We weten allemaal hoe het gaat met time management op het werk. Je wordt hoopvol en optimistisch wakker: je gaat niet alleen al je deadlines halen, maar je gaat ook trainen in de sportschool en vanavond thuis een gezonde maaltijd bereiden. 

Maar de realiteit is weerbarstig. Je gaat te laat van huis, je belandt in de drukste ochtendspits ooit en je komt uiteindelijk zwaar geïrriteerd op je werk aan. Als je dan eindelijk aan de slag wilt met dat project dat je al weken uitgesteld hebt, kom je tot de ontdekking dat je hele ochtend volgepland is met vergaderingen. En de eerste is inderdaad al begonnen. Nadat je eindelijk de laatste vergadering achter de rug hebt en al je e-mailberichten begint door te worstelen, vraagt je manager of je even langs kunt komen. Hij heeft een lastminuteklusje voor je. "Kost hooguit een uurtje", zegt hij. Dat worden er drie. 

Het goede nieuws is dat je die ogenschijnlijk ongrijpbare verloren uren van de dag kunt terugwinnen. Het draait allemaal om persoonlijk tijdsmanagement: blijf de baas over je tijd, laat je tijd niet de baas over jou worden. Om je op weg te helpen, geven we je hier tien tips voor time management op het werk.

Ontdek hoe je onze tools kunt gebruiken om je tijd effectief te managen.

10 time management tips voor werk

1. Zoek uit hoe je je tijd nu besteedt.

Als je je persoonlijke effectiviteit wilt optimaliseren, moet je eerst weten waar je tijd aan op gaat. Registreer een week lang de tijd die je besteedt aan al je activiteiten. Met dat overzicht kun je: 

• Bepalen hoeveel je kunt doen op een dag.
• Tijdrovers identificeren.
• Focussen op activiteiten die het meest opleveren. 

Door je tijdsbesteding onder de loep te nemen, wordt al snel duidelijk hoeveel tijd je kwijt bent aan onproductieve gedachten, gesprekken en activiteiten.
Je krijgt een nauwkeuriger beeld van de hoeveelheid tijd die bepaalde soorten taken je kosten (wat van pas komt bij het uitvoeren van een van de andere tips). Deze oefening kan je ook helpen om te bepalen op welk moment van de dag je het productiefst bent, zodat je weet wanneer je aan de projecten moet werken die de meeste aandacht en creativiteit vereisen.

Pro tip: Bepaal hoe realistisch je bent met je schattingen. Vergelijk hoeveel tijd je daadwerkelijk nodig had met hoeveel tijd je begroot had voor bepaalde taken of projecten. Vaak overschaten we hoe snel we iets kunnen berieeken. Als er een groot verschil is tussen de werkelijheid en je schatting, neem dit dan mee als je toekomstige palnningen maakt. Zo zorg je dat je beter je tijd alloceert en voorkom je gemiste deadlines en vastlopers.

2. Maak een dagplanning en houd je daar aan.

Deze stap is cruciaal om met je tijd op het werk te leren omgaan. Laat je niet verleiden om de dag te beginnen zonder een gestructureerde takenlijst. Maak aan het eind van de dag vast een lijstje met de dringendste taken voor de volgende dag. Op die manier kun je 's ochtends meteen aan de slag zodra je op kantoor bent.

Door alles op papier te zetten, voorkom je dat je 's nachts niet kunt slapen doordat je ligt te piekeren over alle taken die je moet doen. In plaats daarvan gaat je onderbewustzijn met je plannen aan de slag terwijl je slaapt, zodat je 's ochtends met nieuwe inzichten aan je werkdag kunt beginnen.

Als je je takenlijstje niet de dag van tevoren kunt uitschrijven, doe het dan 's ochtends als eerste. De tijd die je besteedt aan het opstellen van een heldere dagplanning is niets vergeleken met de tijd die je zonder zo'n lijstje verliest doordat je steeds van de ene taak naar de andere rent.  

3. Leer prioriteiten stellen.

Voor goed time management op je werk is prioriteiten stellen belangrijk bij het maken van je takenlijst. Schrap om te beginnen alle taken waar je je helemaal niet mee bezig zou moeten houden. Identificeer vervolgens de drie of vier belangrijkste taken en voer die als eerste uit. Zo weet je zeker dat je de essentiële zaken gedaan krijgt.

Ga bij het prioriteren van je takenlijstje uit van taken die het belangrijkst zijn, niet van taken die het dringendst zijn. Belangrijke taken helpen bij het bereiken van je doelen, maar dringende taken vereisen directe aandacht en helpen doorgaans bij het bereiken van doelen van anderen. We laten dringende zaken vaak de overhand nemen, terwijl we ons eigenlijk moeten richten op activiteiten die onze zakelijke doelen steunen.

Je kunt deze valkuil vermijden met een van de time management tips uit het boek First Things First van Stephen Covey. Hij adviseert de volgende tijdsmanagementmatrix, ook wel bekend als de Eisenhowermatrix, als een organisatorische tool om taken te prioriteren aan de hand van belang en urgentie.

Laten we elk van deze kwadranten eens nader bekijken:

• Belangrijk en urgent: deze taken hebben een belangrijke deadline en zijn erg dringend. Voer deze onmiddellijk uit.
• Belangrijk maar niet urgent: deze items zijn belangrijk maar vereisen geen onmiddellijke actie en moeten op de langere termijn uitgewerkt worden. Je zou de meeste tijd in dit kwadrant moeten doorbrengen.
• Urgent maar niet belangrijk: deze taken zijn urgent maar niet belangrijk. Minimaliseer, delegeer of elimineer ze omdat ze niet bijdragen aan je output. Ze leiden vaak alleen maar af en zijn wellicht het resultaat van de slechte planning van anderen.
• Urgent en onbelangrijk: deze activiteiten leveren weinig of geen waarde op en moeten zo veel mogelijk geëlimineerd worden.

Hieronder vind je voorbeelden van het soort activiteiten dat in de verschillende kwadranten valt. Maak je eigen tijdsmanagementmatrix en plaats daar items van je takenlijst en je dagelijkse activiteiten in om te zien hoe je momenteel je tijd besteedt. Je kunt er in minder dan een minuut een minuut een maken in Lucidchart.

Als je het prioriteren onder de knie hebt, kun je je persoonlijke time management enorm verbeteren. Dan weet je tenminste waar je je tijd aan moet besteden als er weer eens niet genoeg uren in een dag zitten.

4. Voeg vergelijkbare taken samen.

Bespaar jezelf tijd en mentale energie door alle taken van hetzelfde soort af te ronden voordat je begint met de volgende. Reserveer bijvoorbeeld tijdsblokken voor het beantwoorden van e-mails, het voeren van telefoongesprekken, archiveren enzovoort. Beantwoord e-mails en berichten niet zodra ze binnenkomen, want dat is afleiding in optima forma. Zet telefoon- en e-mailmeldingen uit, zodat je niet in de verleiding komt om daar buiten het betreffende tijdsblok naar te kijken.

5. Single tasking: doe één ding tegelijk.

Dit is een van de simpelste time management tips voor op het werk, maar kan ook heel lastig zijn om op te volgen. Concentreer je op de taak waar je aan werkt en laat je door niets en niemand afleiden. Het kan verleidelijk zijn om te multitasken, maar je schiet jezelf in de voet als je daar aan toegeeft. Je verliest tijd en productiviteit als je omschakelt van de ene taak naar de andere.

Raak ook niet in paniek van een ellenlange takenlijst, want die wordt daar echt niet korter van. Dus adem in, adem uit en werk je taken een voor een af.

6. Time Boxing & Pomodoro techniek: reserveer een bepaalde hoeveelheid tijd voor elke taak.

Reserveer tijdens het plannen een bepaalde hoeveelheid tijd voor elke taak in plaats van door te werken tot het af is. Takenlijst zijn goed en wel, maar soms heb je het idee alsof je helemaal niets kunt afvinken.

Als je graag in een gestaag tempo werkt, kan de pomodorotechniek je helpen om je takenlijst af te werken in blokken van 25 minuten, waarbij je een korte pauze neemt na elk blok en een langere pauze als je er vier hebt afgerond. Deze techniek biedt een balans tussen sterke concentratie en veelvuldige pauzes, waardoor je mentaal energiek en gemotiveerd blijft. 

Als je liever je eigen tempo volgt, kun je met timeboxing blokken van verschillende duur reserveren. Gebruik je tijdlogboek uit stap 1 om in te schatten hoeveel tijd je nodig hebt voor elke activiteit. Zodra je de toegewezen hoeveelheid tijd aan die taak besteed hebt, ga je verder met de volgende belangrijke activiteit. Als je het zo aanpakt, zul je zien dat je productiviteit omhoog schiet en je takenlijst steeds korter wordt.

7. Bouw buffers in.

Het klinkt misschien tegenstrijdig maar pauzes zijn essentieel voor betere tijdsmanagement. Onderzoek toont aan dat regelmatige pauzes de productiviteit, mentale welzijn, besluitvorming en geheugen verbetert. Het overslaan van pauzes leidt juist tot meer stress en burnouts.

Maar wat heeft dit te maken met tijdsmanagement?

Meer stress heeft een impact op je energie, moeheid en productiviteit en betrokkenheid op werk. Dus minder werken, kan ervoor zorgen dat je meer doet in minder tijd.

Maak pauzes onderdeel van je schema. Als je een taak hebt afgerond, geef jezelf dan de tijd om te ademen. Neem kleine pauzes om even op te laden. Dit kunnen kleine wandelingen zijn maar ook meditatie of zelfs een potje ping pong.

8. Leer nee zeggen.

Je krijgt time management op het werk nooit onder de knie als je geen nee leert zeggen. Jij bent de enige die echt weet of je ergens tijd voor hebt, dus aarzel niet om een verzoek af te wijzen als je belangrijkere dingen te doen hebt. En als je aan een project begonnen bent dat duidelijk nergens toe gaat leiden, wees dan niet bang om er gewoon mee te stoppen.

Werk liever aan minder taken die meer waarde creëren dan aan veel taken die weinig of geen waarde opleveren. Onthoud de 80/20-regel: 80% van je output komt uit 20% van je input. Stem daar je inspanningen op af.

Als je geen nee kunt zeggen, delegeer het dan. Delegeren is niet altijd gemakkelijk, maar kan een zegen zijn voor je persoonlijke effectiviteit. Je hebt een getalenteerd team samengesteld, dus kijk welke taken je door anderen kunt laten uitvoeren.

9. Ruim op.

Om je tijd effectief te kunnen beheren, moet je deze tip eigenlijk ook op je takenlijstje zetten. Als je bureau vol ligt met stapels papieren, wordt het zoeken naar een speld in een hooiberg om dat ene document te vinden dat je nodig hebt. Niets is zo frustrerend als kostbare tijd verspillen aan zoeken naar dingen die je kwijt bent. En dan hebben we het nog niet eens over het effect van rommel op je concentratievermogen.

Kleine dingen kunnen een groot verschil maken. Maak een archiefsysteem voor documenten. Meld je af voor e-mails en nieuwsbrieven die je niet meer nodig hebt. Ga maar na: je hoeft het maar één keer te doen en hebt er voor altijd voordeel van.

10. Vermijd afleidingen.

Sociale media, surfen op het web, collega's, sms'jes, chatberichten... Er zijn eindeloos veel manieren om je te laten afleiden op je werk. Voor time management is het belangrijk dat je die afleiding proactief voorkomt. Doe je deur dicht zodat je niet gestoord wordt. Sluit alle tabbladen in je software behalve het tabblad waar je aan werkt. Schakel berichtmeldingen uit en bewaar persoonlijke telefoongesprekken voor je lunchpauze.

Zet kleine stappen. Bepaal door welke twee dingen je het meest afgeleid wordt en probeer die twee weken lang de baas te blijven. En vergeet niet dat voldoende slapen, genoeg water drinken en gezond eten allemaal helpen om je beter te concentreren op je werk, vooral als dat middagdipje weer toeslaat.

Betere tijdsmanagement vereist skills, geen hacks

Uiteindelijk zal geen enkele "pro-tip" of agenda-tool je tijdsmanagement op magische wijze doen verbeteren als je geen fundament hebt met goede tijdsmanagement skills.

The Havard Business Review identificeert drie elementaire skills die voor een succesvolle tijdsmanagement kunnen zorgen:

• Bewustwording: denk realistisch na over je tijd en begrijp dat het op kan raken.
• Indeling: organiseer doelen, plannen, schema en taken zodat je het meeste uit je tijd haalt.
• Aanpassing: monitor regelmatig hoe jij je tijd gebruikt tijdens activiteiten, inclusief aanpassen aan onderbrekingen of veranderende prioriteiten.

Gebruik de bovenstaande tips om deze skills te verbeteren en creëer effectieve tijdsmanagement gewoontes die blijven plakken.