Comment mener une réunion de sprint planning

Bien qu’un sprint planning agile efficace ne puisse garantir à lui seul la réussite d’un sprint, il en est une condition essentielle. Correctement effectuées, les réunions de sprint planning peuvent non seulement signifier le début d’un nouveau sprint, mais elles permettent aussi de renforcer le sens de l’organisation et des objectifs des équipes suivant la méthode Scrum, de réduire le risque de rencontrer des obstacles imprévus et de définir un cadre de travail pour le sprint. 

Nous allons maintenant voir en détail comment préparer et mener une réunion de sprint planning efficace en veillant à ce que votre équipe puisse collaborer et effectuer le travail nécessaire pour jeter les bases d’un sprint productif et enrichissant.

Comment préparer un sprint planning agile

L’organisation d’une réunion de sprint planning commence par – vous l’avez deviné – la planification. En vous occupant de quelques détails logistiques à l’avance, vous pouvez rationaliser votre réunion de sprint planning afin de vous concentrer sur le travail de collaboration et les livrables. Voici comment démarrer :

Préparer votre backlog

Avant le début d’un sprint – et idéalement avant la réunion de sprint planning – le Product Owner doit passer en revue tout backlog produit existant, une activité également appelée affinage du backlog. 

Le backlog produit est une liste complète qui détaille les caractéristiques que doit présenter le produit ainsi que leur ordre de priorité. Étant donné la nature itérative de l’ingénierie logicielle, le backlog produit n’est jamais totalement complet et évolue constamment.

Pour rester organisés et sur la même longueur d’onde, le Product Owner et l’équipe de développement doivent en permanence apporter des améliorations pour redéfinir les priorités, ajouter de nouveaux détails, supprimer des éléments et ajuster les estimations lorsque le produit passe par les étapes d’évaluation et d’itération. Le backlog prépare le terrain pour chaque sprint et pour le produit ou le logiciel dans son ensemble. Il est donc important que les équipes Scrum disposent d’un backlog à jour afin que les deux parties sachent ce qu’il y a à faire et connaissent la capacité des développeurs.

Vous pouvez également choisir d’organiser une réunion de planification préalable pour préparer le backlog et décider du travail à accomplir pendant le sprint à venir. Cette réunion ne nécessitera pas la présence de toute l’équipe de développement, mais seulement celle du Scrum Master et du Product Owner. Plus vous préparerez votre backlog avant votre réunion de sprint planning, mieux vous pourrez utiliser le temps précieux alloué à la planification de votre sprint. 

Vérifier la disponibilité de l’équipe

Avant d’adopter un calendrier précis pour votre sprint, vérifiez que votre équipe est en mesure d’assumer la charge de travail prévue. Demandez aux membres de l’équipe de vous indiquer les vacances qu’ils ont prévu de prendre, les engagements qu’ils ont sur d’autres projets et les autres contraintes de temps éventuelles. Si les membres de l’équipe ne peuvent pas se consacrer pleinement au sprint, ajustez leur charge de travail en conséquence. 

En plus de la disponibilité de l’équipe, vous devrez également vous assurer que toutes les ressources dont vous avez besoin sont disponibles. Tous les problèmes ou obstacles connus doivent entrer en ligne de compte dans le sprint planning et être traités avec l’équipe avant le début du sprint.

Déterminer la vitesse de travail de votre équipe

La vitesse d’une équipe correspond à la quantité de travail qu’elle est capable d’accomplir en un seul sprint. Il n’y a pas norme définie quant au nombre de tâches que votre équipe doit accomplir dans un sprint donné. Votre vitesse dépendra fortement du temps que votre équipe devra passer à travailler ensemble, du nombre d’éléments de backlog sur lesquels il faudra travailler et de l’efficacité avec laquelle vous aurez planifié votre sprint. 

Si vous essayez de déterminer la vitesse d’une nouvelle équipe, effectuez un suivi des livrables et des story points de votre équipe d’un sprint à l’autre pour vous faire une idée de ce que vous pouvez attendre de vos collaborateurs. 

Planifier votre réunion de sprint planning

Le Scrum Master doit s’occuper de tous les détails (qui, quoi, quand, où) de la réunion de sprint planning. Cette préparation inclut le choix de la date et de l’heure de la réunion, ainsi que des participants.

Pour déterminer la durée de votre réunion, basez-vous sur la durée de votre sprint planning. Multipliez le nombre de semaines de votre sprint par deux heures, cela vous donnera une estimation approximative du temps dont vous aurez besoin pour votre réunion de sprint planning. Par exemple, pour planifier de manière détaillée un sprint de deux semaines, il faudra environ quatre heures de réunion.

Plus important encore, le Scrum Master doit déterminer l’ordre du jour de la réunion de sprint planning et le distribuer aux membres de l’équipe Scrum, au Product Owner et aux autres parties prenantes occupant un rôle important.

Bonnes pratiques pour mener une réunion de sprint planning

Votre sprint planning Scrum est un moment crucial pour permettre à votre équipe de s’organiser et de collaborer. Il peut également donner le ton à votre prochain sprint et permettre à tous de mieux comprendre vos objectifs. La réunion de sprint planning doit être utilisée pour souligner les progrès de votre équipe, exprimer les attentes et élaborer des plans concrets. 

Suivez les étapes ci-dessous pour vous assurer de débuter votre sprint dans les meilleures conditions grâce à une réunion de sprint planning réussie.

1. Commencer par une vue d’ensemble

Commencez votre réunion de planification en clôturant officiellement votre précédent sprint et en reconnaissant les progrès accomplis par l’équipe. Préparez le terrain pour votre prochain sprint en rappelant à votre équipe la vision globale qui sous-tend votre projet et en l’encourageant à adopter un regard positif et enthousiaste sur ce qui va suivre. 

Tous les objectifs spécifiques de votre prochain sprint doivent être clairement énoncés au début de la réunion afin que vous et votre équipe puissiez y faire référence lorsque vous élaborerez des plans concrets. 

2. Présenter les nouveaux renseignements, commentaires et problèmes

Une fois que la vision du prochain sprint a été clairement énoncée, le Scrum Master et le Product Owner doivent communiquer les nouveaux renseignements ou détails qu’ils ont reçus des parties prenantes. Vous pouvez également discuter des commentaires du client pour donner à votre équipe un contexte et des lignes directrices concernant le travail qui l’attend. 

C’est également un bon moment pour passer en revue les problèmes qui ont pu entraver sa progression au cours du dernier sprint. Des problèmes tels qu’un manque de ressources, une mauvaise communication et d’autres obstacles doivent être abordés et discutés au sein de l’équipe afin de faciliter le travail à venir. 

3. Vérifier la vitesse de travail et la capacité de l’équipe

Vérifiez la disponibilité de votre équipe à chaque étape du projet et assurez-vous qu’elle a conscience de sa vélocité actuelle. Communiquez au sujet des nouveaux membres qui ont rejoint l’équipe ou des transferts de responsabilités qui ont eu lieu depuis le dernier sprint. 

Votre objectif doit être de minimiser les surprises en fixant des délais et en permettant aux membres de l’équipe de choisir les stories à traiter au cours du sprint à venir.

4. Passer en revue les éléments du backlog

Avec votre équipe, passez en revue le backlog proposé par le Product Owner. Celui-ci comprend généralement une charge de travail équivalant à deux sprints, dont les éléments peuvent être organisés et priorisés par votre équipe pour le prochain sprint. Au cours de la discussion, vos collaborateurs doivent pouvoir poser des questions sur les éléments du backlog et sur leur lien avec le sprint à venir.

Une fois que le backlog produit est à jour, l’équipe doit s’accorder sur un objectif clairement défini, sur le backlog du sprint et sur le résultat attendu pour celui-ci. Pour vous aider à définir des objectifs réalistes pour le sprint, vous pouvez utiliser vos diagrammes de flux d’utilisateurs ou diagrammes UML de haut niveau pour visualiser comment chaque élément s’inscrira dans la vision globale du produit.

5. Déterminer les responsables des tâches

Passez en revue chaque élément du backlog avec les membres de votre équipe et choisissez qui sera responsable des différentes tâches. Déterminez les besoins associés à chaque tâche, tels que les ressources et les contraintes de temps. Une fois que vous savez sur quoi travailler, vous pouvez créer un tableau Scrum ou un diagramme à couloirs pour définir les responsabilités et fixer les dates limites du sprint. Les Scrum Masters doivent également préciser à quoi ressemblera chaque tâche une fois terminée afin que les membres de l’équipe puissent mesurer précisément leurs progrès. 

Pour cet aspect de la réunion, il faudra passer du temps à négocier et à s’accorder, c’est pourquoi le Scrum Master doit surveiller l’horloge et s’efforcer de faire avancer les discussions. 

6. Discuter des nouveaux problèmes, impacts et liens de dépendance

Dans l’ordre du jour de votre réunion de sprint planning, prévoyez du temps pour discuter des nouveaux problèmes qui peuvent avoir surgi au cours de cette séance de planification. Notez chaque problème et identifiez les mesures à prendre pour éviter qu’ils ne causent des difficultés à l’avenir. Le Product Owner peut également profiter de ce moment pour répondre à toutes les questions et clarifier les ressources à la disposition de l’équipe.

7. Parvenir à un consensus de groupe

Une fois que votre équipe a examiné et estimé le backlog du sprint, l’ensemble du groupe doit évaluer attentivement et confirmer le plan du sprint à venir. Assurez-vous que votre plan est en adéquation avec la vision du produit, ainsi qu’avec la capacité et la vélocité actuelles de votre équipe. 

Et surtout, le Product Owner et le Scrum Master doivent approuver le plan et encourager l’équipe à avancer avec confiance et enthousiasme.

8. Démarrer officiellement votre sprint

Votre sprint peut désormais commencer. À ce stade, les membres de votre équipe devraient avoir beaucoup de choses sur lesquelles s’appuyer et disposer de toutes les ressources dont ils ont besoin pour commencer à travailler ensemble. Prévoyez une réunion de contrôle avec votre équipe dans les jours qui suivent le sprint planning pour vous assurer que votre sprint démarre de la meilleure façon possible.

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