Recomendaciones para la reunión de planificación de Sprint

Si bien una planificación de Sprint de Agile eficaz no puede garantizar el éxito de un Sprint, este no puede ocurrir sin una planificación eficaz. Si se hacen correctamente, las reuniones de planificación de Sprint no solo pueden significar el comienzo de un nuevo Sprint, sino que también pueden proporcionar a los equipos que utilizan la metodología Scrum un sentido renovado de propósito y estructura, minimizar los obstáculos imprevistos y establecer el estándar por el que se completará el trabajo durante el Sprint. 

Aquí, detallaremos la mejor manera de preparar y realizar una reunión de planificación de Sprint eficaz, garantizando que tu equipo pueda colaborar y hacer la planificación necesaria para sentar las bases de un Sprint productivo y gratificante.

Cómo preparar la planificación de Sprint de Agile

Como seguro ya sabes, una reunión de planificación de Sprint comienza con la planificación. Si te encargas de algunos detalles logísticos por adelantado, podrás agilizar la sesión de planificación del Sprint para enfocarte en la colaboración y los resultados. Aquí te explicamos cómo empezar:

Prepara tu Sprint backlog

Antes de comenzar un Sprint, e idealmente antes de una reunión de planificación, el propietario del producto debe preparar todo el backlog del producto, también llamado perfeccionamiento del backlog. 

El backlog del producto es una lista completa que detalla lo que se necesita en el producto y en qué orden. Dada la naturaleza iterativa de la ingeniería de software, el backlog del producto nunca está completo y siempre cambia.

Para mantenerse organizados y en sintonía, el propietario del producto y el equipo de desarrollo deben hacer mejoras continuas para volver a priorizar, agregar nuevos detalles, eliminar elementos y ajustar las estimaciones a medida que el producto se mueve a través de las etapas de evaluación e iteración. El backlog establece el escenario para cada Sprint y para el producto o software en general, por lo que es importante que los equipos de Scrum tengan un backlog actualizado para que ambas partes sepan lo que está en la fila y cuál es la capacidad de los desarrolladores.

Incluso puede optarse por una reunión previa a la planificación para preparar el backlog y decidir qué trabajo se hará durante el próximo Sprint. Esta reunión no requerirá la asistencia de todo el equipo de desarrollo, solo del maestro de Scrum y del propietario del producto. Cuanto más pueda prepararse el backlog antes de la reunión de planificación de Sprint, mejor se aprovechará el valioso tiempo asignado a la planificación. 

Analiza la disponibilidad del equipo

Antes de comprometerte por completo con el calendario del Sprint, asegúrate de abordar la capacidad de tu equipo para completar la carga de trabajo propuesta. Pide a los integrantes que confirmen cualquier periodo de vacaciones previsto, compromisos con otros proyectos y otras posibles limitaciones de tiempo. Si no pueden comprometerse plenamente con la carga de trabajo del Sprint, hay que ajustarla en consecuencia. 

Además de la disponibilidad del equipo, también tendrás que asegurarte de la disponibilidad de todos los recursos necesarios. Durante la planificación del Sprint de Agile deberás tener en cuenta cualquier problema o contratiempo conocido y abordarlo con el equipo antes de comenzar el Sprint.

Establece el ritmo de tu equipo

El ritmo de un equipo equivale a la cantidad de trabajo que es capaz de completar durante un Sprint. No hay un estándar establecido en un Sprint determinado. Esto dependerá en gran medida del tiempo que el equipo haya trabajado, la cantidad de elementos del backlog que se hayan preparado para completar y la eficacia con la que se haya planificado el Sprint. 

Si tratas de determinar el ritmo de un equipo recién establecido, haz un seguimiento de los entregables y puntos históricos de tu equipo de un Sprint a otro para evaluar lo que puede esperarse de tu equipo. 

Organiza tu reunión de planificación de Sprint

El maestro de Scrum deberá ocuparse del quién, el qué, el cuándo y el dónde de la reunión de planificación de Sprint. Esta preparación incluye decidir la fecha y la hora de la reunión, así como sus asistentes.

Para determinar la duración de la reunión, primero hay que tener en cuenta la duración del Sprint. Multiplica el número de semanas de tu Sprint por dos horas; esto debería proporcionarte un cálculo aproximado del tiempo que necesitarás para tu sesión de planificación. Por ejemplo, un Sprint de dos semanas requerirá una reunión de planificación de Sprint completa de alrededor de cuatro horas.

Lo más importante es que el maestro de Scrum debería determinar la agenda de la reunión y distribuirla a los integrantes del equipo de Scrum, al propietario del producto y a otros interesados clave.

Prácticas recomendadas para organizar una reunión de planificación de Sprint

Tu planificación del Sprint de Scrum constituye un momento fundamental para planear y colaborar como un equipo de Scrum. También puedes establecer el tono para tu próximo Sprint y que haya un entendimiento universal con respecto a tus objetivos. La sesión de planificación debe utilizarse para reconocer el progreso de tu equipo, expresar las aspiraciones y elaborar planes concretos. 

Sigue estos pasos para garantizar que tu reunión de planificación de Sprint constituya un inicio eficaz para el Sprint.

1. Comienza con el panorama completo

Comienza la reunión del Sprint finalizando oficialmente el Sprint anterior y reconociendo el progreso del equipo. Prepara el terreno para el próximo Sprint recordando a tu equipo la visión general del proyecto y fomentando una perspectiva positiva y entusiasta de lo que está por venir. 

Deberás indicar expresamente al principio de la reunión cualquier objetivo específico que tengas para tu próximo Sprint, para que tú y tu equipo puedan referirse a este cuando hagan planes concretos. 

2. Presenta nuevas actualizaciones, comentarios y problemáticas

Una vez que la visión de tu próximo Sprint se ha establecido claramente, el maestro de Scrum y el propietario del producto deberán transmitir cualquier actualización o nuevo detalle que hayan recibido de parte de los interesados. También puedes hablar de los comentarios del cliente para proporcionar a tu equipo el contexto y los lineamientos para el trabajo que tienes por delante. 

Este es también un momento oportuno para revisar cualquier problema que pueda haber impedido el progreso durante el último Sprint. Cuestiones como la falta de recursos, la mala comunicación y otros obstáculos deben ser abordados y analizados en un entorno de equipo con el fin de agilizar el trabajo futuro. 

3. Confirma el ritmo y la capacidad del equipo

Confirma la disponibilidad de tu equipo para cada etapa del proyecto y asegúrate de que conozcan el ritmo actual. Informa a tu equipo de cualquier incorporación de nuevos integrantes o de los cambios de responsabilidad que se hayan producido desde el último Sprint. 

Tu objetivo deberá ser minimizar los imprevistos a la hora de establecer los plazos y permitir que los integrantes del equipo seleccionen las historias que van a abordar en el transcurso del próximo Sprint.

4. Revisa los elementos del backlog

Consulta la propuesta del backlog del propietario del producto con tu equipo. El backlog debe incluir normalmente el trabajo de unos dos Sprints, que tu equipo podrá organizar y decidir cuáles serán los elementos en los que se enfocará el siguiente Sprint. El debate deberá permitir a los integrantes del equipo hacer preguntas sobre los elementos del backlog y cómo se relacionarán con el próximo Sprint.

Con un backlog del producto actualizado, el equipo deberá acordar un objetivo claramente definido, el backlog del Sprint y el resultado esperado para el Sprint. Para ayudarte a decidir lo que es realista dentro del Sprint, puedes consultar diagramas de flujo del usuario o diagramas UML de nivel superior para visualizar cómo encajará cada elemento en la visión general del producto.

5. Determina las responsabilidades de las tareas

Analiza cada elemento del backlog con los integrantes de tu equipo y decide quién será el responsable de cada tarea. Determina los requisitos de cada tarea, incluyendo los recursos y las limitaciones de tiempo. Una vez que sepas en qué trabajar, puedes crear un tablero de Scrum o un diagrama de carriles para delinear las responsabilidades y finalizar los plazos del Sprint. El maestro de Scrum también debe definir cómo debe verse cada tarea completada para que los integrantes del equipo puedan medir con precisión su progreso. 

Este aspecto de la reunión requerirá bastante negociación y colaboración, por lo que el maestro de Scrum deberá vigilar el tiempo y mantener los debates activos. 

6. Confirma nuevas problemáticas, impactos y dependencias

Asegúrate de reservar tiempo en tu reunión de planificación de Sprint para hablar de cualquier nueva problemática que pueda haber surgido en el transcurso de tu reunión de planificación. Registra todas e identifica los elementos de acción que pueden evitar que causen problemas en el futuro. El propietario del producto también puede aprovechar este tiempo para responder cualquier pregunta y aclarar los recursos para el equipo.

7. Logra el consenso del grupo

Una vez que el equipo haya analizado y estimado el backlog del Sprint, todo el grupo debe revisar y confirmar a fondo el plan para el próximo Sprint. Asegúrate de que el plan concuerde con la visión del producto, así como con la capacidad y el ritmo actuales del equipo. 

Lo más importante es que el propietario del producto y el maestro de Scrum den su aprobación al plan, y fomenten la confianza y el entusiasmo del equipo para seguir adelante.

8. Comienza oficialmente tu Sprint

Finalmente, tu Sprint puede comenzar. En este momento, tu equipo debería tener mucho para comenzar y todos los recursos que necesitan para poder colaborar con otros integrantes del equipo. Programa una revisión con tu equipo en los días siguientes a la reunión de planificación para asegurarte de que tu Sprint comience de la mejor forma posible.

Usa Lucidchart para proporcionarte a ti y a tu equipo imágenes que organizarán tu visión para el próximo Sprint y alinearán a tu equipo con los objetivos del mismo. Aprende cómo nuestro espacio de trabajo visual puede revolucionar el enfoque de tu equipo de Scrum para planificar y completar tu próximo Sprint.