En lo que respecta a los procesos, a menudo hay margen para mejorar y aumentar la eficiencia.

Piensa esto: según la encuesta de McKinsey "The State of Organizations 2023" (El estado de las organizaciones en 2023), el 28 % de los encuestados considera los "procesos poco claros" como una causa fundamental de la falta de simplicidad en su organización. Y el 32 % considera que las "actividades redundantes" son la causa principal, lo que, a nuestro entender, también parece estar relacionado con procesos ineficientes.

En este artículo hablamos sobre qué buscar al determinar qué tan bien funcionan tus propios procesos, y te ofrecemos algunos pasos para ayudarte a diseñar procesos eficaces.

¿Qué es la mejora de procesos?

Primero, definamos qué es la mejora de procesos. La mejora de procesos es el método o la práctica de definir, revisar, analizar y mejorar los procesos nuevos y existentes. Su propósito es identificar oportunidades para mejorar la eficiencia, la eficacia y el valor. 

Cuando se planean bien, las estrategias de mejora de procesos pueden ayudarte a eliminar obstáculos, reducir errores, garantizar el cumplimiento normativo, aumentar la satisfacción de clientes y empleados y maximizar las ganancias. 

Tipos de métodos de mejora de procesos

Existen varios enfoques y métodos de mejora de procesos que puedes adoptar, como:

• DMAIC
• Six Sigma
• Manufacturación esbelta 

Tu sector, los tipos de procesos que estás evaluando y tus objetivos influirán sobre qué método funcionará mejor para tu caso de uso. Los pasos a continuación describen el proceso básico que se debe seguir para la mejora de procesos. Siempre podrás adaptar estos pasos dentro de un marco más formal a medida que descubras lo que funciona mejor para tu equipo.

El proceso de mejora de procesos   

Sigue los pasos a continuación para determinar si tus procesos están funcionando y para desarrollar procesos más eficaces.

Paso 1: Trazar tu proceso actual

Para comenzar, elige un proceso para analizar. No tiene que ser un proceso complejo. De hecho, puede ser un paso de un proceso mucho mayor. Comenzar con un proceso más pequeño puede ayudarte a practicar mientras trabajas en la mejora de procesos más grandes o de varios pasos.

Elige algo que no sea lo ideal en tu flujo de trabajo actual, por ejemplo, una tarea que creas que podría hacerse más rápido o un área en la que suelan producirse errores. 

Después de que hayas elegido un proceso para analizar, necesitas entender perfectamente cómo funciona ese proceso. Una buena forma de hacerlo es creando un mapa del proceso, que es una representación visual de lo que el proceso hace. Ofrece una visión detallada del proceso y ayuda a todos a comprender el flujo, incluyendo quién hace qué, cómo se hace y cuándo se hace.

Para facilitar la creación de un mapa del proceso, intenta usar una plantilla de Lucidchart para dibujar un diagrama BPMN, un diagrama de flujo, un mapa de flujo de valor o cualquier diagrama que te ayude a comprender el proceso que deseas analizar. Puedes acceder a esos documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento para colaborar en tiempo real, sin importar dónde se encuentren los miembros de tu equipo.

Poder visualizar el proceso te da claridad y les permite a todos los involucrados ver el proceso objetivamente desde muchas perspectivas diferentes. Esto ayuda a todos a reflexionar sobre el flujo de trabajo, de modo que puedan ver qué es importante y debe permanecer, qué funciona bien y qué hay que corregir.  

Paso 2: Obtener comentarios de las personas involucradas

Obtener opiniones es una excelente manera de determinar qué tan bien funcionan tus procesos y es una buena oportunidad para que los miembros del equipo determinen qué tan bien están llevando a cabo sus tareas asignadas. 

Los comentarios de los empleados que trabajan todos los días en un proceso son importantes porque son las personas que lo entienden mejor. Si no se sienten incluidos, podría haber cierto rechazo y frustración cuando intentes implementar cambios. Por otro lado, si les muestras que valoras su aporte, seguramente recibirás una mejor respuesta. 

Para obtener los comentarios de los miembros del equipo, hazles preguntas como:

• ¿Es uniforme el proceso en todo el equipo?
• ¿Está claro el proceso?
• ¿Están automatizadas las tareas menores?
• ¿Cuánto tiempo se necesita para terminar las tareas?
• ¿Se enfrentan a cuellos de botella recurrentes?
• ¿Cuál es el objetivo del proceso? ¿Se está cumpliendo?

A medida que recopilas comentarios y evalúas los procesos actuales, es una buena idea utilizar una plantilla de "comenzar, detenerse y continuar" para saber qué pasos o tareas están funcionando bien y cuáles podrían mejorarse.

Paso 3: Identificar cuánto tiempo toma cada paso

La idea detrás de la mejora del proceso es aumentar la eficiencia. Así que deberás comprender cuántas tareas, subtareas y pasos hay en el proceso actual. ¿Cuánto tiempo toma completar las tareas en cada paso? 

Esta información te da una referencia para establecer objetivos que te ayuden a encontrar y eliminar redundancias, descartar pasos y tareas innecesarios y optimizar los pasos requeridos. A medida que desarrollas un nuevo proceso, esta información también es útil para saber si lo que has hecho es realmente una mejora.

Paso 4: Decidir cómo medirás el éxito de la mejora del proceso

Nuevamente, si tu objetivo es reducir el tiempo o eliminar pasos, un buen parámetro puede ser la cantidad de tiempo que toma completar el proceso en comparación con una referencia. Si lo que quieres es aumentar la cantidad de productos fabricados o el número de clientes atendidos, tu éxito podría medirse en función del resultado del proceso actual.

Otras formas de medición podrían ser:

• Qué tan eficazmente cumple el proceso con los requisitos del cliente
• Qué tan fiable es el proceso en cuanto a su funcionalidad y su capacidad para satisfacer la oferta y la demanda
• ¿El proceso reduce o aumenta el costo del producto o servicio?
• ¿Se adhiere el proceso a los estándares de la industria y al cumplimiento normativo?
• Qué tan bien se emplean los recursos en el proceso en comparación con los activos consumidos

Paso 5: Diseñar tu proceso mejorado

Con base en tu mapa del proceso y en los comentarios de todos los involucrados, deberías tener una buena idea de lo que funciona bien y lo que no. Si creaste el mapa de tu proceso actual con Lucid, tu equipo puede trabajar en conjunto sobre los cambios y obtener opiniones inmediatas con la función de comentarios dentro del editor. 

Entre las mejoras que podrías implementar están la reasignación de tareas a diferentes personas, la adición de nuevo software, la adquisición de nuevos equipos, la contratación de nuevos empleados, etc.

Paso 6: Probar el nuevo proceso   

Antes de implementar el nuevo proceso, deberás ponerlo a prueba para asegurarte de que funcione. Considera crear una simulación del proceso para ver qué funciona y qué no antes de implementarlo en la vida real.

Hacer pruebas te dará información valiosa y te ayudará a solucionar posibles problemas antes de la implementación, para que las mejoras no tengan un impacto negativo en la productividad real. Si la prueba no funciona como se esperaba o no mejora ninguno de los procesos actuales, tendrás que revisar y encontrar lo que funcione mejor.

Paso 7: Comunicar los cambios e implementar el nuevo proceso

Cuando las pruebas salen bien en situaciones reales y el proceso funciona como se esperaba, es hora de implementar los cambios. Aquí la comunicación es clave. Debes informar a tu equipo que habrá un cambio y que tienes un plan para ponerlo en marcha. A nadie le gusta que lo tomen desprevenido. Si tu equipo comprende el plan y sabe cuándo sucederá el cambio, todo debería funcionar sin problemas.

Documenta todo para asegurarte de que todos sigan el procedimiento estándar. Esto garantiza la uniformidad y la calidad de los productos y servicios. Además, los procesos bien documentados son excelentes para capacitar a los nuevos empleados y ayudar a los miembros del equipo a comprender sus roles a medida que se les asignan diferentes tareas.

Paso 8: Supervisar y revisar según sea necesario

Después de haber mejorado un proceso, ya te desocupaste, ¿cierto?

No exactamente. La mejora de procesos es algo continuo. Deberás monitorear y gestionar de cerca el proceso para garantizar que sea eficaz. Cuando encuentres áreas que se puedan optimizar o mejorar, tendrás que volver a empezar el proceso de mejora de procesos. Pero no te preocupes, será más fácil la segunda vez, porque la mayoría del trabajo ya estará hecho. Probablemente solo necesites revisar los diagramas de flujo y los mapas para determinar dónde se deben efectuar los cambios.