Como conduzir uma reunião de planejamento da sprint

Embora o método Ágil não possa garantir o êxito do planejamento da sprint, o sucesso da reunião é certo com um planejamento eficaz. Se realizadas corretamente, as reuniões de planejamento da sprint, também conhecidas como sprint planning meeting podem não apenas significar o início de uma nova sprint, mas também podem fornecer às equipes que usam a metodologia Scrum um renovado senso de propósito e estrutura, minimizar obstáculos imprevistos e definir o padrão pelo qual o trabalho será concluído durante a sprint. 

Aqui vamos detalhar a melhor forma de se preparar e executar uma reunião de planejamento da sprint eficaz, garantindo que sua equipe possa colaborar e planejar conforme necessário para estabelecer as bases para uma sprint produtiva e gratificante.

Como se preparar para o planejamento da sprint na metodologia Ágil

O início de uma reunião de planejamento da sprint começa pelo — você já deve ter adivinhado — planejamento. Ao cuidar de alguns detalhes logísticos antecipadamente, você pode agilizar sua sessão de planejamento da sprint para se concentrar na colaboração e nos resultados. Veja como começar:

Prepare seu backlog

Antes do início de uma sprint — e idealmente antes de uma reunião de planejamento da sprint — o proprietário do produto deve preparar todo o backlog de produtos existentes, o que também é chamado de refinamento do backlog. 

A lista de backlog do produto é uma lista abrangente que detalha o que é necessário no produto e em que ordem. Dada a natureza iterativa da engenharia de software, o backlog do produto nunca está totalmente completo e está sempre mudando.

Para se manter organizado e em sintonia, o proprietário do produto e a equipe de desenvolvimento devem fazer melhorias contínuas para estabelecer novas prioridades, adicionar novos detalhes, remover itens e ajustar as estimativas à medida que o produto passa pelas etapas de avaliação e iteração. O backlog define o cenário para cada sprint e para o produto ou software em geral. Por isso, é importante que as equipes Scrum tenham um backlog atualizado para que ambas as partes saibam o que está na fila e qual é a capacidade dos desenvolvedores.

Você pode até optar por realizar uma reunião de pré-planejamento para preparar o backlog e decidir qual trabalho deve ser concluído na próxima sprint. Essa reunião não exigirá a participação de toda a equipe de desenvolvimento, apenas do Mestre Scrum e do proprietário do produto. Quanto mais você conseguir preparar seu backlog antes da reunião de planejamento da sprint, melhor poderá utilizar o precioso tempo alocado para planejar sua sprint. 

Verifique a disponibilidade da equipe

Antes de se comprometer totalmente com um cronograma de sprint, certifique-se de abordar a capacidade da sua equipe de seguir a carga de trabalho proposta. Peça aos membros da equipe que confirmem qualquer período de férias planejado, compromissos com outros projetos e outras possíveis restrições de tempo. Se os membros da equipe não puderem se comprometer totalmente com a carga de trabalho da sprint, ajuste a carga de trabalho conforme necessário. 

Junto com a disponibilidade da equipe, você também precisará garantir que todos os recursos necessários estejam disponíveis. Quaisquer problemas ou contratempos conhecidos devem ser levados em consideração no planejamento Ágil da sprint e tratados com a equipe antes do início da sprint.

Estabeleça velocidade para sua equipe

A velocidade de uma equipe é igual à quantidade de trabalho que uma equipe é capaz de realizar em uma sprint. Não há um padrão definido para o quanto sua equipe deve produzir em uma determinada sprint. Sua velocidade dependerá fortemente de quanto tempo sua equipe trabalhou em conjunto, quantos itens do backlog foram preparados para serem finalizados e da eficiência de seu planejamento para a sprint. 

Se você está tentando determinar a velocidade para uma equipe de sprint recém-criada, acompanhe os resultados e os pontos da história de sua equipe de sprint a sprint para avaliar o quanto pode ser esperado dessa equipe. 

Planeje sua reunião de planejamento da sprint

O Mestre Scrum deve cuidar do "quem", "o quê", "quando" e "onde" da reunião de planejamento da sprint. Essa preparação inclui decidir a data e a hora da reunião, bem como quem são os participantes.

Para determinar a duração da reunião, primeiro considere a duração da sua sprint. Multiplique o número de semanas em sua sprint por duas horas — isso deve fornecer uma estimativa aproximada de quanto tempo você precisará para sua sessão de planejamento da sprint. Por exemplo, uma sprint de duas semanas exigirá cerca de quatro horas para uma reunião consistente de planejamento da sprint.

Mais importante ainda, o Mestre Scrum deve determinar a pauta da reunião de planejamento da sprint e distribuí-la aos membros da equipe Scrum, ao proprietário do produto e a outras partes envolvidas relevantes.

Práticas recomendadas para realizar uma reunião de planejamento da sprint ou sprint planning meeting

Seu planejamento Scrum da sprint oferece um momento crucial para planejar e colaborar como uma equipe Scrum. Ele também pode definir o tom da sua próxima sprint e fornecer um entendimento universal sobre seus objetivos para essa sprint. A sessão de planejamento da sprint deve ser usada para reconhecer o progresso de sua equipe, articular aspirações e traçar planos concretos. 

Siga estas etapas para garantir que sua reunião de planejamento da sprint proporcione um começo eficaz para a sua sprint.

1. Comece com o panorama geral

Comece sua reunião de sprint encerrando oficialmente a sprint anterior e reconhecendo o progresso da equipe. Prepare o cenário para sua próxima sprint lembrando sua equipe da visão abrangente do seu projeto e incentivando um olhar positivo e entusiasmado sobre o que está por vir. 

Quaisquer metas específicas que você tenha para a próxima sprint devem ser expressamente declaradas no início da reunião, para que você e sua equipe possam consultá-las ao traçar planos concretos. 

2. Apresente atualizações, feedback e problemas

Uma vez que a visão para a sua próxima sprint tenha sido claramente declarada, o Mestre Scrum e o proprietário do produto devem retransmitir quaisquer atualizações ou novos detalhes que tenham recebido de outras partes envolvidas. Você também pode debater o feedback do cliente para fornecer à sua equipe o contexto e as diretrizes para o trabalho futuro. 

Este também é um momento oportuno para examinar quaisquer problemas que possam ter impedido o progresso durante a última sprint. Questões como falta de recursos, comunicação deficiente e outros obstáculos devem ser abordadas e discutidas em um ambiente de equipe, a fim de agilizar o trabalho futuro. 

3. Confirme a velocidade e a capacidade da equipe

Confirme a disponibilidade de sua equipe para cada estágio do projeto e certifique-se de que sua equipe esteja ciente da velocidade atual. Atualize sua equipe sobre quaisquer membros da equipe recém-adicionados ou mudanças de responsabilidade que possam ter ocorrido desde a última sprint. 

Seu objetivo deve ser minimizar as surpresas ao definir prazos e permitir que os membros da equipe selecionem quais histórias abordar no decorrer da próxima sprint.

4. Examine os itens do backlog

Examine o backlog proposto pelo proprietário do produto com sua equipe. O backlog normalmente deve incluir o equivalente ao trabalho de duas sprints, que sua equipe pode organizar e decidir quais itens serão o foco principal para a próxima sprint. Sua discussão deve permitir que os membros da equipe façam perguntas sobre os itens do backlog e como eles se relacionarão com a próxima sprint.

Com um backlog de produtos atualizado, a equipe deve concordar com uma meta claramente definida, com o backlog da sprint e com o resultado esperado para a sprint. Para ajudar a decidir o que é realista dentro da sprint, você pode consultar os diagramas de fluxo do usuário ou diagramas UML de alto nível para visualizar como cada item se encaixará na visão geral do produto.

5. Determine a propriedade da tarefa

Repasse cada item do backlog com os membros da sua equipe e discuta quem será o proprietário de cada tarefa. Determine o que cada tarefa exigirá, incluindo recursos e restrições de tempo. Depois de saber no que trabalhar, você pode criar um mural do Scrum ou um diagrama de raias para delinear responsabilidades e finalizar os prazos da sprint. Os Mestres Scrum também devem definir o que esperar de uma tarefa concluída, para que os membros da equipe possam medir com precisão seus progressos. 

Esse aspecto da reunião exigirá uma boa dose de negociação e colaboração, então o mestre Scrum deve ficar atento ao relógio e não deixar as discussões pararem. 

6. Confirme novos problemas, impactos e dependências

Certifique-se de deixar um tempo em sua reunião de planejamento da sprint para discutir quaisquer novos problemas que possam ter surgido ao longo de sua reunião de planejamento. Registre cada problema e identifique os itens de ação que podem impedi-los de causar problemas no futuro. O proprietário do produto também pode aproveitar esse tempo para responder a quaisquer perguntas e falar sobre recursos para a equipe.

7. Chegue a um consenso de grupo

Depois que sua equipe tiver discutido e estimado o backlog da sprint, todo o grupo deve revisar e confirmar completamente o plano para a próxima sprint. Certifique-se de que seu plano esteja alinhado com a visão do produto, bem como com a capacidade e a velocidade atuais da equipe. 

Mais importante ainda, o proprietário do produto e o Mestre Scrum devem endossar o plano e incentivar a confiança e o entusiasmo da equipe no futuro.

8. Comece oficialmente sua sprint

Finalmente, sua sprint pode começar. Até agora, sua equipe deve ter o bastante para começar e cada participante dever ter todos os recursos necessários para começar a colaborar com os outros membros da equipe. Agende um acompanhamento com sua equipe nos dias seguintes à reunião de planejamento da sprint para garantir que a sprint tenha o melhor início possível.

Use o Lucidchart para ter para você e sua equipe recursos visuais que organizarão sua visão para a próxima sprint e alinharão sua equipe às metas dessa sprint. Saiba como nosso espaço de trabalho visual pode revolucionar a abordagem da sua equipe Scrum para planejar e concluir sua próxima sprint.