Como fazer mapeamento de processos

Um mapa de processos ajuda a organizar os processos e torna a informação visível para todos. Ao criar um mapa ou fluxograma de processos, você produz um exemplo visual do processo para melhor compreendê-lo e enxergar áreas que precisam de melhoria. A elaboração de fluxogramas para melhorar um processo foi introduzida pela primeira vez em 1921 por Frank Gilbreth para a Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME, na sigla em inglês).

É importante incluir todos os envolvidos no processo: funcionários, fornecedores, clientes e supervisores. Todos os envolvidos precisam entender claramente quais são as metas do processo, concordar com os prazos e ter algum conhecimento básico de mapeamento de processos. Você pode criar um fluxograma a mão ou em um programa de software como o Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Visio ou Microsoft PowerPoint. No entanto, existem outros softwares específicos para a criação de fluxogramas de processos. Um software de mapeamento de processos, principalmente um com base na nuvem – como o Lucidchart –, facilita criar, salvar e compartilhar seu trabalho. Estas etapas básicas para a criação de mapas de processos facilitará a criação e compreensão.

• Passo 1: Identifique o problema:

  • Qual é o processo que precisa ser visualizado? Digite o título na parte superior do documento.

• Passo 2: Faça um brainstorm de todas as atividades que serão envolvidas:

  • Neste momento, sequenciar as etapas não é importante, mas pode ajudá-lo a lembrar os passos necessários para o seu processo. Decida os níveis de detalhes a incluir e determine quem faz o quê e quando.

• Passo 3: Descubra os limites:

  • Onde ou quando é que o processo começa?
  • Onde ou quando é que o processo termina?

• Passo 4: Determine e sequencie os passos:

  • É recomendável usar um verbo para iniciar a descrição. Você pode mostrar o fluxo geral ou cada ação ou decisão detalhada.

• Passo 5: Desenhe símbolos básicos de fluxogramas:

  • Cada elemento em um mapa de processos é representado por um símbolo específico de fluxograma, que, juntos, representam símbolos de mapeamento de processos:  

    • Ovais

      mostram o início ou fim de um processo.

    • Retângulos

      mostram uma operação ou atividade que precisa ser realizada.

    • Setas

      representam a direção do fluxo.

    • Diamantes

      mostram o ponto onde uma decisão deve ser tomada. Setas que saem de um diamante são geralmente rotuladas de Sim ou Não. Somente uma seta sai de uma caixa de atividade. Se você precisa de mais de uma, recomendamos usar um diamante de decisão.

    • Paralelogramos

      mostram entradas ou saídas.

• Passo 6: Finalizar o fluxograma do processo

  • Revise o fluxograma com outras partes interessadas (membro de equipe, funcionários, supervisores, fornecedores, clientes etc.) para garantir que todos estão de acordo.
  • Certifique-se de que você incluiu informações importantes do gráfico, como título e data, que o tornará mais fácil para consultar.
  • Perguntas úteis para fazer:
    • O processo está sendo executado como deveria?
    • Os membros da equipe seguirão o processo traçado?
    • Todos estão de acordo com o fluxo do mapa de processos?
    • Há algo redundante?
    • Tem passos faltando?

Para ajudar com a organização do mapa de processos, você pode numerar os mapas e etapas do processo. Veja um exemplo de convenção de numeração de mapeamento de processos:

• Processo 1

  • Subprocesso 1.1
    • Subprocesso 1.1.1
    • Subprocesso 1.1.2
    • Subprocesso 1.1.3
  • Subprocesso 1.2
    • Subprocesso 1.2.1
    • Subprocesso 1.2.2

• Processo 2

  • Subprocesso 2.1
    • Subprocesso 2.1.1
    • Subprocesso 2.1.2

• Processo 3

  • Subprocesso 3.1
    • Subprocesso 3.1.1
    • Subprocesso 3.1.2
  • Subprocesso 3.2
    • Subprocesso 3.2.1

Mapas de processo fornecem informações valiosas sobre como as empresas ou organizações podem melhorar seus processos. Quando informações importantes são apresentadas visualmente, aumenta a compreensão e colaboração de qualquer projeto.