So führen Sie ein Sprint Planning Meeting durch

Eine effektive agile Sprint-Planung ist zwar keine Garantie für einen erfolgreichen Sprint, doch ohne effektive Sprint-Planung ist kein erfolgreicher Sprint möglich. Wenn Sie es richtig anstellen, können Sprint Planning Meetings nicht nur den Beginn eines neuen Sprints darstellen, sie können Teams, die nach Scrum Methodik arbeiten, auch ein Ziel und eine Struktur vorgeben, ungeplante Hindernisse auf ein Minimum reduzieren und die Anforderungen an die Arbeit während des Sprints klarstellen.

Hier erklären wir Ihnen, wie Sie ein effektives Sprint Planungsmeeting vorbereiten und durchführen, bei dem Ihr Team zusammenarbeiten und die Grundlagen für einen produktiven und lohnenden Sprint planen kann.

So bereiten Sie das agile Sprint Planning vor

Die Vorbereitung eines Sprint Planning Meetings beginnt mit der Planung, das haben Sie sich wahrscheinlich schon gedacht. Wenn Sie sich zuerst um die Logistik kümmern, können Sie sich bei Ihrer Sprint Planungssession auf Kollaboration und die Aufgaben konzentrieren. Mit diesen Schritten fangen Sie an:

Ihren Backlog vorbereiten

Bevor ein Sprint beginnt – idealerweise schon vor einem Sprint-Planungsmeeting – sollte der Produktverantwortliche alle bestehenden Produkt Backlogs aufräumen.

Der Product Backlog ist eine umfassende Liste, in der genau steht, was in welcher Reihenfolge im Produkt benötigt wird. Da Softwareentwicklung ein iterativer Prozess ist, wird der Product Backlog nie abgeschlossen sein und sich ständig verändern.

Damit alles organisiert und aktuell bleibt, sollten Produktverantwortlicher und Entwicklungsteam stetige Verbesserungen vornehmen, um Prioritäten neu zu setzen, neue Details hinzuzufügen, Elemente zu entfernen und Schätzungen anzupassen, wenn das Produkt die Bewertungs- und Iterationsphasen durchläuft. Der Backlog ist die Basis für jeden Sprint und für das Produkt oder die Software als Ganzes. Deshalb müssen Scrum Teams einen aktuellen Backlog haben, damit sie wissen, was ansteht und welche Kapazitäten die Entwickler haben.

Sie können auch ein Planungsvorbereitungsmeeting abhalten, um den Backlog aufzuräumen und zu entscheiden, welche Aufgaben beim anstehenden Sprint erledigt werden sollen. Bei diesem Meeting muss nicht das gesamte Entwicklungsteam anwesend sein, nur der Scrum Master und der Produktverantwortliche. Je besser Sie Ihren Backlog vor Ihrem Sprint Planungsmeeting aufräumen, desto besser können Sie die wertvolle Zeit zur Planung Ihres Sprints nutzen.

Teamverfügbarkeit prüfen

Bevor Sie einen Sprint Zeitplan festmachen, erfragen Sie unbedingt die Kapazitäten Ihres Teams für die Bearbeitung der voraussichtlichen Arbeitslast. Bitten Sie Teammitglieder um die Bestätigungen zu geplantem Urlaub, Einbindung in anderen Projekten und anderen möglichen Zeitbeschränkungen. Wenn die Teammitglieder die Sprint Arbeitslast nicht vollständig übernehmen können, passen Sie die Aufgaben entsprechend an.

Neben der Teamverfügbarkeit müssen Sie auch sicherstellen, dass alle benötigten Ressourcen bereitstehen. Alle bekannten Probleme oder Rückschläge sollten beim agilen Sprint Planning mit dem Team berücksichtigt werden, bevor der Sprint beginnt.

Die Geschwindigkeit Ihres Teams ermitteln

Die Geschwindigkeit Ihres Teams entspricht der Arbeitsmenge, die ein Team in einem Sprint erledigen kann. Es gibt keinen Standard für die Menge an Aufgaben, die Ihr Team in einem Sprint schaffen sollte. Ihre Geschwindigkeit wird stark davon abhängen, wie lange Ihr Team schon zusammenarbeitet, wie viele Backlog Elemente eingeplant wurden, und wie effektiv Sie Ihren Sprint geplant haben.

Wenn Sie die Geschwindigkeit für ein neu aufgestelltes Team bestimmen wollen, verfolgen Sie die Ergebnisse und Storypunkte Ihres Teams von Sprint zu Sprint. So erfahren Sie, wie viel Sie von Ihrem Sprint Team erwarten können.

Planen Sie Ihr Sprint Planning Meeting

Der Scrum Master ist für die wichtigen Fragen des Sprint Planning Meetings zuständig: Wer? Was? Wann und wo? Diese Vorbereitung umfasst eine Entscheidung für den Meetingtermin und die Teilnehmer.

Was die Länge Ihres Meetings angeht, sollten Sie zuerst die Länge Ihres Sprints bedenken. Multiplizieren Sie die Anzahl der Wochen Ihres Sprints mit 2 Stunden – das gibt Ihnen eine grobe Richtlinie für den Zeitaufwand Ihrer Sprint Planungssession. Bei einem zweiwöchigen Sprint brauchen Sie beispielsweise knapp vier Stunden für ein gründliches Sprint Planning Meeting.

Am wichtigsten ist jedoch die Tagesordnung für das Sprint Planungsmeeting, die der Scrum Master erstellt und an die Scrum Teammitglieder, den Produktverantwortlichen und andere wichtige Beteiligte verteilt.

Bewährte Methoden zur Durchführung eines Sprint Planning Meetings

Ihr Scrum Sprint-Planungsmeeting bietet Ihnen eine entscheidende Gelegenheit, um als Scrum Team zu planen und zusammenzuarbeiten. Damit können Sie den Boden für Ihren anstehenden Sprint bereiten und ein allgemeines Verständnis Ihrer Sprint Ziele schaffen. In der Sprint Planungssession sollten Sie den Fortschritt Ihres Teams anerkennen, Ziele aussprechen und konkrete Pläne fassen.

Befolgen Sie diese Schritte, um Ihr Sprint Planning Meeting als effektiven Anfang Ihres Sprints durchzuführen.

1. Mit dem Gesamtüberblick anfangen

Beginnen Sie Ihr Sprint Planning Meeting mit dem offiziellen Ende Ihres letzten Sprints, und nutzen Sie die Gelegenheit, den Fortschritt des Teams zu würdigen. Bereiten Sie den anstehenden Sprint vor, indem Sie Ihr Team an die Vision hinter Ihrem Projekt erinnern und für einen positiven, begeisterten Blick in die Zukunft sorgen.

Alle spezifischen Ziele für Ihren nächsten Sprint sollten Sie ausdrücklich zu Beginn des Meetings formulieren, damit Sie und Ihr Team bei den konkreten Plänen darauf zurückgreifen können.

2. Updates, Feedback und Probleme präsentieren

Nachdem Sie die Vision für Ihren anstehenden Sprint klar formuliert haben, sollten Scrum Master und Produktverantwortlicher alle Updates oder neue Informationen weitergeben, die sie von den Beteiligten erhalten haben. Sie können auch Feedback vom Kunden besprechen, um Ihrem Team die Zusammenhänge und Richtlinien für die anstehende Arbeit zu erläutern.

Bei dieser Gelegenheit können Sie auch Probleme ansprechen, die beim letzten Sprint den Fortschritt ausgebremst haben. Dinge wie mangelnde Ressourcen, schlechte Kommunikation und andere Hindernisse sollten im Team angesprochen werden, um die Arbeit in Zukunft reibungsloser zu gestalten.

3. Geschwindigkeit und Kapazität Ihres Teams bestätigen

Bestätigen Sie die Verfügbarkeit Ihres Teams für jede Phase des Projekts und stellen Sie sicher, dass Ihr Team die aktuelle Geschwindigkeit kennt. Informieren Sie Ihr Team über neue Teammitglieder oder Veränderungen bei den Zuständigkeiten seit dem letzten Sprint.

Sie wollen Überraschungen bei Fristen minimieren und Ihren Teammitgliedern die Entscheidung überlassen, welche Stories sie im Verlauf des nächsten Sprints angehen.

4. Backlog Elemente besprechen

Prüfen Sie den vorgeschlagenen Backlog Ihres Produktverantwortlichen mit Ihrem Team. Der Backlog sollte etwa den Arbeitsumfang von zwei Sprints haben. Dann kann Ihr Team alles organisieren und sich überlegen, auf welche Elemente man sich beim nächsten Sprint konzentriert. Bei Ihrem Meeting sollten Teammitglieder Fragen zu Backlog Elementen und deren Bezug zum anstehenden Sprint stellen können.

Mit einem aktuellen Product Backlog sollte das Team ein klar umrissenes Ziel, den Sprint Backlog und das voraussichtliche Ergebnis des Sprints vereinbaren. Um beim Sprint realistisch zu bleiben, können Sie Benutzerablaufdiagramme oder übergeordnete UML Diagramme nutzen, um den Platz der einzelnen Elemente in der Produktvision zu verdeutlichen.

5. Aufgabenverantwortung ermitteln

Prüfen Sie jedes Backlog Element mit Ihren Teammitgliedern und besprechen Sie, wer für welche Aufgaben zuständig sein wird. Ermitteln Sie die Anforderungen der einzelnen Aufgaben einschließlich Ressourcen und Zeitbeschränkungen. Sobald Sie wissen, woran Sie arbeiten, können Sie ein Scrum Board oder ein Verantwortungsbereichsdiagramm erstellen, um die Zuständigkeiten zuzuweisen und Sprint Fristen festzulegen. Außerdem sollten Scrum Master festlegen, wie das Ergebnis einer Aufgabe aussehen soll, damit die Teammitglieder ihren Fortschritt genau messen können.

Dieser Teil des Meetings wird eine Menge Verhandlung und Kollaboration erfordern. Der Scrum Master sollte also auf die Uhr schauen und dafür sorgen, dass das Gespräch vorankommt.

6. Neue Probleme, Auswirkungen und Abhängigkeiten bestätigen

Lassen Sie in Ihrem Sprint Planning Meeting genug Zeit, um neue Probleme zu besprechen, die sich während des Meetings eventuell ergeben. Nehmen Sie jedes Problem auf und ermitteln Sie Maßnahmen, mit denen diese in Zukunft vermieden werden können. Der Produktverantwortliche kann in dieser Zeit außerdem Fragen beantworten und Ressourcen für das Team erklären.

7. Einen Gruppenkonsens erreichen

Nachdem Ihr Team den Sprint Backlog besprochen und eingeschätzt hat, sollte die gesamte Gruppe den Plan für den anstehenden Sprint genau prüfen und bestätigen. Achten Sie darauf, dass Ihr Plan zur Produktvision passt und die aktuelle Teamkapazität und -geschwindigkeit berücksichtigt.

Am wichtigsten ist, dass Produktverantwortlicher und Scrum Master ihre Zustimmung zum Plan bekunden und das Team für den Sprint ermutigen und begeistern.

8. Offizieller Beginn Ihres Sprints

Nun kann Ihr Sprint endlich beginnen. Jetzt sollte Ihr Team bereits viele Aufgaben und alle nötigen Ressourcen zur Kollaboration mit anderen Teammitgliedern haben. Planen Sie ein Fortschrittsgespräch mit Ihrem Team für die Tage nach dem Sprint Planning Meeting, damit Ihr Sprint optimal ins Rollen kommt.

Nutzen Sie Lucidchart, um sich selbst und Ihrem Team Visualisierungen zu liefern, die Ihre Vision für den anstehenden Sprint darstellen und Ihrem Team die Sprint Ziele aufzeigen. Erfahren Sie, wie unser visueller Arbeitsbereich die Planung und Durchführung Ihres nächsten Sprints für Ihr Scrum Team revolutionieren kann.