No que diz respeito aos processos, muitas vezes há espaço para melhorias e aumento da eficiência.

De acordo com a pesquisa da McKinsey "The State of Organizations 2023", 28% dos entrevistados acham que a "falta de clareza" dos processos é uma das principais causas que prejudicam a simplicidade em suas organizações. E 32% consideraram as "atividades redundantes" uma causa fundamental relacionada aos processos ineficientes.

Neste artigo, discutiremos o que procurar ao avaliar se os seus próprios processos estão funcionando bem e ainda falaremos das etapas para ajudar a projetar processos eficazes.

O que é melhoria de processos?

Primeiro, vamos definir o que é a melhoria de processo. A melhoria de processos é o método ou a prática de definição, revisão, análise e melhoria dos processos novos e já existentes. O objetivo da melhoria de processos é identificar oportunidades para melhorar a eficiência, a eficácia e o valor. 

Quando bem elaboradas, as estratégias preparadas para a melhoria de processos podem ajudar a remover obstáculos, reduzir erros, garantir conformidade, aumentar a satisfação do funcionário e do cliente e maximizar os lucros. 

Tipos de métodos de melhoria de processos

Há uma série de métodos e abordagens de melhoria de processo que podem ser adotados, incluindo:

• DMAIC
• Six Sigma
• Manufatura enxuta 

Seu setor, os tipos de processos que você está avaliando e suas metas influenciarão o método que funcionará melhor para o seu caso de uso. As etapas abaixo descrevem o processo básico a ser seguido para o aprimoramento de processos. Você pode adaptar essas etapas dentro de uma estrutura mais formal à medida que descobrir o que funciona melhor para a sua equipe.

O processo de melhoria de processo   

Use as etapas abaixo para determinar se seus processos estão funcionando bem e desenvolver processos mais eficazes.

Etapa 1: mapeie seu processo atual

Para começar, escolha um processo para analisar. Não precisa ser um processo complexo. Na verdade, o processo pode ser uma etapa de um processo muito maior. Começar com um processo reduzido pode ajudar a praticar enquanto você trabalha para melhorar processos maiores ou de várias etapas.

Escolha algo que não seja ideal no fluxo de trabalho atual, como uma tarefa que você acha que poderia ser feita mais rapidamente ou uma área onde erros geralmente ocorrem. 

Depois de escolher um processo para analisar, você precisa de uma compreensão integral de como o processo funciona. A melhor maneira de fazer isso é criar um mapa de processos. Um mapa de processos é uma representação visual do que o processo faz. O mapa fornece uma visão detalhada do processo e ajuda todos a entender o fluxo, incluindo quem faz o quê, como ele é feito e quando é feito.

Para facilitar o mapeamento de processos, tente usar um modelo do Lucidchart para desenhar um diagrama BPMN, fluxograma, mapa de fluxo de valor ou qualquer diagrama que ajude você a entender o processo que você deseja analisar. Esses documentos podem ser acessados em qualquer lugar e a qualquer momento para colaboração em tempo real, não importa onde os membros da equipe estejam localizados.

Ser capaz de visualizar o processo dá clareza e permite que todos os envolvidos vejam o processo de forma objetiva de muitas perspectivas diferentes. Isso ajuda todos a pensar no fluxo de trabalho para que você possa ver o que é importante e que de fato precisa continuar, o que funciona e o que precisa ser corrigido.  

Etapa 2: receba feedback das pessoas envolvidas

Receber feedback é uma ótima maneira de entender se seus processos estão funcionando. E é uma boa oportunidade para os membros da equipe compreenderem se estão executando as tarefas designadas dentro do processo. 

Receber feedback dos colaboradores que trabalham com o processo todos os dias é importante porque eles são as pessoas que entendem melhor o processo. Se eles sentirem que não estão incluídos, isso pode levar a retrocesso e frustração quando você tenta implementar mudanças. Por outro lado, se você mostrar que valoriza as ideias deles, provavelmente fará um acompanhamento melhor. 

Para receber feedback, faça perguntas aos membros da equipe envolvidos no processo:

• O processo é consistente em toda a equipe?
• O processo é claro?
• O trabalho monótono e repetitivo foi automatizado?
• Quanto tempo leva para concluir as tarefas?
• Você enfrenta gargalos recorrentes?
• Qual é o objetivo do processo e ele está sendo atingido?

À medida que coleta o feedback e avalia os processos atuais, pode ser útil usar um modelo Começar, parar, continuar para ajudar a determinar quais etapas ou tarefas estão funcionando bem e quais precisam de alguma melhoria.

Etapa 3: identifique quanto tempo leva cada passo

A ideia por trás da melhoria de processos é aumentar a eficiência. Portanto, você precisará entender quantas tarefas, subtarefas e etapas existem no processo atual. Quanto tempo leva para concluir as tarefas em cada etapa? 

Essas informações oferecem uma base para que você possa definir metas que ajudarão a encontrar e eliminar redundâncias, eliminar etapas e tarefas desnecessárias e simplificar as etapas necessárias. À medida que você desenvolve um novo processo, essas informações também ajudarão a determinar se o que você fez é realmente uma melhoria.

Etapa 4: decida como medir o sucesso da melhoria de processos

Se o seu objetivo é reduzir o tempo ou eliminar etapas, uma boa medida pode ser quanto tempo leva para concluir o novo processo em comparação com o processo anterior. Se o objetivo for aumentar a quantidade de produtos fabricados ou o número de clientes auxiliados, o sucesso poderá ser medido em relação aos resultados do processo atual.

Outras medidas podem incluir:

• Com que eficácia o processo atende aos requisitos do cliente
• Qual o nível de confiabilidade do processo em termos de funcionalidade e capacidade de atender à oferta e à demanda
• O processo reduz ou aumenta o custo do produto ou serviço?
• O processo segue os padrões e a conformidade do setor?
• O processo usa recursos sabiamente em comparação com os ativos consumidos

Etapa 5: projete seu processo aprimorado

Com base no mapa de processos e feedback de todos os envolvidos, você deve ter uma boa ideia do que está e do que não está dando certo. Se você mapeou seu processo atual usando a Lucid, sua equipe poderá colaborar nas alterações do documento e receber feedback imediato com o recurso de comentários no próprio editor. 

As suas melhorias podem ser designar tarefas a outras pessoas, incluir um novo programa, adquirir equipamentos, contratar funcionários, entre outras.

Etapa 6: testar o novo processo   

Você precisará testar seu processo antes de implementá-lo para garantir que ele funcione. Considere criar uma simulação de processo para ver o que funciona e o que não funciona antes do processo ser colocado em prática.

Os testes darão a você um feedback valioso e o ajudarão a corrigir problemas antes da implementação, para que as melhorias no processo não tenham um impacto negativo na produtividade atual. Se o teste não tiver o desempenho esperado ou não melhorar nenhum dos processos atuais, você precisará revisar e descobrir o que funcionaria melhor.

Etapa 7: comunique as mudanças e implemente o novo processo

Quando os testes são bem-sucedidos em situações reais, e o processo é executado conforme o esperado, é hora de implementar as alterações. A comunicação é fundamental na implementação. Você precisa informar sua equipe de que uma mudança está por vir e que você tem um plano para colocá-la em prática. Ninguém gosta de ser pego de surpresa. Se a sua equipe entender o plano e souber quando a mudança vai acontecer, tudo correrá de forma mais tranquila.

Além disso, documente tudo para ter certeza de que todos seguirão o procedimento padrão. Isso garante consistência e qualidade dos produtos e serviços. Além disso, processos bem documentados são ótimos para treinar novos funcionários e ajudar os membros da equipe a entender as funções à medida que são designados para tarefas diferentes.

Etapa 8: monitore e revise conforme necessário

Depois de melhorar um processo, está tudo pronto, certo?

Não necessariamente. A melhoria de processo é um processo contínuo. Você precisará monitorar e gerenciar de perto o processo para garantir que ele seja eficaz. Quando você encontrar áreas que podem ser simplificadas ou melhoradas, precisará iniciar o processo de melhoria de processos novamente. Mas não se preocupe, será mais fácil da segunda vez, pois a maior parte do trabalho já foi feita. Você provavelmente só precisará revisar fluxogramas e mapas quando entender que alterações devem ser feitas.