O que é EAP, como criar uma e por que é importante

É a sua primeira vez no mundo da gestão de projetos e parece que todo mundo ao seu redor está falando outra língua. E pior, seus colegas de trabalho não param de falar siglas, e quando você vai procurar o significado de uma, lá vem outra — QCD, PMBOK, ACWP, QFD, RBS, SOW, SWOT, FPIF e EAP.

Finalmente a avalanche de palavras para, mas você compilou uma lista um tanto quanto confusa. Você tenta decifrá-la e pensa: “que diabos é EAP? Escola de Aperfeiçoamento Profissional? Estatuto Americano de Política? Entretenimento Analógico do Presente? Ergonomia Anatômica de Pilates? Emancipação Antecipada Pública? Éclair Amanteigado Parisiense?” (Esse parece delicioso, mas não é o momento para isso agora.)

Na gestão de projetos, EAP significa estrutura analítica do projeto. É uma ferramenta que ajuda a planejar, gerenciar e avaliar grandes projetos, portanto, vamos aprender um pouco mais sobre ela.

O que é EAP (ou WBS)?

O nome é autoexplicativo. Uma estrutura analítica do projeto começa com um projeto ou objetivo grande e o divide em partes menores e mais administráveis, permitindo avaliar e atribuí-las a equipes de forma prática. Em vez de focar em ações individuais necessárias para realizar um projeto, uma EAP é normalmente centrada em entregas ou marcos concretos e mensuráveis. Essas entregas também podem ser chamadas de pacotes de trabalho, tarefas, subtarefas ou elementos de terminal. Uma estrutura analítica do projeto tem a seguinte forma:

Por que usar uma EAP na gestão de projetos?

Existem diversos motivos e benefícios em dividir um projeto grande em partes menores. Por exemplo, ajuda a:

• Estimar o custo de um projeto.
• Estabelecer dependências.
• Determinar o cronograma do projeto e desenvolver uma programação.
• Escrever uma declaração de trabalho (ou SOW, em inglês... uma das inúmeras siglas).
• Atribuir responsabilidades e definir funções.
• Monitorar o andamento de um projeto.
• Identificar riscos.

Todos esses benefícios são frutos de dividir o projeto em partes — ajudando você a visualizá-lo melhor em vez de tentar entender e interpretar tarefas misteriosas e maçantes de uma só vez.

Como fazer uma EAP (estrutura analítica do projeto)?

1. Registre o objetivo maior que você está tentando atingir, seja desenvolver um novo recurso de software ou construir um míssil.
2. Divida o projeto em partes menores, mas pare antes de listar todas as ações que devem ser tomadas. Lembre-se de focar em entregas concretas, e não em ações.
3. Dependendo da natureza do projeto, comece dividindo-o por fases, entregas grandes específicas ou subtarefas.

Dicas para criar uma estrutura analítica do projeto

Ao criar uma estrutura analítica do projeto, siga as regras abaixo para obter os melhores resultados:

• A regra dos 100%. O trabalho representado pela sua EAP deve incluir 100% do trabalho necessário para concluir o objetivo maior, e não incluir trabalhos irrelevantes ou não relacionados. Além disso, as tarefas secundárias de qualquer nível devem levar em conta todo o trabalho necessário para concluir a tarefa primária.
• Mutuamente exclusivo. Não inclua uma subtarefa duas vezes, nem contabilize qualquer quantidade de trabalho duas vezes. Isso viola a regra dos 100% e gera erros de cálculo ao determinar os recursos necessários para concluir um projeto.
• Resultados, não ações. Lembre-se de focar nas entregas e nos resultados, e não em ações. Por exemplo, se você estivesse construindo uma bicicleta, uma entrega seria “o sistema de frenagem”, enquanto uma ação seria “calibrar as pastilhas de freio”.
• A regra do 8/80. Existem diversas maneiras de decidir se um pacote de trabalho é pequeno o suficiente, sem ser pequeno demais. Esta regra é uma das sugestões mais comuns — um pacote de trabalho não deve levar menos de oito horas de esforços, e também não ultrapassar 80. Outras regras sugerem que não deve ultrapassar dez dias (o que é equivalente a 80 horas de trabalho em período integral), ou não passar de um período de relatório padrão. Ou seja, se você gera relatórios sobre seu trabalho uma vez por mês, um pacote de trabalho não deve demorar mais de um mês para ser concluído. Se tiver dúvidas, aplique a regra "se isso faz sentido" e faça o que achar mais apropriado.
• Três níveis. De um modo geral, uma EAP deve incluir cerca de três níveis de detalhes. Algumas ramificações da EAP serão mais subdivididas do que outras, mas se a maioria delas tiver cerca de três níveis, o escopo do seu projeto e o nível de detalhes em sua EAP estarão corretos.
• Faça atribuições. Todo pacote de trabalho deve ser atribuído a uma equipe ou a um indivíduo específico. Se a sua EAP estiver correta, não haverá sobreposição de trabalho, e as responsabilidades estarão bem definidas.

Exemplo de EAP - estrutura analítica de projeto

Enquanto você pensa em como criar uma estrutura analítica do projeto, veja o seguinte exemplo. Esta é uma estrutura analítica do projeto para construir uma casa.

Repare como as regras de criação de uma EAP são aplicadas neste exemplo. Primeiro, o projeto de construção da casa é subdividido em três grandes seções: fundação, exterior, interior. Essas seções são subdivididas novamente em um ou dois níveis, totalizando um máximo de três níveis. O esforço necessário para construir uma casa foi alocado em todos os pacotes de trabalho, chegando a um total de 100% de esforço. Não há duplicação de trabalho representada neste diagrama. Para aprimorar ainda mais esse diagrama, você poderia adicionar o orçamento para cada pacote de trabalho e atribuir uma equipe.

Formatos de estruturas analíticas do projeto

Você pode escolher entre várias opções de formatos para criar uma estrutura analítica do projeto. O exemplo acima usa um formato de árvore, que é considerada a opção mais visual. Ela estrutura a EAP como um organograma e mostra a hierarquia das tarefas, além de fornecer espaço para adicionar informações sobre cada pacote de trabalho.

Estrutura de resumo

Um resumo de texto é o formato EAP mais simples. É fácil montar e mostra a hierarquia das tarefas. No entanto, é difícil acrescentar informações adicionais sobre orçamento, duração e atribuição usando este formato.

                    Construir uma casa

                         1 Fundação

                              1.1 Escavar

                                   1.1.1 Cavar

                                   1.1.2 Nivelar

                              1.2 Estruturar

                              1.3 Concretar

                                   1.3.1 Despejar

                                   1.3.2 Tratar

                         2 Exterior

                         3 Interior

Estrutura hierárquica

Esse formato é visualmente menos intuitivo, mas mostra a hierarquia das tarefas. Por ser uma tabela, esse formato cabe facilmente em uma página.

Exibição tabular

A exibição tabular é uma maneira mais visualmente intuitiva de mostrar hierarquias usando uma tabela.

Dicionário de EAP

O que é um dicionário de EAP? Um dicionário de EAP é formatado como a estrutura hierárquica, mas inclui uma breve descrição de cada pacote de trabalho. Ao documentar um projeto, um dicionário de EAP é geralmente incluído junto com uma visualização da EAP. Isso ajuda a definir o escopo de cada tarefa para que todos os membros da equipe entendam suas responsabilidades.

Modelo de EAP

Para começar, veja alguns modelos de estrutura analítica do projeto que você pode usar. Clique para abrir o modelo e personalizar as informações, o layout e o design.

Gráfico de estrutura analítica do projeto

Como criar uma estrutura analítica do projeto no Microsoft Office

Estruturas analíticas do projeto e dicionários de EAP normalmente fazem parte de um conjunto maior de documentos ou análise de dados feito com o Microsoft Office. A melhor forma de inserir uma EAP no Word ou Excel é pelo Lucidchart e suas integrações gratuitas com o MS Office. Crie seu diagrama com um software otimizado para diagramas, e deixe que a Microsoft cuide das palavras e do processamento de dados. Basta seguir os passos abaixo:

1. Crie uma conta gratuita no Lucidchart.

2. Para criar uma estrutura analítica do projeto no Excel, instale a extensão gratuita do Lucidchart para o Excel.

2. Instale a extensão gratuita do Lucidchart para o Word para criar uma EAP no Word.