Mejora la gestión de proyectos con la matriz de prioridades

La marca de cualquier empresa de éxito se construye no solo con excelentes ideas, sino con una excelente ejecución. No basta con tener un gran concepto, un gran equipo y grandes herramientas. Para lograr el éxito y superar a la competencia, tu ejecución debe ser de primera clase. El establecimiento de objetivos y el cumplimiento de los plazos ayudarán a tu empresa a lograr tanto un crecimiento constante como una reputación fiable ante los consumidores, los socios y las partes interesadas.

La ejecución, aunque sencilla en teoría, requiere una mentalidad disciplinada que puede no resultar fácil para todos, pero que puede aprenderse. Uno de los aspectos más importantes de la ejecución es el establecimiento de prioridades: saber en qué trabajar, cuándo hacerlo y cuándo dejarlo de lado por algo más urgente.

La priorización se basa en una serie de factores: la sensibilidad al tiempo, la importancia, los costos monetarios o de energía, la necesidad de una tarea posterior, etc. Una de las herramientas más importantes para ayudarle a ponderar estos factores y determinar qué tareas y proyectos deben realizarse primero es la matriz de prioridades.

Con una forma clara de trazar las prioridades, este modelo puede ayudar a que tu productividad y ejecución pasen de ser eficientes a extraordinarias. En este artículo, definiremos qué es una matriz de prioridades, por qué funciona y cómo implementarla en tu negocio.

¿Qué es una matriz de prioridades?

Una matriz de prioridades es una poderosa herramienta de gestión del tiempo y de los proyectos que puede ayudarte a centrarse en lo más importante y mantener el rumbo de los proyectos críticos. Basada en los cuatro cuadrantes de gestión del tiempo desarrollados por el notable líder empresarial Stephen Covey, esta matriz de priorización divide las tareas en dos dimensiones: urgencia e importancia, e impacto y esfuerzo.

Esta matriz es muy similar en estructura y práctica a la matriz de Eisenhower, que es muy útil para gestionar las tareas personales y priorizar el tiempo de forma inteligente. Sin embargo, la gestión de proyectos con la matriz de prioridades está más orientada a los gerentes de proyectos y de operaciones que necesitan gestionar iniciativas y equipos de mayor envergadura y hacer más eficientes los calendarios de producción para maximizar el retorno de la inversión.

Desglosemos cada cuadrante de la matriz.

Cuadrante 1: Ganancias rápidas (alto impacto, bajo esfuerzo)

Tipo de proyecto: Tareas de alto valor y proyectos imprevistos o postergados. Las tareas que caen en este cuadrante son tanto críticas como urgentes de completar.

Enfoque: Haz estas tareas primero.

Cuadrante 2: Grandes proyectos (alto impacto, alto esfuerzo)

Tipo de proyecto: Tareas de alto valor sin plazos claros y firmes. Estas tareas moverán la aguja del reloj, pero como no son sensibles al tiempo, a menudo se descuidan o se les quita prioridad.

Enfoque: Establece fechas límite y crea puntos de control en tu calendario.

Cuadrante 3: Rellenos (bajo impacto, bajo esfuerzo)

Tipo de proyecto: Tareas menos importantes con plazos de entrega poco amplios. Son tareas de relleno que pueden ser fácilmente despriorizadas o delegadas.

Enfoque: Delega o rechaza estas tareas.

Cuadrante 4: Tareas ingratas (bajo impacto, alto esfuerzo)

Tipo de proyecto: Se trata de tareas que consumen mucho tiempo y que tienen poca repercusión en el retorno de la inversión de la empresa. Siempre que sea posible, procura evitar añadir estas tareas a tu calendario para que no te distraigan del trabajo de mayor valor.

Enfoque: Realiza estas tareas más tarde o intenta eliminarlas por completo.

Lo ideal es que el calendario de tu proyecto esté lleno de tareas de "ganancias rápidas". Pero la mayoría de los gerentes de proyectos y operaciones tendrán que hacer malabares con las tareas de cada sección del cuadrante. Sin embargo, si tienes claro cómo priorizar cada tipo de tareas, podrás aprovechar al máximo tu tiempo y tus oportunidades.

La ciencia detrás del por qué la matriz de prioridades funciona

No importa qué tan comprometido, dedicado y orientado a los detalles puedas estar, es imposible ejecutar todas las tareas con el mismo nivel de atención; además, no es necesario.

Establecer una lista de prioridades o trazar un cuadro de prioridades aprovecha la capacidad de tu cerebro de concentrarse en las tareas más importantes. Los psicólogos llaman a esto atención selectiva: la tendencia natural del cerebro a filtrar la información innecesaria, ya que está constantemente recibiendo y procesando información.

Los científicos cognitivos clasifican la atención selectiva en dos formas: de abajo hacia arriba y de arriba hacia abajo. El enfoque ascendente es reaccionario: ocurre cuando algo interrumpe tu proceso de pensamiento y te roba la atención. Un perro que ladra, un golpe fuerte, un pensamiento frenético, una notificación del teléfono... las instancias en las que no puedes evitar prestar atención se califican como ascendentes.

Sin embargo, la atención selectiva que conduce a una ejecución de alto nivel se denomina descendente: cuando eres capaz de ver el panorama general y elegir una tarea en la cual centrarte cada vez, se considera atención descendente o "voluntaria". Este tipo de enfoque está orientado a los objetivos y crea un funcionamiento cerebral que se basa en la experiencia previa y en las condiciones actuales.

Las investigaciones sugieren que la multitarea (ejecución de varias tareas a la vez) es un mito, y que lo que llamamos multitarea es más bien que nuestro cerebro oscila de una cosa a otra muy rápidamente. El ir y venir de un lado a otro consume una energía extra que, según los expertos, debería dedicarse a las tareas más importantes de tu trabajo y de tu vida. Además, cuanto menos importante consideres una tarea, menos concentración le atribuye tu cerebro, lo que hace que la distracción sea fácil y accidental.

Piensa en un escenario que consideres de bajo esfuerzo y bajo impacto, como hacer cinco llamadas en frío adicionales para una oferta de productos o servicios de baja venta, frente a presentar un proyecto en el que has estado trabajando durante un año al director general de tu empresa. ¿Qué tarea es más probable que vaya acompañada de distracciones?

Es importante controlar el trabajo que realizas, el tipo de concentración que le atribuyes, con qué frecuencia y por cuánto tiempo te distraes, y también qué tan importante es la tarea. Tener un mapa de prioridades bien definido capitalizará los procesos cognitivos naturales de tu cerebro y añadirá un impulso turbo a tu poder cerebral, dándole un rendimiento más eficiente a tu limitada atención.

¿Cómo hacer una matriz de prioridades?

Una vez que entiendas cómo y por qué funciona la matriz de prioridades, podrás ponerla en práctica de forma eficaz. Con cualquier nueva estrategia o herramienta, es importante saber exactamente cómo utilizarla para maximizar su eficacia e impacto.

Para empezar a utilizar una matriz de prioridades, sigue estos pasos clave:

1. Haz una lista: registra todos tus proyectos, objetivos y prioridades actuales, ya sean tareas diarias, proyectos en curso o iniciativas estratégicas de mayor envergadura.

2. Clasifica cada elemento: en una escala del 1 al 10, clasifica cada tarea según su impacto en el negocio. Utiliza la misma escala para medir cada elemento de tu lista según el nivel de esfuerzo requerido.

3. Traza un mapa: con esta ponderación en su lugar, podrás situar estratégicamente tus actividades en los cuadrantes adecuados de la matriz y priorizar, delegar o despriorizar según corresponda.

Una mejor priorización de los proyectos con Lucidchart

Tanto si gestionas una gran empresa de más de 100 empleados como si te enfrentas a un grupo de proyectos tú solo, una matriz de prioridades es una herramienta estupenda y útil para la gestión de proyectos. Una vez que hayas decidido qué proyectos vas a emprender, comienza de inmediato a implementar herramientas adicionales para acelerar tu ejecución y que te sea más fácil visualizar tu proceso.

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