Projektrisiken und -engpässe erkennen und umgehen

Sofern Ihr Unternehmen nicht über ein unbegrenztes Budget sowie unbegrenzte Zeit und Ressourcen verfügt, wird es bei Ihrem Projekt Engpässe geben. Als die Person, die die Projektleitung inne hat, ist es Ihre Aufgabe, festzustellen, welche Engpässe es gibt, wie sie zu priorisieren sind und wie sie sich auf Ihr Projekt auswirken könnten, damit Sie die Erwartungen der Stakeholder erfüllen können.

Dieser Artikel befasst sich mit typischen Projektrisiken und engpässen, auf die Sie möglicherweise stoßen. Außerdem erfahren Sie, was Sie tun können, um sie zu umgehen und dafür zu sorgen, dass Ihr Projekt auf Kurs bleibt.

Was sind Engpässe bei einem Projekt?

Unter Engpässen versteht man jegliche Arten von Beschränkung, die ein Risiko darstellen oder Auswirkungen auf Ihr Projekt haben können. Die zahlreichen Engpässe, auf die Sie möglicherweise stoßen, sind in der Regel miteinander verbunden, was bedeutet, dass eine Änderung im Hinblick auf einen Engpass sich auch auf die anderen Engpässe auswirkt.

Wenn Sie beispielsweise eine Frist für die Fertigstellung und endgültige Veröffentlichung festlegen, haben Sie dadurch einen zeitlichen Engpass für Ihr Projekt geschaffen. Ihrem Team steht nur eine bestimmte Anzahl an Tagen oder Wochen zur Verfügung, um das Projekt fertigzustellen und zu liefern. Zusätzlich zur Frist haben Sie vermutlich für die Fertigstellung des Projekts auch eine bestimmte Geldsumme eingefordert (Engpass hinsichtlich des Budgets) und Sie haben entschieden, welche Funktionen und Verbesserungen in diese Version des Produktes mit aufgenommen werden (Engpass hinsichtlich des Umfangs).

Wenn Sie nun die Frist nach vorne verschieben, ist möglicherweise der vereinbarte Umfang gefährdet. Wenn Sie allerdings die Frist nach hinten schieben, könnte dadurch möglicherweise das Projektbudget überschritten werden. Zusätzlich könnte in diesem Fall auch der Umfang gefährdet sein, denn wenn Teams das Gefühl haben, dass ihnen mehr Zeit zur Verfügung steht, sind sie eventuell geneigt, noch die ein oder andere Funktion hinzuzufügen.

Die „Theory of Constraints“ und Agile

Die Theory of Constraints (TOC) wurde ursprünglich vom israelischen Unternehmer Eliyahu M. Goldratt entwickelt. Der Grundgedanke dabei ist, dass es in jedem System mindestens eine Komponente gibt, die die Prozesse einschränkt oder verlangsamt. Das ist also in etwa vergleichbar mit dem alten Sprichwort: „Eine Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied.“

Auch wenn es in jedem System einen Engpass gibt, müssen Sie nicht zulassen, dass sich dieser Engpass negativ auf Ihr Geschäft auswirkt. Mit der TOC finden Sie Wege, wie Sie den Engpass für sich arbeiten lassen können, statt dass er gegen Sie arbeitet.

Wenn Ihr Projektrisiko oder Engpass also beispielsweise in einem Ihrer Mitarbeitenden begründet ist, können Sie diesen Mitarbeitenden entlassen. Auch durch die Entlassung eines Mitarbeitenden könnte jedoch ein Engpass entstehen. Es wird zur Folge haben, dass Sie eine neue Person einstellen müssen, bei der Sie noch nicht wissen, ob sie in der Lage sein wird, die Aufgabe zu erfüllen. Stattdessen sollten Sie also herausfinden, warum der Mitarbeitende für einen Engpass sorgt, und daran arbeiten, das Problem durch Training, die Verteilung von Aufgaben oder eine Versetzung des Mitarbeitenden in einen anderen Bereich zu lösen.

Wie kann die TOC auf Agile angewendet werden?

Goldratt entwickelte die TOC zur Verbesserung von Prozessen in der Produktfertigung. Die Theorie wurde jedoch auch auf viele verschiedene Branchen angewendet, unter anderem auch auf IT und die Softwareentwicklung.

Wie in jedem System gibt es auch in einer agilen Umgebung Engpässe. Ihre Organisation ist nur so agil wie ihr schwächstes Mitglied. Allerdings besteht Ihr Unternehmen aus mehr als nur den Softwareentwicklern. Auch Teams aus den Bereichen Personal, Finanzen, Marketing, Vertrieb, Recht, Betriebsabläufe usw. sind ein Teil der Organisation. Während des Entwicklungsprozesses können von jedem dieser Mitglieder Engpässe ausgelöst werden.

Agile Softwareentwicklungsteams können sich in der Regel viel schneller an die TOC anpassen und sie auf ihre Prozesse anwenden als die geschäftliche Seite des Unternehmens. Bei Agile geht es darum, Prozesse im Bereich IT und Softwareentwicklung zu verbessern und zu optimieren, aber der Fokus liegt nicht auf den Geschäftsbereichen.

Die TOC kann Ihnen dabei helfen, geschäftliche Probleme ausfindig zu machen, die Ihre Fähigkeit, Ziele zu erreichen, einschränken. Verwenden Sie die folgenden fünf Schritte, um Engpässe zu erkennen und zu beheben:

1. Identifizieren Sie den Engpass: Was hält Sie davon ab, Ihre Ziele zu erreichen?

2. Lasten Sie den Engpass voll aus: Was muss passieren, um die Auswirkungen der Beschränkungen auf den Prozess zu reduzieren oder zu eliminieren?

3. Ordnen Sie sich dem Engpass unter und richten Sie sich daran aus: Sorgen Sie dafür, dass alle anderen Teile des Prozesses den Engpass erkennen und den Engpass dahingehend unterstützen, dass seine Auswirkungen verringert werden.

4. Beheben Sie den Engpass: Wenn der Engpass bestehen bleibt, wird er zu einer höheren Priorität, die angegangen werden muss. Müssen Sie mehr Training anbieten? Neue Mitarbeitende einstellen? Die Ausrüstung modernisieren?

5. Wiederholen Sie den Prozess nach Bedarf: Sie müssen den Prozess jedes Mal wiederholen, wenn ein neuer Engpass im Prozess auftritt.

Was sind Typische Projektrisiken und Engpässe?

Vielleicht haben Sie schon von den drei häufigsten Engpässen gehört: Umfang, Zeit und Kosten. Zusammengefasst werden diese drei Engpässe auch als „magisches Dreieck“ (im Englischen als „Triple Constraint“) bezeichnet. Es ist nicht möglich, einen der Engpässe zu ändern, ohne dass dies Auswirkungen auf die anderen beiden hat. Folglich müssen Sie einen Weg finden, die drei in Einklang zu bringen.

Wenn Sie sich diese drei Engpässe ansehen, ist es wichtig, dass Sie Ihr Geschäftsziel verstehen und im Hinterkopf behalten.

Umfang: Der Umfang sollte gut dokumentiert sein und klar kommunizieren, was genau im Endprodukt enthalten sein wird und was nicht, um die schleichende Ausweitung des Arbeitsumfangs zu reduzieren. Das von Ihnen gelieferte Endprodukt ist abhängig von seinem Zeitplan und Budget sowie von den für seine Entwicklung verfügbaren Ressourcen.

Ein diagrammartiger Projektstrukturplan ist ein hervorragendes visuelles Mittel, um das Projekt in umsetzbare Aufgaben zu unterteilen und ein besseres Verständnis des gesamten Umfangs zu erhalten.

Zeit: Legen Sie Zeitpläne für jede Iteration fest. Gebe Sie auch die Frist für die endgültige Veröffentlichung mit an. Die Zeitpläne müssen realistisch sein. Um einen realistischen Zeitplan zu erstellen, schauen Sie sich die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen, die Fähigkeiten der Teammitglieder und auch die Zeit, die Sie in der Vergangenheit für eine ähnliche Aufgabe gebraucht haben, an.

Als Hilfe zur Erstellung von realistischen Zeitplänen für Ihr Projekt können Sie ein PERT-Diagramm („Project Evaluation and Review Technique“) nutzen. Mit einem solchen PERT-Diagramm können Sie die für jede Aufgabe benötigte Zeit sowie Abhängigkeiten visuell darstellen, um abschätzen zu können, wie lange ein Projekt dauern könnte.

Kosten: Bei jedem Projekt gibt es ein Budget. Anhand der Analyse früherer Projekte können Sie abschätzen, was das Projekt kosten wird. Wenn Ihre Ressourcen und Ihre Zeit beschränkt sind, müssen Sie das Budget anpassen, um Überschreitungen zu vermeiden. Wenn Ihr Budget steigt, können Sie möglicherweise mehr Mitarbeitende hinzuziehen oder mehr Funktionen zu einem Projekt hinzufügen und das Projekt gleichzeitig trotzdem im angegebenen Zeitraum abschließen.

Bei jedem Projekt müssen Sie entscheiden, welcher der drei Aspekte Umfang, Zeit oder Kosten am wichtigsten ist. Dann müssen Sie die anderen beiden Engpässe entsprechend ausrichten. Wenn beispielsweise die Frist höchste Priorität hat und nicht verschoben werden kann, müssen Kosten und Umfang entsprechend angepasst werden, um widerzuspiegeln, was trotz zeitlichem Engpass tatsächlich erreicht werden kann.

Weitere Engpässe, die es zu berücksichtigen gilt, sind beispielsweise die Folgenden:

Qualität: Der Qualitätsengpass ist eng mit dem magischen Dreieck verbunden. Jede Änderung bei Umfang, Zeit oder Kosten könnte sich auf die Produktqualität auswirken. Gleichzeitig wirkt sich auch eine Änderung der Qualitätserwartungen auf Umfang, Zeit und Kosten des Projekts aus. Wenn sich bei Ihrem Projekt beispielsweise der Arbeitsumfang schleichend ausweitet und sich gleichzeitig Zeit und Kosten nicht ändern, wird dies wahrscheinlich dazu führen, dass die Qualität leidet.

Das Erstellen einer Critical to Quality Analyse (CtQ) kann Ihnen dabei helfen, die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Kunden zu ermitteln.

Risiken: Jedes Projekt ist auch mit Risiken verbunden. Um Risiken als Engpass zu managen, müssen Sie eine Reihe an Reaktionen auf mögliche Risiken festlegen, die sowohl Kunden als auch Stakeholder tolerieren. Wenn ein Risiko beispielsweise einen möglichen Ausfall der Ausrüstung beinhaltet, wie groß ist dann in solch einem Fall der Toleranzbereich bei Preis, Lieferzeit und Qualität eines Ersatzgeräts?

Führen Sie eine Risikobewertung durch, um potenzielle Risiken zu ermitteln, die Wahrscheinlichkeit des Eintretens von Risiken zu bestimmen und Maßnahmen zur Vermeidung dieser Risiken festzulegen.

Nutzen: Bestimmen Sie, welchen Wert das Projekt haben wird. Der prognostizierte Wert hilft Ihnen dabei, die Kosten, die Ressourcen, den Umfang und auch die benötigte Zeit für die Projektfertigstellung zu rechtfertigen. Sie sollten in der Lage sein, allen Stakeholdern die potenziellen Vorteile zu erläutern, um sicherzustellen, dass Sie das bekommen, was Sie benötigen, um die Aufgabe zu erledigen.

Erstellen Sie eine Wertstromanalyse, um einen visuellen Überblick über jeden Schritt im Entwicklungsprozess zu erhalten. Das hilft Ihnen dabei, Bereiche zu erkennen, die keinen Mehrwert bringen und in denen Engpässe eingeführt werden können.

Ressourcen: Bei der Planung eines Projekts müssen Sie die bereits vorhandenen Ressourcen im Blick haben – also die Verfügbarkeit von Mitarbeitern, deren Fähigkeiten, den Standort, die verfügbare Ausrüstung und so weiter. Dieser Engpass ist oft mit Kosten verbunden. Sie können nicht erwarten, dass das Unternehmen mehr Mitarbeitende einstellt und neue Ausrüstung kauft, wenn keine finanziellen Mittel dafür verfügbar sind.

Kundenzufriedenheit: Die fristgerechte Lieferung Ihres Projekts unter Berücksichtigung der Engpässe Umfang, Zeit und Kosten heißt nicht automatisch auch, dass Ihr Kunde damit zufrieden ist. Bevor Sie mit Ihrem Projekt beginnen, sollten Sie Ideen sammeln und mit Kunden sprechen, um herauszufinden, was Sie liefern können und was die Kunden glücklich macht.

Eine Customer Journey Map hilft Ihnen dabei, zu verstehen, wie Ihre Kunden mit Ihren Produkten und Dienstleistungen interagieren. Diese Informationen helfen Ihnen wiederum zu verstehen, was die Kunden brauchen und von zukünftigen Angeboten erwarten.

Jedes Projekt ist anders und es ist nicht möglich, alles einzuplanen, was schief gehen könnte. Wenn Sie jedoch bei der Planung bereits mögliche Projektrisiken und -engpässe und auch Wege, mit diesen umzugehen, berücksichtigen, können Sie Problembereiche schneller erkennen und beheben und so Ihre Ziele erreichen.