Een sprint planning meeting houden

Hoewel effectieve Agile sprint planning geen garantie is voor een succesvolle sprint, kan een succesvolle sprint niet plaatsvinden zonder effectieve sprint planning. Als je het goed doet, kunnen sprint planning meetings niet alleen het begin van een nieuwe sprint inluiden, maar ze kunnen teams die de Scrum-methode gebruiken ook een hernieuwd gevoel van zingeving en structuur geven, onvoorziene blokkades tot een minimum beperken, en bepalen volgens welke norm het werk tijdens de sprint voltooid zal worden. 

Hier laten we zien hoe je een sprint planning meeting het beste kunt voorbereiden en uitvoeren, zodat je team optimaal kan samenwerken en plannen om de basis te leggen voor een productieve en waardevolle sprint.

Hoe bereid je je voor op Agile sprint planning?

Het opzetten van een sprint planning meeting begint met — hoe kan het ook anders — een plan. Door vooraf al een paar logistieke details te regelen, kun je je sprint planning-sessie zo stroomlijnen dat de nadruk ligt op samenwerking en op te leveren prestaties. Zo ga je aan de slag:

Bereid je backlog voor

Voordat een sprint begint — en het liefst vóór een sprint planning meeting — moet de product owner de bestaande productbacklog opschonen, ook wel backlogverfijning genoemd. 

De productbacklog is een uitgebreide lijst waarin precies staat wat er in het product nodig is en in welke volgorde. Gezien het iteratieve karakter van softwareontwikkeling is de productbacklog nooit helemaal compleet en verandert hij voortdurend.

Om georganiseerd en op één lijn te blijven, moeten de product owner en het ontwikkelteam voortdurend verbeteringen aanbrengen om te prioriteiten bij te stellen, nieuwe details toe te voegen, items te schrappen en schattingen bij te stellen naarmate het product door de evaluatie- en iteratiestadia gaat. De backlog zet de toon voor elke sprint en voor het product of de software in het algemeen, dus is het belangrijk dat Scrum-teams over een actuele backlog beschikken. Zo weten beide partijen wat er in de wachtrij staat en wat de capaciteit van de ontwikkelaars is.

Je kunt er zelfs voor kiezen een pre-planningsvergadering te houden om de backlog voor te bereiden en te bepalen welk werk tijdens de komende sprint voltooid moet worden. Voor deze vergadering is het genoeg als alleen de Scrummaster en de producteigenaar aanwezig zijn, niet het volledige ontwikkelingsteam. Hoe beter je je backlog voorbereidt vóór je sprint planning-overleg, hoe beter je de kostbare tijd die je voor de planning van je sprint uittrekt kunt benutten. 

Onderzoek de beschikbaarheid van het scrumteam

Voordat je je volledig vastlegt met een sprint planning, moet je ervoor zorgen dat je team de voorgestelde werklast aankan. Vraag de teamleden om eventuele geplande vakantietijd, verplichtingen aan andere projecten, en andere mogelijke tijdsbeperkingen te melden. Als teamleden zich niet volledig kunnen inzetten voor de werklast van de sprint, pas de werklast daar dan op aan. 

Samen met de beschikbaarheid van je team moet je er ook voor zorgen dat al je nodige middelen beschikbaar zijn. Alle bekende problemen of tegenslagen moeten in de Agile sprint planning worden meegenomen en met het team worden besproken voordat de sprint begint.

Bepaal de snelheid voor je team

De snelheid van een team is gelijk aan de hoeveelheid werk die een team in één sprint kan voltooien. Er is geen vaste norm voor hoeveel je team in een bepaalde sprint moet voltooien. Je snelheid hangt sterk af van hoe lang je team al samenwerkt, hoeveel backlog-items er al klaar liggen om af te werken en hoe effectief je je sprint gepland hebt. 

Als je de snelheid voor een pas opgericht team probeert te bepalen, houd dan de deliverables en verhaalpunten van je team van sprint tot sprint bij om te peilen hoeveel er van je sprintteam verwacht kan worden. 

Plan je sprint planning meeting

De Scrummaster moet zorgen voor het wie, wat, wanneer en waar van de sprint planning meeting. Dat betekent naast het bepalen van de genodigden, onder meer ook het vaststellen van de tijd en datum van de meeting.

Sprint planning timebox

Om de duur van je bijeenkomst te bepalen, kijk je eerst naar de lengte van je sprint. Vermenigvuldig het aantal weken in je sprint met twee uur — dit zou een ruwe schatting moeten geven van hoeveel tijd je nodig hebt voor je sprint planning-sessie. Zo zal een grondig sprint planning-overleg bij een sprint van twee weken ongeveer vier uur in beslag nemen.

Het belangrijkste is dat de Scrummaster de agenda van het sprint planning meeting bepaalt en die verspreidt onder Scrum-teamleden, de producteigenaar en andere belangrijke stakeholders.

Sprint planning meeting best practices: 8 tips

Je Scrum sprint planning biedt een cruciaal moment om als Scrumteam te plannen en samen te werken. Het kan ook de toon zetten voor je aankomende sprint en een globaal inzicht geven in de doelstellingen van je sprint. De sprint planning-sessie moet gebruikt worden om de vooruitgang van je team te erkennen, streefdoelen te formuleren en concrete plannen te maken. 

Volg deze stappen om ervoor te zorgen dat je sprint planning meeting een effectief begin van je sprint is.

1. Begin met het grote geheel

Begin je sprint meeting door je vorige sprint officieel af te sluiten en de voortgang te erkennen die het team heeft geboekt. Zet de toon voor je komende sprint door je team te herinneren aan de globale visie voor je project en door een positieve, enthousiaste kijk te geven op wat komen gaat. 

Eventuele specifieke doelen die je voor je volgende sprint hebt vastgesteld, moeten aan het begin van de vergadering uitdrukkelijk worden vermeld, zodat jij en je team ze kunnen aanhalen bij het maken van concrete plannen. 

2. Presenteer nieuwe informatie, feedback en problemen

Wanneer de visie voor je komende sprint duidelijk is verwoord, moeten de Scrummaster en de producteigenaar alle nieuwe informatie of gegevens overbrengen die ze van stakeholders hebben gekregen. Je kunt ook de feedback van de klant bespreken om je team context en richtlijnen voor het komende werk te geven. 

Dit is ook een geschikt moment om eventuele problemen door te nemen die de voortgang van de laatste sprint belemmerd hebben. Problemen zoals een gebrek aan middelen, slechte communicatie en andere hindernissen moeten in teamverband aangepakt en besproken worden om het toekomstige werk beter te stroomlijnen. 

3. Bevestig snelheid en capaciteit van het team

Bevestig de beschikbaarheid van je team voor elke fase van het project en zorg ervoor dat je team op de hoogte is van de huidige snelheid. Breng je team op de hoogte van eventuele nieuwe teamleden of verschuivingen in verantwoordelijkheid die zich sinds de laatste sprint hebben voorgedaan. 

Het is de bedoeling dat je zo min mogelijk verrassingen creëert bij het vaststellen van deadlines, en teamleden laat kiezen welke stories ze in de loop van de komende sprint willen aanpakken.

4. Bespreek alle backlog-items

Bekijk samen met je team de door de producteigenaar voorgestelde backlog. De backlog zou meestal ongeveer twee sprints aan werk moeten bevatten. Je team kan dit ordenen en beslissen op welke items de volgende sprint zich vooral moet richten. Je bespreking moet teamleden in staat stellen vragen te stellen over backlog-items en hoe ze betrekking zullen hebben op de komende sprint.

Met behulp van een bijgewerkte productbacklog moet het team het eens worden over een duidelijk omschreven doel, de backlog van de sprint, en het verwachte resultaat van de sprint. Je kunt, om te kijken wat haalbaar is binnen de sprint, gebruikmaken van gebruikersstroomdiagrammen of UML-diagrammen van hoog niveau om te visualiseren hoe elk item in de globale productvisie past.

5. Bepaal taakeigendom

Neem elk backlog-item door met je teamleden en bespreek wie welke taken toegewezen krijgt. Bepaal wat er voor elke taak nodig is, inclusief middelen en tijdslimieten. Als je eenmaal weet waar je aan moet werken, kun je een Scrum board of een swimlane-diagram maken om verantwoordelijkheden af te bakenen en sprint-deadlines af te spreken. Scrum masters moeten ook vastleggen hoe elke voltooide taak eruit moet zien, zodat teamleden hun voortgang nauwkeurig kunnen meten. 

Dit onderdeel van de sprint planning meeting zal nogal wat onderhandeling en samenwerking vergen, dus de Scrummaster moet goed op de tijd letten en zorgen dat de discussie niet vastloopt. 

6. Bespreek nieuwe problemen, gevolgen en afhankelijkheden

Zorg ervoor dat je in je sprint planning meeting tijd overlaat om eventuele nieuwe problemen te bespreken die in de loop van je planningsvergadering naar voren gekomen zijn. Noteer elk probleem en stel actiepunten vast om te voorkomen dat ze in de toekomst tot problemen leiden. De producteigenaar kan deze tijd ook gebruiken om eventuele vragen te beantwoorden en de middelen voor het team te verduidelijken.

7. Bereik een groepsconsensus

Wanneer je team de sprint-backlog besproken en ingeschat heeft, moet de hele groep het plan voor de komende sprint grondig doornemen en bevestigen. Zorg ervoor dat je plan in overeenstemming is met de productvisie en met de huidige capaciteit en snelheid van je team. 

Het belangrijkste is dat de producteigenaar en de Scrummaster hun goedkeuring aan het plan geven en het vertrouwen en enthousiasme van het team aanmoedigen om verder te gaan.

8. Begin officieel aan je sprint

Nu kan je sprint eindelijk van start gaan. Je team zou nu genoeg moeten hebben om mee te beginnen en over alle middelen moeten beschikken die ze nodig hebben om de samenwerking met andere teamleden te beginnen. Plan in de dagen na je sprint planning meeting een vergadering in met je team om te verzekeren dat alles duidelijk is en dat je sprint optimaal van start kan gaan.

Gebruik Lucidchart om jou en je team te voorzien van visuals die je visie voor je komende sprint ordenen en je team afstemmen op sprintdoelstellingen. Leer hoe onze visuele werkruimte een revolutie teweeg kan brengen in de aanpak van je Scrumteam bij het plannen en voltooien van je volgende sprint.