach Möglichkeit nicht in Ihren Zeitplan aufnehmen, damit sie Sie nicht von wichtigeren Aufgaben ablenken.

Vorgehensweise: Erledigen Sie diese Aufgaben später oder streichen Sie sie ganz.

Im Idealfall besteht Ihr Projektplan aus vielen Aufgaben, die zu „schnellen Erfolgen“ führen. Die meisten Projekt- und Betriebsleitenden müssen jedoch Aufgaben in jedem Abschnitt des Quadranten jonglieren. Wenn Sie genau wissen, wie Sie die einzelnen Aufgaben zu priorisieren haben, können Sie Ihre Zeit und Ihre Möglichkeiten optimal nutzen.

Warum die Prioritätenmatrix funktioniert

Ganz gleich, wie engagiert, motiviert und detailgenau Sie arbeiten, können Sie unmöglich allen Aufgaben die gleiche Aufmerksamkeit widmen – und das ist auch nicht nötig.

Indem Sie eine Prioritätenliste erstellen oder eine Prioritätenübersicht anfertigen, fällt es Ihnen leichter, sich auf die wichtigsten anstehenden Aufgaben zu konzentrieren. In der Psychologie ist diese Eigenschaft als „selektive Aufmerksamkeit“ bekannt. Das Gehirn neigt von Natur aus dazu, irrelevante Informationen herauszufiltern, da es ständig Informationen aufnimmt und verarbeitet.

In der Kognitionswissenschaft wird die selektive Aufmerksamkeit in zwei Kategorien unterteilt: Bottom-up und Top-down. Die Aufmerksamkeitsform „Bottom-up“ ist reaktionär: Sie tritt auf, wenn etwas Ihren Denkprozess unterbricht und Ihre Aufmerksamkeit raubt. Ein bellender Hund, ein lauter Knall, ein hektischer Gedanke, eine Handybenachrichtigung – Situationen, in denen man unweigerlich aufmerksam wird, werden als „Bottom-up“ bezeichnet.

Die selektive Aufmerksamkeit, die zu Spitzenleistungen führt, wird jedoch als „Top-down“ bezeichnet: Wenn Sie den Überblick behalten und sich auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren können, spricht man von „Top-down“- oder „freiwilliger“ Konzentration. Diese Art der Konzentration ist zielgerichtet und hat zur Folge, dass das Gehirn unter den aktuellen Bedingungen auf der Grundlage früherer Erfahrungen funktioniert.

Forschungen zeigen, dass Multitasking nur ein Mythos ist und unser Fokus in Wirklichkeit sehr schnell von einer Sache zur anderen wechselt, wenn wir von Multitasking sprechen. Das Hin- und Herschalten verbraucht zusätzliche Energie, die Sie in die wichtigsten Aufgaben in Ihrem Berufs- und Privatleben investieren sollten. Je unwichtiger Sie eine Aufgabe einschätzen, umso weniger konzentrieren Sie sich auch darauf, und umso leichter werden Sie abgelenkt.

Stellen Sie sich ein Szenario vor, das Sie mit wenig Aufwand und geringer Auswirkung verbinden, z. B. fünf weitere Kaltakquiseanrufe für ein umsatzschwaches Produkt oder Serviceangebot. Denken Sie im Gegensatz dazu an ein Projekt, an dem Sie bereits seit einem Jahr arbeiten und das Sie nun dem CEO Ihres Unternehmens vorstellen. Welche Aufgabe ist wohl am ehesten mit Ablenkungen verbunden?

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Arbeit, die Art der Konzentration, die Sie ihr zukommen lassen, wie oft und wie lange Sie sich ablenken lassen, und auch die Bedeutung der Aufgabe im Auge behalten. Eine klar definierte Prioritätsübersicht macht sich die natürlichen kognitiven Prozesse Ihres Gehirns zunutze und steigert Ihre Gehirnleistung, indem Sie Ihre begrenzte Aufmerksamkeit effizienter nutzen.

Erstellung einer Prioritätenmatrix

Wenn Sie erst einmal verstanden haben, wie und weshalb die Prioritätenmatrix funktioniert, steht einem gezielten Einsatz nichts mehr im Wege. Bei jeder neuen Strategie oder jedem neuen Instrument ist es überaus wichtig zu wissen, wie man sie richtig einsetzt. Nur so können Effizienz und Wirkung maximiert werden.

Für den Einstieg in die Verwendung einer Prioritätenmatrix führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Machen Sie eine Liste: Halten Sie alle Ihre aktuellen Projekte, Ziele und Prioritäten fest – egal, ob es sich um tägliche Aufgaben, laufende Projekte oder größere strategische Vorhaben handelt.

2. Bewerten Sie jedes Element: Bewerten Sie jede Aufgabe auf einer Skala von 1–10 nach ihrer Auswirkung auf das Unternehmen. Bewerten Sie jeden Punkt auf Ihrer Liste anhand der gleichen Skala nach dem Grad des erforderlichen Aufwands.

3. Erstellen Sie einen Plan: Mit dieser Gewichtung können Sie Ihre Aktivitäten strategisch in die entsprechenden Quadranten der Matrix einordnen und entsprechend priorisieren, delegieren oder zurückstellen.

Bessere Projektpriorisierung mit Lucidchart

Egal, ob Sie ein großes Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitenden leiten oder mehrere Projekte ganz alleine angehen – eine Prioritätenmatrix ist ein hervorragendes und nützliches Instrument für das Projektmanagement. Sobald feststeht, welche Projekte Sie in Angriff nehmen, sollten Sie sofort damit beginnen, zusätzliche Tools zu implementieren, um die Umsetzung zu beschleunigen und Ihren Prozess zu visualisieren.

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